Managed Print Services: eine effiziente und kostensparende Lösung für Unternehmen jeder Größenordnung
Managed Print Services (MPS) übernehmen die umfassende Verwaltung der Druckinfrastruktur – von Installation und Konfiguration bis hin zur Wartung, Reparatur und Entsorgung der Systeme. Zudem kümmern sich die Dienstleister um die Beschaffung von Verbrauchsmaterialien wie Toner und Papier. So lassen sich wertvolle Zeit und Ressourcen einsparen, Mitarbeiter können sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.
Die Umwelt schonen mit Managed Print Services
Das Konzept von Managed Print Services erfreut sich immer größerer Beliebtheit. Dennoch herrscht in vielen Unternehmen noch Unsicherheit, ob es auch für sie geeignet ist. Dabei stellen ihnen solche Modelle nicht nur die eben erwähnten Vorteile in Aussicht. Sie verschaffen ihnen darüber hinaus vielfältige Möglichkeiten, einen positiven Beitrag für die Umwelt zu leisten.
FACTS stellte namhaften Anbietern im Ouputmanagement-Markt folgende Fragen:
1) Welche Faktoren müssen Unternehmen berücksichtigen, um eine fundierte Entscheidung über die Einführung von Managed Print Services in ihre Organisation zu treffen?
2) Wie können Unternehmen Managed Print Services nutzen, um ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen und ihren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren?
Patrick Bischoff, Director Marketing & Strategy, Digital Printing & Solutions, Canon Deutschland GmbH
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Ein zentrales Ziel von Managed Print Services ist die Steigerung der Produktivität. Canon unterstützt die Kosten-Nutzen-Analyse mit dem Discovery Assessment Service, der ersten Analyse über eine optimierte produktive Ausrichtung der zukünftigen Drucksystem-Flotte: Wer druckt was, wieviel und wo, wo besteht Potential für Einsparungen. Auch anhand der Fragen, was wird wo und wie oft an Verbrauchsmaterialien benötigt, wie viele Zählerstände müssen er- und übermittelt werden, entscheidet sich, ob Managed Print Services eine lohnenswerte Investition sind. Denn daraus ergibt sich der Aufwand für die „Betreuung“ der Systeme und die Zeit, die Mitarbeitende in Unternehmen mit der Auslagerung dieser Dienstleistungen einsparen und für ihre wertvollen Kernaufgaben besser nutzen können.
Darüber hinaus steht dem Kunden bei Canon mit Managed Print Services ein Berater für die kontinuierliche Evaluierung von Verbesserungen zur Seite und wenn gewünscht ein Customer Reporting Service, der dem Kunden fortlaufend Verbesserungsvorschläge zur Produktivitätssteigerung bei gleichzeitiger Kostensenkung liefert. Auch der Sicherheitsaspekt, der dafür sorgt, dass Druckaufträge nur von berechtigten Mitarbeitenden ausgelöst oder abgeholt werden können, kommt dabei zum Tragen.
Last, but not least: Für Unternehmer, die ihren Mitarbeitenden flexible Arbeitsmodelle mit Homeoffice bieten wollen, umfasst Canon MPS On-site Fleet Maintenance Service einen direkten Vor-Ort-Support von der Zentrale bis ins einzelne Homeoffice.
Ein solcher Service ist natürlich dann besonders sinnvoll, wenn einige Dutzend oder sogar hunderte Systeme im Einsatz sind. Bei einer so optimierten Flotte wird auch die Einsparung von CO2 besonders spürbar.
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Auch hierfür ist ein systematischer Ansatz wichtig. Dabei gilt die Priorisierung 1. Vermeiden, 2. Reduzieren, 3. Kompensieren. Mit einer optimierten, energieeffizienten Flotte kann schon ein deutlich geringerer CO2-Ausstoß erzielt werden. Dieses Optimierungspotential ermittelt unser Discovery Assessment Service. Weniger Strom‑, weniger Tonerverbrauch, Einsatz von klimaneutralem Papier, weniger ressourcenintensive Technikereinsätze – da lässt sich enorm viel Verbesserung erzielen.
Die dann noch unvermeidbaren Emissionen werden durch Investitionen in Klimaschutzprojekte kompensiert, die gemäß dem vom WWF empfohlenen „Gold Standard“ zertifiziert sind. So können wir Anwendern garantieren, mit unseren Systemen komplett klimaneutral zu arbeiten.
Dirk Huisinga, Sales Manager Europe bei der Concept GmbH
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Ein Blick in die Druckerlandschaft vieler Unternehmen zeigt oft ein identisches Bild: Eine heterogene Ansammlung von Geräten unterschiedlicher Hersteller und Modelle, die oft veraltet sind und somit ineffizient und teuer im Betrieb. Auch der Energieverbrauch ist oft unnötig hoch und unterschiedliche Treiber sowie fehlende Ersatzteile erschweren die Wartung und Reparatur. Hinzu kommt oft die fehlende Möglichkeit der herstellerübergreifenden Verwaltung und Steuerung, was zu Ausfall- und Stillstandzeiten sowie hohen Verbrauchskosten führt.
Die Konfiguration und Administration einzelner Geräte gestalten sich oft schwierig und es fehlen wichtige Sicherheitskonzepte. Daher ist die Implementierung von Managed Print Services ein logischer und wichtiger Schritt. Erfahrungsgemäß lassen sich durch die zentrale Verwaltung aller Druck- und Scanprozesse sowie die Optimierung der Geräteflotte Einsparungen von bis zu einem Drittel erzielen.
Ein Audit vermeidet weitreichende Fehler. So beginnen wir immer mit der Analyse der vorhandenen Infrastruktur und entwickeln daraus individuelle Konzepte. Unser herstellerunabhängiges Know-how garantiert eine neutrale Beratung und individuelle Services mit niedrigen Druckkosten, hoher Datensicherheit, optimierten Prozessen und nachhaltigem Umweltmanagement.
Alle unsere Managed-Print-Services-Lösungen sind hybrid und flexibel. Sie wachsen mit den Anforderungen an das „New Work“ mit. So bleibt man leistungsfähig, auch wenn sich die Geschäftsanforderungen ändern. Sicheres Drucken, Scannen oder Follow-Me Print: Bei der Nutzung von Druckern oder Multifunktionssystemen werden sensible Daten verarbeitet, deshalb steht Sicherheit an erster Stelle.
Managed Print Services helfen, die Umweltbelastung zu reduzieren. Als ein Vorreiter in der Druckerbranche widmen wir uns seit vielen Jahren dem Thema “Umwelt im Büro”. Deshalb bevorzugen wir Multifunktionsgeräte, die den Stromverbrauch reduzieren und die Betriebskosten senken. So können Unternehmen nachhaltiger drucken und kopieren und ihren ökologischen Fußabdruck reduzieren.
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Als Lösungsanbieter für Dokumentenmanagement, Outputmanagement sowie Druck- und Kopiertechnik – seit mehr als 30 Jahren – beraten wir unsere Kunden und unterstützen sie dabei, ihre Geschäftsprozesse schnell und einfach hybrid zu gestalten. Besonders achten wir darauf, dass die Abläufe rund um das Dokument an kollaborative Arbeitsweisen intelligent angepasst und Soft-und Hardware kosteneffizient sowie ökologisch sinnvoll eingesetzt werden.
Studien zeigen, dass eine nachhaltige Drucklösung nicht nur ökologisch sinnvoll, sondern auch wirtschaftlich rentabel sein kann. Eine effiziente Geräteflotte kann den Energieverbrauch deutlich reduzieren und somit den CO2-Fußabdruck des Unternehmens verringern. Zudem bietet die Wahl der richtigen Drucklösung auch weitere Vorteile wie niedrigere Kosten, höhere Druckgeschwindigkeit und bessere Druckqualität.
Dort, wo drucken unvermeidlich ist, bieten wir stets die nachhaltigste Lösung an. Damit die Concept-Kunden auf einen Blick erkennen können, welche Geräte besonders nachhaltig sind, entwickelte das Unternehmen ein eigenes Label. Es macht Nachhaltigkeit sichtbar, denn nur die klimafreundlichsten Produkte erhalten das „Green-Print-Label“. Es informiert auf einen Blick über Energieverbrauch, CO2-Ausstoß und den möglichen entstehenden Abfall.
Digitale Transformation, bewusstes Drucken, Cloud statt Papier – automatisierte Workflows und ein digitales Dokumentenmanagement können zusätzlich den Papierverbrauch reduzieren. Damit unterstützen wir unsere Kunden dabei, ihre Nachhaltigkeitsziele zur erreichen und gleichzeitig die Effizienz und Produktivität ihrer Arbeitsprozesse zu steigern. Unser Anspruch ist höchste Kundenzufriedenheit und maximale Nachhaltigkeit. Treu dem Motto: „Langlebigkeit, Nachhaltigkeit und Umweltschutz sind unsere gemeinsame zentrale Verantwortung“.
Marc Recktenwald, Country Manager Germany, Services and Solutions, HP
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Unternehmen sollten zunächst die derzeitigen Kosten und den Personalaufwand für die bestehende Druck-Infrastruktur mit den Einsparungen vergleichen, die sich durch die Konsolidierung der Architektur erreichen lassen. Dies ist auch eine Entscheidung hinsichtlich der Finanzierung: Sollen die Drucker gekauft werden oder entscheidet sich eine Firma für ein Abrechnungsmodell, in dem Drucker, Services und Verbrauchsmaterialien berücksichtigt sind. Bei Letzterem erhalten Unternehmen nicht nur die Übersicht über alle Kosten, sondern sparen auch Lagerfläche ein, denn alle Materialien werden automatisch bei Bedarf geliefert.
Ein weiterer Vorteil von Managed Print Services: Dank Pull-Printing werden nur die Aufträge ausgedruckt, die aktiv per Key-Card oder PIN-Code am Drucker abgerufen werden. Vergessene Ausdrucke gehören damit der Vergangenheit an. Dies zahlt nicht nur auf die Nachhaltigkeit ein, sondern schützt auch sensible Daten. Automatische Firmware-Updates und Treibermanagement runden die Sicherheitsfunktionen ab. Dank Managed Print Services lässt sich auch die gesamte Druckerflotte managen, bei Bedarf wird automatisch ein Service-Techniker gerufen.
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HP stellt bereits seit seiner Gründung vor mehr als 80 Jahren Nachhaltigkeit in den Mittelpunkt. Managed Print Services unterstützen Unternehmen dabei, eine höhere Nachhaltigkeit zu erreichen. So bestehen die HP Drucker zu einem hohen Anteil aus recycelten Kunststoffen. Darüber hinaus werden Tonerkartuschen oder Tintenpatronen in einem geschlossenen Kreislauf recycelt. Mit Managed Print Services lässt sich die Druckernutzung insgesamt optimieren – und vor allem auch die Emissionen kontrollieren und senken.
Heute werden zu 82,5 Prozent recycelte Materialien bei der Herstellung einer neuen Tonerkartusche verwendet. Auch neue Produkte enthalten einen immer höheren Anteil an recyceltem Material. Der CO2-Fußabdruck wurde allein seit 2019 um 16 Prozent reduziert. Bei der Energieeffizienz punktet HP ebenfalls: Auch dank Stromsparmodus gehören die Drucker zu den sparsamsten auf dem Markt.
Gleichzeitig reduziert HP auch den Umfang der Verpackungen: Die Geräte werden in Verpackungen aus weißem Karton und geformten Faserstoffen klimaneutral ausgeliefert.
Dietmar Nick, CEO von KYOCERA Document Solutions Deutschland
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Generell ist die Entscheidung über die Einführung von Managed Print Services von der Organisationsgröße und Struktur sowie von der Zielsetzung abhängig, die mit der Implementierung verbunden ist.
Bereits bestehende Prozesse und Informationsstränge sind auf Einbindungs- und Optimierungspotenzial zu prüfen. Je nach Komplexität kann die Analyse Zeit in Anspruch nehmen. Sollten rechtliche Rahmenbedingungen oder Vorgaben von Dienstleistern und kooperierenden Unternehmen den Einsatz zwingend erfordern, ist schnelles Handeln notwendig. In weiteren Schritten sind für die Realisierung technische Details zu klären, wie etwa der Dokumentationsumfang, die Entscheidung über den oder die Dienstleister für die Umsetzung oder die Wahl für den Betrieb der Managed Print Services in der Cloud oder on premise.
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Sowohl Studien als auch die von uns in verschiedensten Projekten gesammelten Erfahrungen zeigen, dass nicht nur der Papierverbrauch durch zum Beispiel vermiedene Fehlausdrucke reduziert wird, sondern auch der Einsatz von Drucksystemen an einzelnen Standorten durch einfache Umplatzierung optimiert werden kann.
Zusätzlich unterstützt die standardmäßige Einstellung im Duplex-Modus oder für bestimmte Bereiche die Umstellung von Farb- auf s/w‑Druck dabei, Papier und Toner einzusparen. Dadurch wird nicht nur die ökologische Bilanz eines Unternehmens verbessert, sondern auch die ökonomische. Ergänzend dazu lassen sich viele Serviceleistungen (beispielsweise Treiberneuinstallationen) durch Managed Print Services remote durchführen, sodass Technikereinsätze, die in der Regel mit Anfahrten verbunden sind, entfallen und Budgets sowie das interne Zeitmanagement entlastet werden. Neben der ökologischen Verbesserung führen Managed Print Services so nachweislich auch zu ökonomischen Vorteilen und liefern somit zwei wichtige Argumente für die Einführung in bestehende Unternehmensstrukturen.
Michael Lang, Geschäftsführer Lexmark DACH
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Zunächst sollten die drei Ws des Druckens geklärt werden: Wie, was und warum wird gedruckt? Aus den Antworten lässt sich unternehmensspezifisch ableiten, wie künftig die optimierte und konsolidierte Druckerflotte aufgestellt sein soll. Zum Beispiel ist es ratsam, den wirklichen Bedarf an A3-fähigen Geräten durch eine Analyse des A3-Papierverbrauchs zu ermitteln.
Ein weiterer sehr wichtiger Aspekt, insbesondere im Hinblick auf Managed Document/Digital Services (MDS), ist die Frage, inwieweit die Druckgeräte in die digitalen Prozesse bereits eingebunden sind oder künftig eingebunden werden sollen. Um das ultimative Ziel einer Workflowoptimierung und Effizienzsteigerung zu erreichen, sollten lokal angeschlossene Arbeitsplatzdrucker durch netzwerkfähige Abteilungsdrucker und Multifunktionsgeräte mit günstigeren Seitenpreisen, hoher Energieeffizienz und deutlich mehr Funktionen ersetzt werden. Dank Hochleistungs-Scanner und Schnittstellen zu Dokumentenmanagement-Systemen bieten sie die entscheidende Funktionalität „scan to process“ – Dokumente lassen sich so kinderleicht und sekundenschnell klassifizieren, ablegen und weiterverarbeiten. Umweltvorgaben und Nachhaltigkeitsziele gilt es, ebenfalls zu berücksichtigen: Wie viel Papier und Verbrauchsmaterialien sollen eingespart, wie viele Drucker länger im Feld stehen gelassen werden?
Des Weiteren ist es wichtig, bei der Umstellung auf Managed Print Services die Mitarbeiter „mitzunehmen“. Der Erfolg eines MPS-Projekts beziehungsweise der Sanierung einer Drucklandschaft steht und fällt mit der Akzeptanz und Umsetzung seitens der Mitarbeiter. Deshalb gilt es, die entsprechenden Veränderungen behutsam, aber konsequent anzugehen, sie zu begründen, transparent und regelmäßig zu kommunizieren und so die Mitarbeiter im Rahmen des MPS-Einführungsprozesses eng einzubeziehen. Entscheidend ist, dass die Mitarbeiter verstehen, welche Vorteile ihnen aus der optimierten Druckerlandschaft entstehen. Dies gilt auch und vor allem für Mitarbeiter, die seit der Pandemie von zu Hause aus oder hybrid arbeiten.
In der IT-Abteilung müssen Ressourcen für die Umstellung der Druckerflotte temporär bereitgestellt werden. Je besser und enger die IT-Abteilung des Unternehmens mit dem MPS-Anbieter kooperiert, desto zügiger und geschmeidiger erfolgt die Umsetzung, desto höher ist die Akzeptanz seitens der Mitarbeiter, desto größer der Erfolg des Projekts. Cloud-basiertes Print Management schont zusätzlich die IT-Ressourcen, denn die Druckernutzung wird überwacht, Daten für eine bessere Entscheidungsfindung werden angezeigt und gleichzeitig wird ein hohes Maß an Sicherheit, Kontrolle und Leistung sichergestellt.
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Je weniger Druckgeräte ein Unternehmen benötigt, desto weniger Komponenten müssen recycelt oder entsorgt werden. Dank der Druckfreigabe, die bei MPS-Flotten Standard ist, wird erst am Gerät entschieden, welche Dokumente wirklich ausgedruckt benötigt werden. Das spart Papier.
Lexmark Cloud Print Management (CPM) bietet Energieeinsparungen durch den Wegfall dedizierter standortbasierter Druckserver und die Nutzung gemeinsamer Rechenleistung in der Cloud. Lexmark CPM kann außerdem die Anzahl der gedruckten Seiten um mindestens 30 Prozent reduzieren und somit die Auswirkungen auf die Umwelt, den Energieverbrauch und Wartungsaktivitäten senken.
In Lexmarks eigener Nutzung von Cloud Print Management haben wir alle unsere Druckserver eliminiert, wodurch wir jährlich mehr als 650.000 USD einsparen. Die Druckausgaben wurden um 54 Prozent reduziert, die gedruckten Seiten um 48 Prozent gesenkt und die Nutzung von Verbrauchsmaterialien sogar um 77 Prozent.
Darüber hinaus erhalten Unternehmen mit modernem Cloud-Fleet-Management und IoT-basierten, vorausschauenden Services als Teil von Managed Print Services den Zugriff auf detaillierte Analysen, von Nutzungsmustern über Tonerverbrauch und ‑austausch bis hin zum Servicebedarf. So werden mögliche Ausfälle erkannt, bevor sie überhaupt auftreten. Fehlerbehebung wird bei Lexmark in 70 Prozent der Fälle remote ausgeführt. Technikerbesuche vor Ort entfallen, Kraftstoff und Geld werden eingespart.
Oliver Kremer, Sales Manager bei der Printing for Business GmbH
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Unternehmen, die beabsichtigen, zukünftig Managed Print Services zu nutzen, beschäftigen sich mit ihren internen Abläufen und haben dort Defizite erkannt. Unmittelbare Schmerzpunkte sind in der Regel defekte oder falsch dimensionierte Drucker, fehlende Verbrauchsmaterialien oder Schwierigkeiten bei der Bedienung der Systeme – alles Probleme, die Unternehmen aus eigener Kraft nicht oder nur unzureichend beheben können. Hierzu bietet die PfB Printing for Business GmbH als professioneller Partner Hilfe an und unterstützt Unternehmen dabei, die komplexen Herausforderungen, mit denen sie sich aufgrund der digitalen Transformation konfrontiert sehen, zu meistern. So können sie sich weiterhin auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren, während wir mit unserem Know-how die Umsetzung der Druckaufträge realisieren.
Managed Print Services bieten eine für Unternehmen unkomplizierte Möglichkeit, Dokumente oder Schriftstücke auszudrucken. Am Markt haben sich Software as a Service oder Workplace as a Service etabliert, nun wird es Zeit für Printing as a Service.
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Neben dem großen, erkennbaren Nutzen von Managed Print Services, den kontrollierten Druckkosten, bietet das Konzept weitere Vorteile. Durch die gezielte Platzierung von richtig dimensionierten Einzelplatz‑, Abteilungs- oder Etagendruckern wird eine optimale Anzahl an Geräten bereitgestellt. Darüber hinaus wird ein effektives Management der Verbrauchsmaterialien ermöglicht. Dank des Einsatzes einer intelligenten Software wie unsere IDScope behält das Unternehmen jederzeit den Überblick über die eingesetzten Drucker und dadurch auch die Flexibilität, jederzeit die Infrastruktur verändern zu können.
Neben hoher Bedienerfreundlichkeit der Geräte gehören heute die Faktoren Papier- und Stromverbrauch sowie Verbrauchsmaterialien, Service und ein Recyclingsystem zum Portfolio zeitgemäßer und zukunftsorientierter Managed Print Services. Deshalb unterstützten gut funktionierende Managed Print Services wie etwa IDScope die Unternehmen nicht nur auf der Kostenseite, sondern insbesondere bei der Berücksichtigung der immer wichtiger werdenden Themen Ökologie, Nachhaltigkeit und CO2-Bilanz. MPS stehen daher für Best Practice in der Dokumentenlandschaft und dürfen auf der Agenda moderner Unternehmen nicht fehlen.
Torsten Bechler, Manager Product Marketing DACH bei der Sharp Business Systems Deutschland GmbH
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Für Unternehmen ist es nach wie vor wichtig, die Kontrolle über die Betriebskosten ihrer Drucker-Fleets zu behalten beziehungsweise wiederherzustellen, wenn durch das spontane Verlagern von Mitarbeitern in das Homeoffice dahingehend Lücken oder blinde Flecken entstehen. Hinzu kommen an dieser Stelle für viele Unternehmen noch Bedenken hinsichtlich der Drucksicherheit in einem hybriden Arbeitsumfeld als weiterer Planungs- und Investitionsfaktor. Leider konzentrieren sich einige, wenn nicht sogar die meisten Anbieter in diesem Bereich auf harte Kosteneinsparungen bei Geräten und Verbrauchsmaterialien und ignorieren die Vorteile der Automatisierung von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen.
Professionelle Managed Print Services sind deshalb bei dem Übergang in eine hybride Arbeitswelt ein sehr wichtiger Service, der zwei grundlegende Bereiche der Kosteneinsparung in Betracht ziehen muss: Maschinen und Prozesse. Kunden suchen nach MPS-Dienstleistern, die Workflow-Lösungen und IT-Services für einen Arbeitsplatz bereitstellen, der sich durch die digitale Transformation kontinuierlich verändert.
Zum Sicherheitsaspekt: Wenn von digitaler Transformation und der Digitalisierung von Papierakten die Rede ist, werden MFPs oft als Hochleitungsscanner eingesetzt. Aber die gleiche vernetzte Funktionalität, die sie zum perfekten Einstiegspunkt für die Digitalisierung macht, macht sie auch zu einem idealen Einstiegspunkt für Unbefugte in das Unternehmensnetzwerk. Im Gegensatz zu auf den ersten Blick zentraleren Komponenten wie Servern oder mobilen Endgeräten werden MFPs und Drucker in vielen Sicherheitskonzepten oft übersehen und können deshalb eine Schwachstelle darstellen, die von Hackern ausgenutzt werden kann.
Es gibt jedoch einige Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen können, um sicherzustellen, dass MFPs vor böswilligen Eindringlingen geschützt sind. Entsprechende, spezialisierte MPS-Erweiterungen, die Netzwerk-MFPs und ‑Drucker gezielt schützen, können Unternehmen dabei unterstützen, ihr Geschäft ordnungsgemäß und umfassend vor Angriffen zu schützen. Und da Hacker immer raffinierter werden, muss auch der Schutz der Endgeräte immer besser werden. Lange Zeit war Antiviren-Software die beste Lösung für den Schutz von Computer-Endpunkten. Angesichts der heutigen Bedrohungslage ist jedoch eine ausgewogene, mehrschichtige Sicherheitsstrategie erforderlich, die einen Virenschutz nicht nur für Computer, sondern auch für Multifunktionsgeräte bietet.
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Nachhaltigkeit beim Drucken beginnt mit der Beschaffung der dafür passenden Hardware. Idealerweise ist diese selbst bereits aus recycelten Materialien hergestellt, sodass die Herstellungs‑, Logistik- und Beschaffungsprozesse so wenig Emissionen wie möglich erzeugen.
Hinsichtlich des Energieverbrauchs ist der TEC-Wert (Typical Energy Consumption) des Geräts ein guter Richtwert, aber auch auf den Energieverbrauch im Standby-Modus – in dem sich das Gerät zwangsläufig über längere Zeiträume hinweg befinden wird – sollte geachtet werden. In Kombination mit einem entsprechend akkuraten Bewegungssensor, der den Drucker im regulären Büroalltag erst dann „aufweckt“, wenn ein Mitarbeiter tatsächlich etwas drucken möchte, besteht hier viel Potenzial zum Energiesparen.
Ebenso ist zu empfehlen, dass die Aufwärmzeit bis der Drucker betriebsbereit ist, so niedrig wie möglich ist, um den Energieverbrauch so gering wie möglich zu halten. Beim verwendeten Toner in diesem Zusammenhang sollte zudem darauf geachtet werden, dass dieser bereits bei niedrigen Temperaturen schmelzen kann und damit verwendungsbereit ist – und dass der Drucker die Tonerkartuschen so weit wie möglich aufbraucht, bevor er sie automatisch auswirft.
Harald Bönig, Vice President Deutschland/Österreich | Belgien | Schweiz bei Toshiba Tec
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In Unternehmen ist häufig ja gar nicht bekannt, welche und wie viele verschiedene Systeme überhaupt installiert sind. Verbrauchsmaterialien, Service und andere Dienstleistungen werden von verschiedenen Anbietern bezogen, nicht selten kümmern sich darum einzelne Abteilungen selbst. Oft fehlen Angaben zu Auslastung, Einsatz, Nutzungsverhalten oder Druckvolumen. Unterschiedliche Vertragsformen erhöhen den Organisationsaufwand, gekaufte Systeme sorgen für eine unnötige Kapitalbindung.
Im Hinblick auf ein effizientes Wirtschaften sollten Unternehmen also folgende Faktoren berücksichtigen und sich folgende Fragen stellen: Sind unsere Systeme auf dem neuesten technologischen Stand und wirklich optimal ausgelastet? Wie viele Seiten werden eigentlich gedruckt, gescannt oder kopiert? Können wir unsere Workflows weiter optimieren? Und vor allem: Wie hoch sind unsere Kosten hierfür?
Antworten hierauf erhalten sie durch eine Analyse der bestehenden Systemlandschaft im Rahmen unserer MDS-Strategie e‑CONCEPT. In ausführlichen Gesprächen mit den Nutzern der Systeme wird herausgearbeitet, welche tatsächlichen Anforderungen im täglichen Arbeitsablauf bestehen und wie dieser weiter optimiert werden kann. Unser darauf abgestimmtes Angebot bringt neben vollständiger Kostentransparenz vor allem Zeitersparnis, optimierte Arbeitsabläufe, einen effizienten und wirtschaftlichen Einsatz der Systeme sowie in vielen Fällen auch Kosteneinsparungen – und alles mit nur noch einem kompetenten Ansprechpartner für alle Fragen rund ums Dokumentenmanagement.
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Das Thema Nachhaltigkeit hat bei Toshiba einen besonders hohen Stellenwert. Wir engagieren uns mit umfassenden Programmen für eine ressourcenschonende Produktion, für umweltfreundliche Produkte und für ein Umdenken im Umgang mit unserer Umwelt.
Toshiba Linerless-Etikettendrucker zur Verwendung von Etiketten ganz ohne Trägermaterial sind zum Beispiel ebenso nachhaltig wie unser Eco-Hybrid-Multifunktionssystem mit integrierter Aufbereitungsfunktion, die eine mehrfache Wiederverwendung von Papier ermöglicht. Der Papierverbrauch wird somit drastisch reduziert – das spart nicht nur Papierkosten, sondern auch wertvolle Ressourcen.
Grundsätzlich beginnt bei uns Nachhaltigkeit auch mit Blick auf eine funktionierende Kreislaufwirtschaft bereits beim Design unserer Systeme: Die Anzahl der verwendeten Materialien wird so gering wie möglich gehalten, sie sind recycelbar und können leicht zerlegt werden. Mit den heutigen Recycling-Technologien ist es möglich, mehr als 95 Prozent der Materialien eines Toshiba-Systems wiederzuverwenden. Unser Toner wird in Europa hergestellt, was die Transportwege entscheidend verkürzt, und bei der Herstellung der Tonerkartuschen wird Recyclingkunststoff aus eigenen Altkartuschen eingesetzt. Natürlich erfüllen Toshiba-Systeme die strengen Vorgaben des Umweltzeichens Blauer Engel, und zudem gleichen wir die CO2-Bilanz unserer e‑BRIDGE Next-Multifunktionssysteme im Rahmen unserer Umweltinitiative Carbon Zero aus.
Durch die Einbindung dieser Umweltaspekte in unsere e‑CONCEPT-Projekte wird es für Unternehmen möglich, eine optimierte Kostenübersicht zu erhalten, realistische Kosteneinsparungen zu erzielen und sich gleichzeitig aktiv und nachhaltig für den Schutz der Umwelt einzusetzen.
