Trotz fortschreitender Digitalisierung fliegt die digitale Personalakte manchmal noch unter dem Radar. Zu Unrecht, denn gerade als Teil einer Enterprise-Content-Management (ECM)- Lösung kann sie Workflows in Human Resources (HR) Abteilungen effizienter, flexibler und transparenter gestalten.
Obwohl der Mehrwert der Digitalisierung erkannt wird, hapert es vielerorts weiter an der Umsetzung. Das gilt auch für das Personalwesen. Personalverantwortliche bearbeiten Verträge und Dokumente auch heute noch oft in Papierform. Gibt es digitale Dokumente, werden diese nicht selten mühsam durch händische Eingaben ausgefüllt. Dies bestätigt auch eine aktuelle Benchmarking-Studie der Universität Mannheim und der Hochschule RheinMain, die zu dem Ergebnis kommt, dass über 86 Prozent der befragten Unternehmen die Relevanz digitaler HR-Technologien zwar als „hoch“ oder „sehr hoch“ einstuft, der HR-Digitalisierungsgrad sich in den vergangenen Jahren aber kaum verändert hat. Die Digitalisierung stagniert und wird nur selten strategisch angegangen. Dabei lässt sich der Einstieg mittels ECM-Lösungen, wie der digitalen Personalakte, sehr strukturiert und effizient gestalten – auch während des Tagesgeschäfts. Bei der Umsetzung können erfahrene Partner wie TA Triumph-Adler unterstützen.
„Die digitale Personalakte stellt die Workflows und die Anforderungen der Mitarbeitenden in den Mittelpunkt – und nicht die administrative Detailarbeit.“
Stefan Halupka, Business Unit Director ECM & ICT DACH bei TA Triumph-Adler
Digitale Personalakte: Erst digitalisieren, dann profitieren
Hat eine Firma bisher mit papierbasierten Personalakten gearbeitet, gilt es, in einem ersten Schritt die Dokumente konsequent zu digitalisieren, was gerade in größeren Unternehmen eine nicht zu unterschätzende Herausforderung darstellen kann. An diesem Punkt sollten Firmen auf spezialisierte Dienstleister setzen, die „Scan on Demand“ auch für große Aktenbestände anbieten. Die Dokumentenspezialisten kümmern sich um die Abholung der Dokumentenbestände und sorgen für deren Überführung in ein digitales Archiv. Papierdokumente, die neu in der Personalabteilung landen, werden am Multifunktionssystem (MFP) eingescannt und direkt ins ECM-System überführt. Dabei leistet eine praktische Funktion von modernen MFPs gute Dienste: Die Rede ist von Optical Character Recognition (OCR). Damit werden gedruckte Buchstaben oder Bilder in computerlesbare Dokumente überführt.
Sobald die Dokumente digital vorliegen, kann die Lösung ihre Vorteile voll ausspielen: Als Modul innerhalb eines ECM-Systems werden über die digitale Personalakte auch die Geschäftsprozesse bei der Bearbeitung von Dokumenten digitalisiert. Dies erlaubt bei den angebotenen Lösungen von TA Triumph-Adler unter anderem eine zentrale Dokumentenverwaltung mit individueller Registerstruktur, ein automatisiertes Management von Wiedervorlagen oder dem Reporting und die Volltextsuche. Darüber hinaus können Unternehmen über zusätzliche Features wie ein Pflichtdokumenten-Monitoring (zum Beispiel für Arbeitsverträge), eine automatische Ablage der Dokumente mit Barcode-Integration oder eine Zugriff- und Leseerlaubnis nach Berechtigungsschlüssel profitieren.
Bei allen digitalen Prozessen wird der Datenschutz selbstverständlich gewährleistet, denn die digitale Personalakte von TA Triumph-Adler ist innerhalb des ECM-Systems fest eingebunden in ein Rechte- und Rollensystem. Das bedeutet, dass nur zuvor autorisierte Personen eine Akte, oder einzelne Bereiche und Dokumente, öffnen und darin arbeiten können. Ein weiterer Vorteil gegenüber der papierbasierten Akte ist die orts- und zeitunabhängige Nutzbarkeit. Berechtige Personen können zu jeder Zeit auf freigeschaltete Inhalte zugreifen. Darüber hinaus ermöglichen moderne ECM-Systeme auch die revisionssichere Archivierung von digitalen Dokumenten. Damit wird sichergestellt, dass die gespeicherten Information dauerhaft im Originalzustand erhalten bleiben und nicht nachträglich geändert werden können.
„HR-Abteilungen, die auf die digitale Personalakte umsteigen, arbeiten künftig effizienter, transparenter und sicherer. Eingebunden in ein modernes ECM-System wie yuuvis RAD as a Service lassen sich digitale Workflows im Unternehmen nicht nur sicher etablieren, auch Aufwände und Kosten können spürbar reduziert werden.“
ECM-Lösung via „On-Prem“ oder Cloud verfügbar
TA Triumph-Adler bietet die digitale Personalakte als Modul eines ECM-Systems in zwei Bereitstellungsvarianten an: Entweder als lokale On-Premise- oder als ECM-Lösung aus der europäischen Cloud. Die On-Prem-Variante lässt sich hochgradig individualisieren und auch an sehr spezifische Anforderungen eines Unternehmens anpassen. Der Vorteil eines ECM-Systems aus der Cloud, wie yuuvis RAD as a Service, ist unter anderem, dass es unmittelbar eingesetzt werden kann und in der Regel mit kürzeren Implementierungszeiten einhergeht.
In puncto Datensicherheit erfüllen beide Varianten höchste Sicherheitsstandards. Als Managed Services Provider hostet TA Triumph-Adler bei yuuvis RAD as a Service darüber hinaus die komplette Cloud-Umgebung für ein Unternehmen und übernimmt Bereitstellung, Updates und Wartung des ECM-Systems. Alle Rechenzentren befinden sich in Europa und erfüllen die geltenden Compliance-Anforderungen, unter anderem die Normen ISO 27001 sowie ISO 9001.
HR-Abteilungen sollten digitale Chancen ergreifen
Firmen, die von der papierbasierten auf die digitale Personalakte umsteigen, verarbeiten wertvolle Informationen künftig effizienter, transparenter und sicherer. Eingebunden in ein modernes ECM-System lassen sich Workflows schlanker gestalten und wichtige Daten zeit- und ortsunabhängig verfügbar machen. Begleitet von einem erfahrenen Partner wie TA Triumph-Adler kann die Einführung effizient geplant, umgesetzt und auf Wunsch auch komplett ausgelagert werden. Ebenso profitieren Unternehmen jeder Größe von den Vorteilen der Digitalisierung.
Mehr Informationen zur digitalen Personalakte von TA Triumph-Adler finden Interessierte auf dieser Website.
