Nicht so digital wie gedacht: Viele Unternehmen überschätzen ihren Digitalisierungsgrad und nutzen Potenziale etwa in Sachen Datensicherheit und Compliance nicht vollständig aus. Das birgt nicht nur Gefahren wie Datenspionage und ‑verlust, es hemmt auch den Informationsfluss im Unternehmen und erhöht die Gefahr von Wettbewerbsnachteilen. Wie digital ist die Wirtschaft und welche Potenziale eröffnen digitale Automatisierungslösungen? Eine Studie von Canon fand es heraus.
Compliance-Regeln einzuhalten und die Datensicherheit im Unternehmen zu jeder Zeit zu gewährleisten ist zunehmend herausfordernd: Vier von fünf IT-Managern berichteten laut der Canon-Studie „Informationsmanagement in der Praxis“ im Jahr 2023 von entsprechenden Verstößen. Die Studie basiert auf Aussagen von 1.709 IT-Managern aus verschiedenen Branchen und Unternehmensgrößen in neun Ländern.
Dabei sind Compliance- und Datenschutzrichtlinien von zentraler Bedeutung: Bei Verstößen drohen nicht nur hohe Geldstrafen, auch die Reputation und das Vertrauen von Kunden und Partnern leiden. Dazu können Datenverlust, Industriespionage und Cyberkriminalität hohe finanzielle Einbußen bedeuten. Allein im Jahr 2023 wurden in der EU Geldbußen aufgrund von Verstößen gegen die DSGVO in Höhe von rund 2,1 Milliarden Euro verhängt. Für das Jahr 2024 prognostiziert die Canon-Studie weltweit Kosten in Höhe von 9,5 Billionen Dollar. Zum Vergleich: 2015 belief sich der Betrag noch auf drei Billionen Dollar.
Herausforderung Hybridarbeit
Woran liegt es, dass die Informationssicherheit zunehmend gefährdet ist? Die Gründe sind vielfältig. So bergen hybride und mobile Arbeitsmodelle hohe Risiken hinsichtlich der Datensicherheit. Ob Beschäftigte im Home-Office etwa private Hardware für die Verarbeitung sensibler Daten verwenden – die nicht unbedingt gegen Cyberattacken und Spionage geschützt sind – oder unberechtigt Dokumente teilen, ist kaum zu ermitteln. Dazu kommt die wachsende Zahl digitaler Daten, die in Cloudspeichern gesichert werden – während Cyberangriffe immer ausgetüftelter werden. Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen sind sich der Risiken häufig nicht bewusst und/oder sie verwenden Technologien, die aktuellen Bedrohungen nicht oder nur teilweise standhalten.
Hybride Arbeitsmodelle dürften übrigens in Zukunft weiter zunehmen: Rund 74 Prozent der von Canon befragten IT-Verantwortlichen gehen davon aus, dass Remote-Work in absehbarer Zeit Standard sein wird. Zugleich zählen rund 60 Prozent die Informationssicherheit zu den größten Herausforderungen – und 36 Prozent gehen davon aus, dass Mitarbeiter die Compliance-Regeln nicht befolgen.
Mehr Kontrolle und Transparenz gewünscht
So überrascht es wenig, dass IT-Verantwortliche für mehr Kontrolle und Transparenz plädieren. Eine bessere Einsicht in die an hybriden Arbeitsplätzen verwendete Software und mehr Kontrolle über den Umgang mit Compliance-Prozessen wünschen sich jeweils mehr als 40 Prozent der Befragten. Viele von ihnen sind sich auch bewusst, dass manuelle Compliance-Prozesse fehlerbehaftet sind und die Anforderungen an die Sicherheit und Vertraulichkeit nicht unbedingt erfüllen. Sollen Mitarbeiter sich daran erinnern, wann sie welche Informationen über welchen Weg weitergegeben oder gar gelöscht haben, scheitern viele. Die Angaben lassen sich zudem im Falle einer Prüfung kaum verifizieren.
Automatisierungsgrad erhöhen und profitieren
Was also tun? Der Weg zu mehr Sicherheit und zur Einhaltung von Compliance-Regeln geht über Automatisierung: Dokumente, die auf zuvor definierte Weise einen bestimmten Weg durch Unternehmen und Abteilungen nehmen, automatische Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen und Indizierungen stellen sicher, dass Daten nur in befugte Hände geraten und nicht vor Ablauf gesetzlicher Fristen gelöscht werden. Die Voraussetzung dafür ist ein digitales Dokumentenmanagement. Das ist in nahezu allen in der Canon-Studie befragten Unternehmen zwar bereits Usus, allerdings setzen längst nicht alle sämtliche Möglichkeiten für die Datensicherheit um. Aktuell haben rund ein Drittel der Unternehmen bestimmte Arbeitsabläufe bereits automatisiert und die meisten gaben an, davon zu profitieren. Noch ist allerdings beim Großteil der Automatisierungsgrad noch nicht sehr hoch – und die Gefahr von Datenverlusten und Compliance-Verstößen weiterhin vorhanden.
In vielen Betrieben ist ein höherer Digitalisierungs- und Automatisierungsgrad jedoch nicht so einfach zu erreichen: Komplexe, häufig über die Jahre gewachsene IT-Infrastrukturen erschweren ein solches Projekt. So nannten viele Kompatibilitätsprobleme bei der Einführung neuer digitaler Lösungen, andere stellten fest, dass die gewählte Lösung nicht den gewünschten Zweck erfüllt – und rund zehn Prozent gaben die Implementierung digitaler Automatisierungslösungen ganz auf.
Erfolgsfaktor Expertenwissen
Höhere Erfolgschancen verspricht die Zusammenarbeit mit einer dritten Instanz: Nehmen sich Experten der Digitalisierung und Automatisierung an, treten im Allgemeinen weniger Kompatibilitätsprobleme und Verzögerungen auf. Dass Teamarbeit mit Profis bei der Einführung digitaler Tools für die Datensicherung eine gute Idee ist, finden auch rund 62 Prozent der Befragten und haben folglich eine dritte Partei für die erfolgreiche Implementierung herangezogen.
Für den Erfolg spielt allerdings die Erfahrung des Partners eine wichtige Rolle. So warnt Fabrizio Falzarano, Head of Workspace Marketing & Innovation bei Canon Europe: „Für diejenigen, die ihr Informationsmanagement verbessern wollen, kann die Entscheidung für eine umfassende Zusammenarbeit während einer Technologieimplementierung viele Vorteile mit sich bringen – aber sie ist keine hundertprozentige Erfolgsgarantie.“ So solle die Wahl des Partners gut durchdacht sein: „Unternehmen sollten sich einen Partner suchen, der exakt auf die Technologie, die sie einführen wollen, spezialisiert ist. Eine Implementierung kann ein intensiver und komplexer Prozess sein – daher sollte der ideale Partner Erfahrung mit einer durchgängigen Orchestrierung haben und genau wissen, wie sich die Technologie auf die aktuellen Geschäftsprozesse auswirkt.“
Canon bietet verschiedene Lösungen für die sichere, erfolgreiche Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg – wie die Workspace Collaboration Solutions, die unter anderem auch Automatisierungsfunktionen umfassen, darunter für die Datenerfassung und Indexierung von Dokumenten. Arbeitsabläufe lassen sich so deutlich beschleunigen und die Sicherheit wird erhöht. Automatisierte digitale Prozesse in Verbindung mit ausgeklügelten Sicherheitslösungen stellen sicher, dass Compliance-Regeln sowie Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Fehlerbehaftete, manuelle und nicht immer nachvollziehbare Prozesse gehören dann ebenso der Vergangenheit an wie hohe Sicherheitsrisiken.
Mehr zur Canon-Studie „Information Management in der Praxis“
