Ob Gehaltsabrechnungen, Verträge, Personalakten oder Korrespondenzen: Wenn vertrauliche Dokumente in falsche Hände gelangen, kann das schwerwiegende Folgen für die Betroffenen und das Unternehmen haben. FACTS fragte Patrick Bischoff, Director Marketing & Strategy für Digital Printing & Solutions bei Canon Deutschland, nach Tipps für sicheres Drucken.
Der unterschriftreife Vertrag soll noch ein letztes Mal von der Fachabteilung geprüft werden. Dazu druckt die Mitarbeiterin das seitenstarke Dokument auf dem Multifunktionssystem aus. Dieses steht natürlich nicht am Schreibtisch, sondern im Kopierraum auf den Flur.
Per Mausklick wird der Druckauftrag gestartet, doch auf dem Weg zum Drucker passiert es: Die Abteilungsleitung fängt die Mitarbeiterin auf dem Flur ab und verwickelt sie in ein kurzes Gespräch – während das vertrauliche Dokument bereits im Ausgabefach wartet und hier von der Marketing-Kollegin, die gerade eine Anzeige kopieren möchte, gefunden wird.
Diese Fälle passieren in deutschen Unternehmen fast täglich und stellen eine Verletzung des Datenschutzes dar. Oft bleiben diese Fälle unbemerkt – das ist die Krux beim Thema IT-Sicherheit, wie auch eine Studie des Bitkom bestätigt: 67 Prozent der deutschen Unternehmen haben in den letzten zwei Jahren einen Cyberangriff erlebt und das größte Risiko geht von den eigenen Mitarbeitern aus.
„Der Drucker wird in der IT-Sicherheitsstrategie vieler Unternehmen leider immer noch übersehen“
Patrick Bischoff, Director Marketing & Strategy, Digital Printing & Solutions, Canon Deutschland GmbH
Drucker und MFP werden bei IT-Sicherheit oft übersehen
Durch die Zunahme von Homeoffice bzw. mobile Working hat sich die Situation noch verschärft: Anwender drucken Dokumente vom privaten Drucker daheim aus. Dem Vorteil der unmittelbaren Verfügbarkeit des ausgedruckten Dokuments stehen potenzielle Probleme bei der Einhaltung des Datenschutzes sowie bei der Sicherheit des häuslichen Netzwerks gegenüber. Gleiches gilt für das Scannen.
„Der Drucker wird in der IT-Sicherheitsstrategie vieler Unternehmen leider immer noch übersehen“, sagt Patrick Bischoff von Canon Deutschland. „Eine von uns durchgeführte Studie hat ergeben, dass mehr als die Hälfte der darin befragten Büroangestellten regelmäßig Zugriff auf Dokumente und Informationen hat, die nicht für sie bestimmt sind. Oft geschieht dies, weil sensible Unterlagen im Ausgabefach des Druckers liegen bleiben.“
Wie kann man also sicheres Drucken gewährleisten und die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfüllen? Bischoff verrät fünf Tipps, um die Sicherheit beim Scannen, Drucken und Kopieren zu erhöhen und die Risiken einer Datenschutzverletzung zu minimieren.
1. Lösungen zur Authentifizierung
Eine einfache und effektive Methode, um zu vermeiden, dass Dokumente unbeaufsichtigt im Drucker liegen, ist das sogenannte Pull Printing. Dabei wird der Druckauftrag an einen geschützten Printserver gesendet und erst dann ausgeführt, wenn der Nutzer sich am Drucker authentifiziert.
Das kann zum Beispiel mit einem PIN-Code, einer Chipkarte oder einem Fingerabdruckscanner geschehen. So wird sichergestellt, dass nur der berechtigte Nutzer seine Dokumente erhält und keine vertraulichen Informationen in falsche Hände geraten.
„Pull Printing ist eine der wichtigsten Funktionen für sicheres Drucken, die wir unseren Kunden empfehlen“, sagt Bischoff. „Es ist nicht nur gut für die Datensicherheit, sondern auch für die Umwelt und die Kosten, da Fehldrucke vermieden werden. Das spart Papier und Tinte.“
2. Verschlüsselung und Löschung
Neben dem physischen Schutz der Dokumente ist es auch wichtig, die digitalen Daten auf dem Drucker zu schützen. Denn moderne Drucker und Multifunktionsgeräte verfügen über Festplatten oder Speicherchips, auf denen temporär oder dauerhaft Daten gespeichert werden. Diese Daten können von Hackern oder anderen Unbefugten ausgelesen oder manipuliert werden, wenn sie nicht ausreichend gesichert sind.
Um das zu verhindern, sollte man darauf achten, dass die Daten auf dem Drucker verschlüsselt werden. Außerdem sollte man regelmäßig die Daten auf dem Drucker löschen oder überschreiben, vor allem wenn der Drucker ausgetauscht oder entsorgt wird. „Viele unserer Drucker haben eine Funktion, die automatisch die Daten auf dem Drucker löscht, nachdem sie verarbeitet wurden“, erklärt Bischoff. „Das ist eine einfache und effektive Möglichkeit, die Datensicherheit zu erhöhen.“
3. Administratorpasswort und Firmware-Updates
Ein weiterer Aspekt, der oft vernachlässigt wird, ist die Absicherung des Druckers gegen unbefugten Zugriff. Viele Drucker haben standardmäßig kein oder ein schwaches Administratorpasswort, das leicht zu erraten oder zu knacken ist. Das ermöglicht es Angreifern, die Einstellungen des Druckers zu ändern, die Daten auszulesen oder Schadsoftware zu installieren. Daher sollte man immer ein individuelles und starkes Administratorpasswort für den Drucker festlegen und dieses regelmäßig ändern.
Zudem sollte man darauf achten, dass die Firmware des Druckers immer auf dem neuesten Stand ist. Die Firmware ist die Software, die den Drucker steuert und mit dem Netzwerk kommuniziert. Wenn sie veraltet ist, kann sie Sicherheitslücken aufweisen, die Hacker ausnutzen können. Um das zu vermeiden, sollte man die Firmware regelmäßig aktualisieren oder die automatische Update-Funktion aktivieren, die viele Drucker bieten. „Die automatischen Firmware-Updates sind eine wichtige Funktion für die Drucksicherheit, die wir unseren Kunden empfehlen“, berichtet Bischoff. „Sie sorgen dafür, dass der Drucker immer über die neuesten Sicherheitsfunktionen verfügt und vor neuen Bedrohungen geschützt ist.“
4. Aufklären
Wie bereits erwähnt, sind es oft nicht technische Aspekte, die sicheres Drucken gefährden, sondern die eigenen Mitarbeiter einer der Hauptgründe für Verstöße bei der Dokumentensicherheit. Hier hilft es, anhand von Schulungen die Mitarbeiter für das Thema zu sensibilisieren. Dies kann etwa über regelmäßige Postings im Intranet oder Schulungen zum Thema geschehen.
„Die Mitarbeitenden sind sich über die Risiken, die beim Drucken im Homeoffice entstehen, nicht immer bewusst“, meint Bischoff. „Hier kann der Datenschutzbeauftragte oder HR aber im Rahmen von regelmäßigen Informationen zum Thema IT-Sicherheit auch die Themen Drucken, Scannen und Kopieren behandeln.“
5. Cloud-Dienste und Remote UI
Schließlich kann man die Drucksicherheit auch erhöhen, indem man die Cloud und das Remote UI nutzt. Die Cloud ist ein Online-Speicher- und Verwaltungsdienst, der es ermöglicht, Dokumente sicher und einfach zu speichern, abzurufen und zu teilen. Das Remote UI ist eine webbasierte Benutzeroberfläche, die es ermöglicht, den Drucker aus der Ferne zu steuern und zu überwachen.
Mit verschiedenen Cloud-Diensten kann man zum Beispiel Dokumente direkt aus der Cloud drucken oder in die Cloud scannen, ohne einen PC zu verwenden. Das ist nicht nur praktisch, sondern auch sicherer, da die Daten verschlüsselt übertragen werden und man sich mit einem Passwort oder einem anderen Verfahren authentifizieren muss. Außerdem kann man so den Papierverbrauch reduzieren, indem man nur die Dokumente druckt, die man wirklich braucht.
Mit dem Remote UI kann man etwa den Druckerstatus, die Tonerstände, die Jobprotokolle oder die Einstellungen überprüfen und ändern, ohne den Drucker physisch zu berühren. Bei der Verwendung der Canon Print Business App ist es auch möglich, von mobilen Geräten (iOS/Android) remote auf die iR-ADV DX-Systeme zuzugreifen – mit einer 1:1‑Abbildung des Bedienfelds. Das ist nicht nur bequem, sondern auch hygienischer, da man den Kontakt mit dem Drucker minimiert. Außerdem kann man so die Druckaktivitäten überwachen und kontrollieren, um mögliche Sicherheitsprobleme zu erkennen und zu beheben.
„Cloud-Dienste und Remote UI sind moderne Funktionen, die das Drucken einfacher und sicherer machen“, sagt Bischoff. „Sie ermöglichen es, Dokumente flexibel und effizient zu verwalten und den Drucker aus der Ferne zu steuern und zu überwachen.“
Fazit: Sicheres Drucken
Sicheres Drucken ist ein wichtiger Aspekt für jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet und schützen muss. Mit den richtigen Druckern und den richtigen Einstellungen kann man die Drucksicherheit erhöhen und die Risiken minimieren. Eine detaillierte Anleitung zur Sicherheitsoptimierung für unterschiedliche Anwendungsumgebungen stellt Canon hier zur Verfügung.
