Laut Umfragen fehlt in vielen Organisationen der Überblick darüber, wer was wann und wie viel druckt. Einige Drucker sind überlastet, andere unterfordert. Wie die optimale Flotte für ein Unternehmen aussehen sollte, findet die MDS-Analyse heraus. Wie eine solche durchgeführt wird und was dabei zu beachten ist, erläutert im Gespräch mit FACTS Sandra Angenendt-Schloter, Abteilungsleiterin Kundenanalyse und Lösungsdesign bei TA Triumph-Adler.
FACTS: Was ist eine MDS-Analyse?
Sandra Angenendt-Schloter: MDS steht für Managed Document Services. Eine MDS-Analyse untersucht die bestehende Druckerflotte eines Unternehmens, einer Behörde oder einer anderen Institution und leitet daraus Empfehlungen für ein optimiertes Flottenmanagement ab.
FACTS: Ist der Bedarf nach einer solchen Analyse sehr hoch?
Angenendt-Schloter: Untersuchungen bestätigen, dass es in vielen Organisationen keinen Überblick darüber gibt, wer was wann und wie viel druckt. Wichtige Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten, Druckvolumen oder Einsatzgebiete sind unbekannt. Verdeckte Kosten, etwa durch vermeidbare Störfälle oder hohen Stromverbrauch, werden nicht erfasst. Das ändert die MDS-Analyse. Sie verschafft Unternehmen, Behörden und sonstigen Institutionen die notwendige Transparenz hinsichtlich der Struktur und der Leistung der eigenen Druckerflotten.
FACTS: Welche konkreten Vorteile beschert die MDS-Analyse?
Angenendt-Schloter: In der Praxis zeigt sich, dass sich bis zu einem Drittel der Druckosten durch eine gezielte MDS-Analyse einsparen lässt. Darüber hinaus beginnt mit ihr oft der Einstieg ins digitale Dokumentenmanagement. Ein wichtiges Ziel der MDS-Analyse liegt darin, ein tieferes Verständnis der Prozesse zu erlangen und so Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
„In der Praxis zeigt sich, dass sich bis zu einem Drittel der Druckosten durch eine gezielte MDS-Analyse einsparen lässt. Darüber hinaus beginnt mit ihr oft der Einstieg ins digitale Dokumentenmanagement.“
Sandra Angenendt-Schloter,
Abteilungsleiterin Kundenanalyse und Lösungsdesign bei TA Triumph-Adler
FACTS: Wie wird eine MDS-Analyse durchgeführt?
Angenendt-Schloter: Die MDS-Analyse besteht aus drei Schritten – der eigentlichen Analyse, dem darauf aufbauenden Konzept und der Umsetzung. Im ersten Schritt wird die Ist-Situation erfasst: Wo stehen welche Bürodrucker und Multifunktionsprinter (MFP)? Welche Scanner, Kopierer und Faxgeräte gibt es? Wo stehen diese Geräte? Wer kümmert sich um Verbrauchsmaterialien wie Toner? Unsere TA-Analysten beginnen die MDS-Analyse damit, durch die einzelnen Büros zu gehen und alle Output-Systeme zu erfassen. Bei der Analyse sehen sich die Experten auch die IT-Umgebung an, in der diese Geräte betrieben werden. Dabei wird beispielsweise erörtert, ob und wie Mobile Printing möglich ist. Ein zweiter, fester Bestandteil ist die kaufmännische Ist-Analyse, im Rahmen derer die gesamte Kostenstruktur – etwa Investitionskosten und Servicekosten – erfasst wird.
Das ist die Pflicht. Die Kür moderner Managed Document Services nimmt die Prozesse in Augenschein. Die Abläufe sollen schlanker, schneller und effizienter werden. Deshalb sind Unternehmen gut beraten, in Gesprächen mit der Belegschaft zu klären, wie zufrieden sie mit den Geräten sind. So lässt sich herausfinden, wo es derzeit Probleme gibt – und wie diese sinnvoll zu beseitigen sind.
FACTS: Was sieht der zweite Schritt vor?
Angenendt-Schloter: Aus den gewonnenen Erkenntnissen wird ein Konzept für die optimale Druckerflotte erstellt und dieses mit den Projektverantwortlichen im jeweiligen Unternehmen abgestimmt. Dieses Konzept für Hard- und Software und die damit verknüpften Services legt die Ziele fest, zeigt die Wege dorthin und liefert die notwendigen Messkriterien.
Im Konzept wird herausgearbeitet, wie viele Geräte benötigt werden und wo sie stehen sollen. Zugleich wird eine Strategie festgelegt, um den möglichen Wildwuchs an Modellen kurz- bis mittelfristig zu beseitigen. Zu einem validen Konzept zählt auch, die Sicherheitseinstellungen der Multifunktionsdrucker zu optimieren und die Lagerkosten für Zubehör, wie Tonerkartuschen, zu verringern. Serviceleistungen des Flottenmanagements wie Monitoring, Tonerstandsmeldungen und ‑bestellungen, Kostenstellenabrechnungen sowie Wartungs‑, Zählerstands- und Fehlermeldungen lassen sich bequem auslagern, etwa an die Betreiber von Druckerflotten.
FACTS: Und schließlich?
Angenendt-Schloter: Im dritten und letzten Schritt erfolgt die konkrete Umsetzung. Entscheidet sich ein Unternehmen dafür, seinen Gerätepark samt Servicepaket zu optimieren, übergibt das MDS-Team an die Spezialisten, die das passende Lösungspaket für effizientere Prozesse im Dokumentenmanagement im Rahmen des erstellten Hauptkonzeptes implementieren.
Möglich ist es dann, den gesamten „Lebenszyklus“ von der Erfassung über die Verarbeitung bis hin zur Archivierung von Dokumenten abzudecken. Dabei werden digitale und analoge Workflows miteinander verzahnt. Multifunktionsdrucker als Brücke zwischen analoger und digitaler Arbeitswelt fungieren dabei weniger als Output- denn als Input-Schnittstelle. Soll bedeuten: Statt Papier auszudrucken (Output), nehmen MFP vermehrt Informationen aus Papierdokumenten auf, die elektronisch weiterverarbeitet werden (Input). Formal umfasst die Umsetzung vor allem die Installation von Geräten, die Implementierung von Software und eine Schulung der Belegschaft.
FACTS: Unternehmen und Organisationen können also von einer MDS-Analyse ungemein profitieren …
Angenendt-Schloter: Die MDS-Analyse spart Kosten und sortiert überflüssige Systeme aus. Reparaturanfällige Geräte werden ersetzt. Die im Netzwerk installierte Software kennt alle Geräte der Druckerflotte und erfasst Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten oder Druckvolumen. Services können an spezialisierte Anbieter vergeben werden, um die (Kosten-)Effizienz zu steigern. . So sorgt die MDS-Analyse für eine optimal zusammengestellte und betreute Druckerflotte, verlässliche und aktuelle Kennzahlen sowie eine Entlastung bei Ressourcen und Kosten. So können sich die IT-Verantwortlichen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
