Managed-Print-Services-Konzepte gibt es nicht erst seit heute. Dennoch verzichten immer noch viele Unternehmen – insbesondere im Mittelstand – auf die umfassende Dienstleistung und somit auf etliche Vorteile. Denn neben Kostensenkungen und Produktivitätssteigerungen bringen Managed Print Services nicht zuletzt auch positive Auswirkungen im Bereich der Nachhaltigkeit mit sich.
In der heutigen Geschäftswelt machen Druckaufgaben immer noch einen wesentlichen Teil des Arbeitsalltags aus und vielerorts wird trotz zunehmender Digitalisierung nach wie vor fleißig gedruckt. Dies bestätigen zahlreiche Studien. Laut der International Data Corporation (IDC) konnte der Druckermarkt in Deutschland im Jahr 2022 ein Plus von 31 Prozent im vierten Quartal verzeichnen und wuchs somit insgesamt um 0,9 Prozent.
Vor diesem Hintergrund kommen effizienten Drucklösungen weiterhin eine große Bedeutung zu. So sollten Unternehmen jeder Größenordnung bestrebt sein, ihre Druckinfrastruktur zu optimieren, um Kosten zu senken, die Produktivität zu steigern und ihre Umweltauswirkungen zu reduzieren. Hier schaffen Managed-Print-Services-Konzepte die notwendige Abhilfe.
Managed-Print-Services-Konzepte: ein Trendthema im Druckermarkt
Somit bilden Managed-Print-Services-Konzepte einen wichtigen Trend im Druckermarkt. Ihr Zweck liegt in der Verwaltung und Optimierung von Druckumgebungen. Anstatt einzelne Drucksysteme unabhängig voneinander zu betreiben, übergeben Unternehmen die Verantwortung für ihre gesamte Druckerflotte einem Managed-Print-Services-Anbieter. Die Dienstleistung beinhaltet die Beschaffung von Geräten, die Wartung und Reparatur, das Verbrauchsmaterialien-Management sowie die kontinuierliche Überwachung und Analyse des Druckverhaltens der Anwender.
Zahlreiche Vorteile
„Insgesamt lässt sich durch Managed Print Services das gesamte Outputmanagement passgenau in bestehende IT-Architekturen integrieren, wodurch sich nicht nur IT-Prozesse, sondern organisatorische Informationsprozesse insgesamt vereinfachen lassen“, beschrieb 2017 der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (BITKOM) in der Einleitung seines Leitfadens „Managed Print Services 2.0, Drucken – die verborgene Disziplin in der Digitalisierung“ das Modell. „Die sich ergebenden Effizienzvorteile wirken sich direkt positiv auf die Ertragslage des Unternehmens.“
Ein umfassender Ansatz also, der viele Vorzüge bietet. Durch die Auslagerung der Druckinfrastruktur entstehen Kosteneinsparungen. Im Rahmen einer sorgfältigen Analyse des Druckverhaltens der Benutzer, identifiziert der Managed-Print-Services-Partner ineffiziente Prozesse und kann eine Konsolidierung des Gerätebestands vornehmen. Dabei werden unnötige Geräte abgebaut und energiesparendere Modelle eingesetzt. Darüber hinaus ermöglicht ein Managed-Print-Services-Vertrag eine transparente Kostenstruktur, bei der Unternehmen nur für die tatsächlich gedruckten Seiten bezahlen.
Ein weiterer positiver Effekt: Die Produktivität verbessert sich. Anbieter von Managed-Print-Services bieten proaktive Überwachungssysteme, um Probleme frühzeitig zu erkennen und Störungen zu minimieren, was ein reibungsloser Druckbetrieb garantiert. Dank der Optimierung der Druckprozesse, der Automatisierung von Wartungs- und Nachfüllvorgängen sowie der Implementierung von effizienten Workflows sind Mitarbeitende in der Lage, ihre Arbeitszeit effektiver zu nutzen und sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren.
Zudem gestaltet sich die Verwaltung der Druckerflotte – meist eine zeitaufwendige Aufgabe – als erheblich einfacher und effektiver. Auch hier bleibt Unternehmen dank der Zusammenarbeit mit einem Managed-Print-Services-Anbieter mehr Zeit für die Kernaktivitäten.
Mehr Nachhaltigkeit durch Managed-Print-Services-Konzepte
Last, not least sollten Unternehmen in einer Zeit, in der Nachhaltigkeit zu einem stets wichtigeren Thema wird und in der Geschäftswelt eine zunehmend größere Rolle spielt, die Möglichkeiten nicht unterschätzen, durch Managed-Print-Services-Konzepte ihren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren. Und diese Möglichkeiten sind vielfältig. So gestaltet sich der Ressourceneinsatz als besonders effektiv, denn durch die Einführung energieeffizienter Geräte lässt sich der Energieverbrauch reduzieren. Ferner ermöglichen zentrale Drucklösungen, dass weniger Papier und Toner verbraucht werden.
Der Verbrauch von Papier und von Farbtonern lässt sich ebenfalls durch Druckermanagement senken, da Managed-Print-Services-Konzepte die Implementierung von Druckrichtlinien und ‑einstellungen, wie beispielsweise doppelseitigem Drucken oder Schwarzweißdruck als Standardoption vorsehen.
Im Rahmen der automatisierten Verbrauchsmaterialbestellung wird zudem der Verbrauch von Toner und anderen Druckmaterialien überwacht und automatisch für Nachschub gesorgt, wenn die Bestände niedrig sind. Dadurch wird vermieden, dass Unternehmen unnötige Vorräte halten oder übermäßig große Bestellungen aufgeben, was letztendlich zu einer Reduzierung des Abfalls und der Verschwendung führt. Und nicht zuletzt erlauben es ordnungsgemäßes Recycling und umweltfreundliche Entsorgung von gebrauchten Tonerkartuschen sowie anderen Druckmaterialien durch den Managed-Print-Services-Provider negative Auswirkungen auf die Umwelt zu minimieren.
Und die digitale Transformation?
Anhand von Schulungen, die sie durchführen und Informationen, die sie bereitstellen, schärfen Managed-Print-Services-Anbieter das Bewusstsein der Mitarbeitenden für die Auswirkungen des Druckverhaltens auf die Umwelt.
Und schließlich unterstützen kompetente Anbieter Unternehmen bei ihrer digitalen Transformation und stehen ihnen beim Übergang von papierbasierten Prozessen zu digitalen Workflows zur Seite. Durch die Implementierung von Dokumentenmanagement-Systemen, elektronischer Archivierung und digitaler Zusammenarbeit lässt sich der Papierverbrauch deutlich reduzieren.
Managed-Print-Services-Konzepte leisten also gute Dienste – doch für wen lohnen sie sich? Der Einsatz solcher Modelle kann sich für Unternehmen jeder Größenordnung als sinnvoll erweisen, wobei es jedoch gilt, bestimmte Faktoren unbedingt zu berücksichtigen. Im Allgemeinen ist die Größe des Unternehmens nicht das alleinige entscheidende Kriterium, sondern vielmehr sind die Komplexität und der Umfang der Druckinfrastruktur ausschlaggebend.
So können auch kleine Unternehmen durch Managed-Print-Services-Konzepte profitieren, vorausgesetzt sie verfügen über mehrere Drucksysteme. Durch die Auslagerung der Verantwortung für die Druckerflotte an einen Managed-Print-Services-Anbieter können sie Zeit und Ressourcen sparen, die für die Verwaltung und Wartung der Geräte aufgewendet werden müssten. Darüber hinaus schaffen Managed-Print-Services-Konzepte eine erhöhte Kostentransparenz, da Unternehmen wie anfangs erwähnt nur für die tatsächlich gedruckten Seiten bezahlen.
Das richtige Konzept finden
Was mittlere Unternehmen angeht, verfügen sie in der Regel über eine größere Anzahl von Druckern. Hier können Managed-Print-Services-Konzepte dazu beitragen, die Effizienz deutlich zu steigern und die Kosten erheblich zu senken. Durch die Konsolidierung der Geräteflotte und die Implementierung von effizienten Workflows profitieren mittlere Unternehmen von einer besseren Kontrolle über ihre Druckkosten und einer erhöhten Produktivität der Mitarbeitenden.
Und Großunternehmen? Sie haben oft eine komplexe Druckumgebung mit einer Vielzahl von Druckern an verschiedenen Standorten. Managed-Print-Services-Konzepte bieten hier einen beträchtlichen Mehrwert, indem sie eine zentralisierte Verwaltung und Kontrolle ermöglichen. Ein Managed-Print-Services-Anbieter kann helfen, den Gerätebestand zu optimieren, die Druckprozesse zu automatisieren und eine wirtschaftliche Verteilung von Verbrauchsmaterialien zu gewährleisten. Auch hier führt dies zu Kosteneinsparungen, erhöhter Produktivität und besserer Übersicht über den gesamten Druckbetrieb.
Somit sieht man, dass die Entscheidung für den Einsatz von Managed Print Services nicht ausschließlich von der Unternehmensgröße abhängt. Weitere Faktoren wie die Druckvolumina, die Druckanforderungen und die internen Ressourcen für die Druckverwaltung sollten ebenfalls Berücksichtigung finden. Eine gründliche Analyse der Druckumgebung und eine individuelle Beratung durch einen fachkundigen Anbieter unterstützen Unternehmen dabei, festzustellen, ob Managed-Print-Services-Konzepte für sie sinnvoll sind und welche spezifischen Vorteile sie ihnen bieten können.
„Wer die Informationsprozesse in seinem Unternehmen wettbewerbs- und damit zukunftsfähig aufstellen will, kommt an Managed Print Services nicht vorbei“, betonen die Verfasser des Bitkom-Leitfadens. „Hersteller, Lieferanten und Fachhändler bieten hierfür vielfältige Konzepte an. Markante Unterschiede finden sich bei diesen Konzepten beispielsweise im Detailgrad der obligatorischen Ist- und Bedarfsanalyse(n), in der Art und dem Umfang der angebotenen Dienstleistungen oder dem Lösungsdesign beziehungsweise dessen Integrierbarkeit in die vorhandene Infrastruktur und Prozesslandschaft.“
Gelingt es Unternehmen, das für sie richtige Modell zu finden, das ihnen eine Antwort auf ihre spezifischen Probleme gibt, erhalten sie mit Managed Print Services ein Instrument an die Hand, mit dem sie durchaus die von den Anbietern versprochenen Ziele erreichen können: Einsparungen, effizientere Druckinfrastruktur sowie verbesserte Arbeitsprozesse. Doch ist da für sie viel mehr herauszuholen, vorausgesetzt, sie lassen sich bei der Vergabe der Verwaltung ihrer Dokumentenumgebung an einen Dienstleister nicht nur von betriebswirtschaftlichen, sondern auch von strategischen Überlegungen leiten.
