UTAX Zeit­blick: Vom Arbeits­zeit­er­fas­sungs- zum Zeit­ma­nage­ment­sys­tem

Seit Sep­tem­ber 2022 müs­sen Arbeit­ge­ber die Arbeits­zei­ten ihrer Beschäf­tig­ten erfas­sen – das ent­schied das Bun­des­ar­beits­ge­richt (BAG). Moder­ne Tools zur Arbeits­zeit­er­fas­sung über die Cloud kön­nen hier Abhil­fe schaf­fen. Eine sol­che Lösung bie­tet UTAX mit Zeit­blick. Seit Kur­zem gibt es  die Anwen­dung mit zusätz­li­chen Funk­tio­nen und neu­em Hard­ware-Zube­hör.

Vie­le Ent­schei­der aus klei­nen und mitt­le­ren Unter­neh­men (KMU) sind noch auf der Suche nach Lösun­gen zur moder­nen Arbeits­zeit­er­fas­sung jen­seits der Stech­uhr. Mit Zeit­blick bie­tet UTAX über den Fach­han­del ein geeig­ne­tes Tool.

Arbeits­zeit­er­fas­sung leicht gemacht

Die cloud­ba­sier­te Lösung leis­tet eine geset­zes­kon­for­me Arbeits­zeit­do­ku­men­ta­ti­on ohne zusätz­li­che Inves­ti­tio­nen in die IT-Infra­struk­tur. UTAX Zeit­blick funk­tio­niert orts­un­ab­hän­gig – ob im Büro am Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tem (MFP) oder am optio­na­len Lese­ge­rät, im Home­of­fice am Desk­top oder unter­wegs am Smart­phone – und passt damit in die heu­ti­ge Arbeits­welt. Zudem erfüllt die Anwen­dung die gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen an die Arbeits­zeit­er­fas­sung. Alle Daten wer­den in Deutsch­land gehos­tet und ver­schlüs­selt über­tra­gen.

Ein ent­schei­den­der Vor­teil ist dar­über hin­aus, dass die Lösung ein „Stem­peln“ am MFP ermög­licht. Dafür muss Zeit­blick ledig­lich am HyPAS-fähi­gen (Hybrid Plat­form for Advan­ced Solu­ti­ons) UTAX-Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tem instal­liert wer­den, was auch per Fern­war­tung mög­lich ist. Im Anschluss kann sich jeder Mit­ar­bei­ten­de qua­si im Vor­bei­ge­hen am MFP an- und abmel­den.

Drei Vor­tei­le von UTAX Zeit­blick auf einen Blick:

• Es braucht kei­ne zusätz­li­che Hard­ware: Nut­zer wer­den frei­ge­schal­tet, erhal­ten einen Link sowie Log­in-Daten in die Cloud und kön­nen sofort los­le­gen.
• Updates wer­den auto­ma­tisch auf­ge­spielt: UTAX Zeit­blick bie­tet höchs­te Sicher­heit und ist  stets auf dem neu­es­ten Stand.
• Mit UTAX Zeit­blick ist die Arbeits­zeit­er­fas­sung so ein­fach wie nie: Das gilt für das Ein­rich­ten der Lösung, wie auch für die täg­li­che Nut­zung. Die Solu­ti­on-Exper­ten von UTAX unter­stüt­zen den Fach­han­del auch beim Kun­den vor Ort.

Lösung zur Arbeits­zeit­er­fas­sung UTAX Zeit­blick mit neu­en Funk­tio­nen

Nun erhält UTAX Zeit­blick neue Funk­tio­nen (sie­he Info unten), die moder­ne Markt­an­for­de­run­gen berück­sich­ti­gen und auf Basis von Kun­den­feed­back ent­wi­ckelt wur­den. „Es geht nicht mehr nur um das Erfas­sen von Arbeits­stun­den, son­dern um ein ganz­heit­li­ches Manage­ment von Arbeits­zeit, das indi­vi­du­el­le Ein­stel­lun­gen im Sys­tem erlaubt, die Erfas­sung durch intel­li­gen­te Ver­knüp­fun­gen ver­ein­facht und Ein­ga­ben auto­ma­tisch aus­wer­tet“, schil­dert Olaf Stamm­er, Mana­ger Solu­ti­on & Ser­vice Port­fo­lio Manage­ment bei UTAX. „Ziel ist mehr Trans­pa­renz und Effi­zi­enz für ein­zel­ne Mit­ar­bei­ten­de und für die Ver­ant­wort­li­chen in der Per­so­nal­ab­tei­lung. Mit den neu­en Funk­tio­nen ent­wi­ckeln wir UTAX Zeit­blick wei­ter – von der Zeit­er­fas­sungs­lö­sung hin zum Zeit­ma­nage­ment­sys­tem.“

UTAX Zeit­blick wird als Lizenz­mo­dell ange­bo­ten. Das Team der UTAX Con­sul­ting and Solu­ti­on Experts berät UTAX-Fach­händ­ler, wie die cloud­ba­sier­te Zeit­er­fas­sung sinn­voll in den Kun­den­ser­vice inte­griert wer­den kann. Wei­te­re Infos unter www.utax.de.

Die Neu­hei­ten von UTAX Zeit­blick im Über­blick:

• Jah­res­kon­tin­gen­te für unter­schied­li­che Abwe­sen­heits­grün­de defi­nier­bar – zum Bei­spiel für Urlaub, Krank­heits­ta­ge für Kin­der, Wei­ter­bil­dung, Son­der­ur­laub oder Eltern­zeit. Ein oft nach­ge­frag­tes Fea­ture, das auf Basis von Kun­den­feed­back inte­griert wur­de.
• Mehr Fle­xi­bi­li­tät bei der Stun­den­auf­tei­lung: Die vor­de­fi­nier­te Soll­ar­beits­zeit inner­halb einer Woche kann künf­tig indi­vi­du­ell und fle­xi­bel auf die Wochen­ta­ge ver­teilt wer­den, auch außer­halb des Stan­dard­mo­dells „40 Wochen­stun­den à 8 Stun­den pro Arbeits­tag“.
• Zeit­ba­sier­te Regeln kön­nen ein­ge­rich­tet wer­den: Zum Bei­spiel erkennt das Sys­tem beim Ein­log­gen abhän­gig von Tag und Uhr­zeit auto­ma­tisch, ob bei Pro­jek­ten Fei­er­tags- und/oder Nacht­ar­beit satt­fin­det, was wie­der­rum für Zuschlä­ge rele­vant sein kann.
• Auto­ma­ti­sie­rung durch orts­ba­sier­te Regeln: Sind die­se für Pro­jek­te ein­ge­rich­tet, kann die Lösung mit Hil­fe von GPS ermit­teln, wo sich Mit­ar­bei­ten­de ein­log­gen, um die Arbeits­zei­ten direkt auf das jewei­li­ge Pro­jekt zu buchen, das dem Ort zuge­ord­net ist.
• Modern­des Ter­mi­nal für die Anmel­dung. Ergänzt wer­den die Soft­ware-Inno­va­tio­nen durch eine aktua­li­sier­te Hard­ware­kom­po­nen­te: das neue RFID-Ter­mi­nal V4, an dem Mit­ar­bei­ten­de sich an- und abmel­den kön­nen. Das robus­te, nach Indus­trie­stan­dards ent­wi­ckel­te Tablet mit 8‑Zoll-Touch­screen kommt mit moder­nen Ver­bin­dung­s­tan­dards (wie LAN, WLAN, LTE) daher und ermög­licht die Anmel­dung via Trans­pon­der oder mit­tels PIN.