Wie gelingt der erfolgreiche Wechsel von Papierunterlagen zu einem möglichst hohen Digitalisierungsgrad? Für Metalltechnik Schmidt waren eine intensive Vorbereitung und ein stufenweises Vorgehen die Schlüssel zum Erfolg. Für die Transformation von Papier auf digitale Daten setzte das Unternehmen auf eine Lösung von Canon. Im Fokus: die Dokumentenmanagement-Software Therefore.
Seit mehr als 50 Jahren beliefert die Metalltechnik Schmidt GmbH & Co. KG (MTS) aus Filderstadt bei Stuttgart verschiedene Branchen mit Strahlmitteln zur Bearbeitung von Oberflächen jeglicher Art. Stetige Innovationen wie das besonders stabile Strahlmittel Ferrosad oder das Aluminiumgranulat Alusad haben das Unternehmen kontinuierlich wachsen lassen – und mit ihm ist auch die Papierflut gewachsen.
Eine große Anzahl Aktenordner mit Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheinen, teilweise in mehrfacher Ausführung, sammelten sich an und belegten einen großen Teil der Schrank- und Ablageflächen im Büro der Metalltechnik Schmidt. Der Aufwand, bestimmte Dokumente zu finden, verbrauchte regelmäßig viel Zeit und Ressourcen. Das musste sich ändern – doch wo anfangen? Und wie lässt sich das Mammutprojekt, massenweise Papiere zu digitalisieren, im Tagesgeschäft realisieren?
Für die Beratung und Umsetzung vertraute MTS auf die Kappel & Dierolf GmbH & Co. KG. Die Experten für Bürotechnik setzten auf kleine Schritte – und so optimierte man mit der Digitalisierung der Lieferscheine im ersten Schritt einen vergleichsweise überschaubaren Arbeitsbereich. Im Fokus stand eine Lösung von Canon: ein MFP und das Dokumentenmanagement-System Therefore Online. „Unser Ziel war es, eingehende Papier-Lieferscheine effizient zu erfassen und direkt in Therefore Online einfließen zu lassen. Dort sollten sie für die Weiterbearbeitung, Verteilung und Archivierung bereitstehen“, erläutert Fabian Mayer-Rackow, Leiter Einkauf bei Metalltechnik Schmidt.
Arbeitsabläufe digital abbilden
Um die dahinterstehenden Arbeitsabläufe digital abbilden zu können, war es zunächst notwendig, sie zu identifizieren: „Nur, wenn bekannt ist, welche Schritte ein Workflow erfordert, lässt sich feststellen, wie er sich abbilden und optimieren lässt“, betont Rosario De Caro, Leiter Vertrieb IT & DMS bei Kappel & Dierolf, und ergänzt: „Deshalb fanden vor jedem einzelnen Digitalisierungsprojekt intensive Workshops mit den Beschäftigten statt. Dabei wurden sämtliche Prozesse hinsichtlich ihres Optimierungspotenzials hinterfragt.“
Die mehrfache Ablage von Lieferscheinen ist heute ebenso wie ihre manuelle Verarbeitung Vergangenheit. Eingehende Lieferscheine werden nun direkt über ein Canon-MFP eingelesen und fließen über eine Schnittstelle in die Therefore-Software. Informationen wie das Datum oder die Lieferscheinnummer liest das Tool automatisch aus und speichert sie. So lassen sich Dokumente anhand verschiedener Kriterien einfach wiederfinden. Rund drei Monate nach Beginn der ersten Planungen läuft die Verarbeitung der Lieferscheine ausschließlich digital ab. Manuelle Schritte sind obsolet geworden – und das senkt nicht zuletzt die Fehlerquote.
“Die Entscheidungsfreiheit, Prozesse nach den Wünschen derjenigen zu verändern, die täglich mit ihnen arbeiten, trug viel zum Gelingen des Digitalisierungsprojekts bei.”
Fabian Mayer-Rackow, Leiter Einkauf bei Metalltechnik Schmidt
Intensive Vorbereitung
Nach der ersten gelungenen digitalen Transformation stand das nächste Ziel an: Eingangsrechnungen papierlos zu verarbeiten. Auch dieser Part begann mit einem intensiven Austausch unter den Mitarbeitenden – und zwar nahezu allen: „Die Workshops fanden mit einem großen Teil der Belegschaft statt, mit älteren, jüngeren und Beschäftigten aus verschiedenen Abteilungen“, erinnert sich der Einkaufsleiter. „Und es wurden nicht nur alle in die Entscheidungsprozesse miteinbezogen, Beschlüsse wurden auch selbstständig getroffen.“ Die Unternehmensleitung ließ weitgehende Freiheiten hinsichtlich der zukünftigen Arbeitsabläufe und Prozesse. Im Fokus stand die Verbesserung im Sinne der Belegschaft. Eine anfängliche Skepsis bei einigen Beschäftigten gegenüber den Veränderungen wandelte sich schnell. Mayer-Rackow nennt den Grund: „Die Entscheidungsfreiheit, Prozesse nach den Wünschen derjenigen zu verändern, die täglich mit ihnen arbeiten, trug viel zum Gelingen des Digitalisierungsprojekts bei.“
Die gesamte Buchhaltung arbeitet heute weitgehend digital: Rechnungen und Lieferscheine werden nach Eingang über das MFP in digitale Daten umgewandelt, über Therefore indiziert, verteilt, weiterverarbeitet und archiviert. Durchschläge, Kopien und eine mehrfache Ablage sind dank des DMS Vergangenheit.
Anschaulich erkennen lässt sich die Verschlankung der Abläufe am Beispiel der Schrotteingangsrechnungen. Schrott, der in der Produktion eingeschmolzen wird, wird mit dem ausliefernden Lkw gewogen und der dazugehörige Lieferschein vom jeweiligen Mitarbeiter erstellt. Allerdings arbeitet das anliefernde Unternehmen ebenfalls mit einem Lieferschein, dazu kommt eine Rechnung. „Es waren also für einen Arbeitsschritt drei Dokumente erforderlich“, erläutert Mayer-Rackow. „Wir legen diese nun nicht mehr aufwendig in drei Ordner ab, sondern führen sie in Therefore einfach zusammen. So sind alle Daten eines Auftrags auf einen Blick erkennbar, ohne Suchaufwand.“
“Die Mitarbeiter-spezifische Rechtevergabe verbessert nicht zuletzt die Usability – und das erhöht wiederum die Akzeptanz der Beschäftigten für die digitale Lösung.“
Rosario de Caro, Leiter Vertrieb IT & DMS bei Kappel & Dierolf
Auf die Buchhaltung folgte die Automatisierung des Vertriebs von der Akquise bis zur Auftragsbestätigung. Papierdokumente verwenden die Vertriebler nur noch auf Wunsch von Kunden. Das macht die Kundengewinnung nicht nur effizienter, es kann auch die Zufriedenheit erhöhen. Dank digitaler Abbildung kann jeder berechtigte Beschäftigte den Status einsehen und, falls notwendig, Aufgaben von Kollegen übernehmen.
Stichwort Berechtigung: Die digitale Lösung mit Canon-MFPs und Therefore Online erfüllt höchste Sicherheitsstandards. Zur obligatorischen Einhaltung der DSGVO-Vorgaben und einer rechtssicheren Archivierung kommt die Mitarbeiter-spezifische Rechtevergabe als Pluspunkt: Beschäftigte greifen nur auf die für ihre Arbeit relevanten Funktionen und Ordner zu. „Das verbessert nicht zuletzt die Usability – und das erhöht wiederum die Akzeptanz der Beschäftigten“, sagt De Caro.
Das große Ganze im Auge behalten
Dass diese über das gesamte Projekt hinweg hoch war, führen die Verantwortlichen auch auf die behutsame Vorgehensweise zurück, nach dem Motto: „Schritt für Schritt vorgehen und dabei das große Ganze im Auge behalten“, wie De Caro erläutert. „Es erwies sich als optimal, einen Geschäftsbereich nach dem anderen mit der digitalen Lösung auszurüsten. Damit sich sämtliche Prozesse in Therefore abbilden ließen, galt es, sie bis ins Detail zu überprüfen und abzubilden, und zwar so, dass die Menschen effizient damit arbeiten können – und das ist uns gelungen.“ Mayer-Rackow ergänzt: „Metalltechnik Schmidt hat eine kleine IT-Abteilung und war für das Therefore-Projekt folglich auf externe Kompetenzen angewiesen. So trug nicht zuletzt das Know-how, der intensive Support und die schnelle Reaktionszeit unseres Partners Kappel & Dierolf zum Gelingen bei.“
Digitale Workflows haben in der Buchhaltung und im Vertrieb des Gießereiunternehmens Aktenordner und Zettelwirtschaft abgelöst. Die digitale Transformation ist jedoch nicht abgeschlossen. In Zukunft soll eine Therefore-Schnittstelle auch im Wareneingang für komfortable Prozesse sorgen: Eine Erfassungslösung für Verladescheine über QR-Codes kann den Prozess zu rund 95 Prozent digitalisieren.
