Digi­ta­li­sie­rung Schritt für Schritt

Wie gelingt der erfolg­rei­che Wech­sel von Papier­un­ter­la­gen zu einem mög­lichst hohen Digi­ta­li­sie­rungs­grad? Für Metall­tech­nik Schmidt waren eine inten­si­ve Vor­be­rei­tung und ein stu­fen­wei­ses Vor­ge­hen die Schlüs­sel zum Erfolg. Für die Trans­for­ma­ti­on von Papier auf digi­ta­le Daten setz­te das Unter­neh­men auf eine Lösung von Canon. Im Fokus: die Doku­men­ten­ma­nage­ment-Soft­ware The­r­e­fo­re.

Seit mehr als 50 Jah­ren belie­fert die Metall­tech­nik Schmidt GmbH & Co. KG (MTS) aus Fil­der­stadt bei Stutt­gart ver­schie­de­ne Bran­chen mit Strahl­mit­teln zur Bear­bei­tung von Ober­flä­chen jeg­li­cher Art. Ste­ti­ge Inno­va­tio­nen wie das beson­ders sta­bi­le Strahl­mit­tel Fer­ro­sad oder das Alu­mi­ni­um­gra­nu­lat Alu­sad haben das Unter­neh­men kon­ti­nu­ier­lich wach­sen las­sen – und mit ihm ist auch die Papier­flut gewach­sen.

Eine gro­ße Anzahl Akten­ord­ner mit Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen, Rech­nun­gen und Lie­fer­schei­nen, teil­wei­se in mehr­fa­cher Aus­füh­rung, sam­mel­ten sich an und beleg­ten einen gro­ßen Teil der Schrank- und Abla­ge­flä­chen im Büro der Metall­tech­nik Schmidt. Der Auf­wand, bestimm­te Doku­men­te zu fin­den, ver­brauch­te regel­mä­ßig viel Zeit und Res­sour­cen. Das muss­te sich ändern – doch wo anfan­gen? Und wie lässt sich das Mam­mut­pro­jekt, mas­sen­wei­se Papie­re zu digi­ta­li­sie­ren, im Tages­ge­schäft rea­li­sie­ren?

Für die Bera­tung und Umset­zung ver­trau­te MTS auf die Kap­pel & Die­rolf GmbH & Co. KG. Die Exper­ten für Büro­tech­nik setz­ten auf klei­ne Schrit­te – und so opti­mier­te man mit der Digi­ta­li­sie­rung der Lie­fer­schei­ne im ers­ten Schritt einen ver­gleichs­wei­se über­schau­ba­ren Arbeits­be­reich. Im Fokus stand eine Lösung von Canon: ein MFP und das Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem The­r­e­fo­re Online. „Unser Ziel war es, ein­ge­hen­de Papier-Lie­fer­schei­ne effi­zi­ent zu erfas­sen und direkt in The­r­e­fo­re Online ein­flie­ßen zu las­sen. Dort soll­ten sie für die Wei­ter­be­ar­bei­tung, Ver­tei­lung und Archi­vie­rung bereit­ste­hen“, erläu­tert Fabi­an May­er-Rac­kow, Lei­ter Ein­kauf bei Metall­tech­nik Schmidt.

Arbeits­ab­läu­fe digi­tal abbil­den

Um die dahin­ter­ste­hen­den Arbeits­ab­läu­fe digi­tal abbil­den zu kön­nen, war es zunächst not­wen­dig, sie zu iden­ti­fi­zie­ren: „Nur, wenn bekannt ist, wel­che Schrit­te ein Work­flow erfor­dert, lässt sich fest­stel­len, wie er sich abbil­den und opti­mie­ren lässt“, betont Rosa­rio De Caro, Lei­ter Ver­trieb IT & DMS bei Kap­pel & Die­rolf, und ergänzt: „Des­halb fan­den vor jedem ein­zel­nen Digi­ta­li­sie­rungs­pro­jekt inten­si­ve Work­shops mit den Beschäf­tig­ten statt. Dabei wur­den sämt­li­che Pro­zes­se hin­sicht­lich ihres Opti­mie­rungs­po­ten­zi­als hin­ter­fragt.“

Die mehr­fa­che Abla­ge von Lie­fer­schei­nen ist heu­te eben­so wie ihre manu­el­le Ver­ar­bei­tung Ver­gan­gen­heit. Ein­ge­hen­de Lie­fer­schei­ne wer­den nun direkt über ein Canon-MFP ein­ge­le­sen und flie­ßen über eine Schnitt­stel­le in die The­r­e­fo­re-Soft­ware. Infor­ma­tio­nen wie das Datum oder die Lie­fer­schein­num­mer liest das Tool auto­ma­tisch aus und spei­chert sie. So las­sen sich Doku­men­te anhand ver­schie­de­ner Kri­te­ri­en ein­fach wie­der­fin­den. Rund drei Mona­te nach Beginn der ers­ten Pla­nun­gen läuft die Ver­ar­bei­tung der Lie­fer­schei­ne aus­schließ­lich digi­tal ab. Manu­el­le Schrit­te sind obso­let gewor­den – und das senkt nicht zuletzt die Feh­ler­quo­te.

“Die Ent­schei­dungs­frei­heit, Pro­zes­se nach den Wün­schen der­je­ni­gen zu ver­än­dern, die täg­lich mit ihnen arbei­ten, trug viel zum Gelin­gen des Digi­ta­li­sie­rungs­pro­jekts bei.”

Fabi­an May­er-Rac­kow, Lei­ter Ein­kauf bei Metall­tech­nik Schmidt

Inten­si­ve Vor­be­rei­tung

Nach der ers­ten gelun­ge­nen digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on stand das nächs­te Ziel an: Ein­gangs­rech­nun­gen papier­los zu ver­ar­bei­ten. Auch die­ser Part begann mit einem inten­si­ven Aus­tausch unter den Mit­ar­bei­ten­den – und zwar nahe­zu allen: „Die Work­shops fan­den mit einem gro­ßen Teil der Beleg­schaft statt, mit älte­ren, jün­ge­ren und Beschäf­tig­ten aus ver­schie­de­nen Abtei­lun­gen“, erin­nert sich der Ein­kaufs­lei­ter. „Und es wur­den nicht nur alle in die Ent­schei­dungs­pro­zes­se mit­ein­be­zo­gen, Beschlüs­se wur­den auch selbst­stän­dig getrof­fen.“ Die Unter­neh­mens­lei­tung ließ weit­ge­hen­de Frei­hei­ten hin­sicht­lich der zukünf­ti­gen Arbeits­ab­läu­fe und Pro­zes­se. Im Fokus stand die Ver­bes­se­rung im Sin­ne der Beleg­schaft. Eine anfäng­li­che Skep­sis bei eini­gen Beschäf­tig­ten gegen­über den Ver­än­de­run­gen wan­del­te sich schnell. May­er-Rac­kow nennt den Grund: „Die Ent­schei­dungs­frei­heit, Pro­zes­se nach den Wün­schen der­je­ni­gen zu ver­än­dern, die täg­lich mit ihnen arbei­ten, trug viel zum Gelin­gen des Digi­ta­li­sie­rungs­pro­jekts bei.“

Die gesam­te Buch­hal­tung arbei­tet heu­te weit­ge­hend digi­tal: Rech­nun­gen und Lie­fer­schei­ne wer­den nach Ein­gang über das MFP in digi­ta­le Daten umge­wan­delt, über The­r­e­fo­re indi­ziert, ver­teilt, wei­ter­ver­ar­bei­tet und archi­viert. Durch­schlä­ge, Kopien und eine mehr­fa­che Abla­ge sind dank des DMS Ver­gan­gen­heit.

Anschau­lich erken­nen lässt sich die Ver­schlan­kung der Abläu­fe am Bei­spiel der Schrott­ein­gangs­rech­nun­gen. Schrott, der in der Pro­duk­ti­on ein­ge­schmol­zen wird, wird mit dem aus­lie­fern­den Lkw gewo­gen und der dazu­ge­hö­ri­ge Lie­fer­schein vom jewei­li­gen Mit­ar­bei­ter erstellt. Aller­dings arbei­tet das anlie­fern­de Unter­neh­men eben­falls mit einem Lie­fer­schein, dazu kommt eine Rech­nung. „Es waren also für einen Arbeits­schritt drei Doku­men­te erfor­der­lich“, erläu­tert May­er-Rac­kow. „Wir legen die­se nun nicht mehr auf­wen­dig in drei Ord­ner ab, son­dern füh­ren sie in The­r­e­fo­re ein­fach zusam­men. So sind alle Daten eines Auf­trags auf einen Blick erkenn­bar, ohne Such­auf­wand.“

Auf die Buch­hal­tung folg­te die Auto­ma­ti­sie­rung des Ver­triebs von der Akqui­se bis zur Auf­trags­be­stä­ti­gung. Papier­do­ku­men­te ver­wen­den die Ver­trieb­ler nur noch auf Wunsch von Kun­den. Das macht die Kun­den­ge­win­nung nicht nur effi­zi­en­ter, es kann auch die Zufrie­den­heit erhö­hen. Dank digi­ta­ler Abbil­dung kann jeder berech­tig­te Beschäf­tig­te den Sta­tus ein­se­hen und, falls not­wen­dig, Auf­ga­ben von Kol­le­gen über­neh­men.

Stich­wort Berech­ti­gung: Die digi­ta­le Lösung mit Canon-MFPs und The­r­e­fo­re Online erfüllt höchs­te Sicher­heits­stan­dards. Zur obli­ga­to­ri­schen Ein­hal­tung der DSGVO-Vor­ga­ben und einer rechts­si­che­ren Archi­vie­rung kommt die Mit­ar­bei­ter-spe­zi­fi­sche Rech­te­ver­ga­be als Plus­punkt: Beschäf­tig­te grei­fen nur auf die für ihre Arbeit rele­van­ten Funk­tio­nen und Ord­ner zu. „Das ver­bes­sert nicht zuletzt die Usa­bi­li­ty – und das erhöht wie­der­um die Akzep­tanz der Beschäf­tig­ten“, sagt De Caro.

Das gro­ße Gan­ze im Auge behal­ten

Dass die­se über das gesam­te Pro­jekt hin­weg hoch war, füh­ren die Ver­ant­wort­li­chen auch auf die behut­sa­me Vor­ge­hens­wei­se zurück, nach dem Mot­to: „Schritt für Schritt vor­ge­hen und dabei das gro­ße Gan­ze im Auge behal­ten“, wie De Caro erläu­tert. „Es erwies sich als opti­mal, einen Geschäfts­be­reich nach dem ande­ren mit der digi­ta­len Lösung aus­zu­rüs­ten. Damit sich sämt­li­che Pro­zes­se in The­r­e­fo­re abbil­den lie­ßen, galt es, sie bis ins Detail zu über­prü­fen und abzu­bil­den, und zwar so, dass die Men­schen effi­zi­ent damit arbei­ten kön­nen – und das ist uns gelun­gen.“ May­er-Rac­kow ergänzt: „Metall­tech­nik Schmidt hat eine klei­ne IT-Abtei­lung und war für das The­r­e­fo­re-Pro­jekt folg­lich auf exter­ne Kom­pe­ten­zen ange­wie­sen. So trug nicht zuletzt das Know-how, der inten­si­ve Sup­port und die schnel­le Reak­ti­ons­zeit unse­res Part­ners Kap­pel & Die­rolf zum Gelin­gen bei.“

Digi­ta­le Work­flows haben in der Buch­hal­tung und im Ver­trieb des Gie­ße­rei­un­ter­neh­mens Akten­ord­ner und Zet­tel­wirt­schaft abge­löst. Die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on ist jedoch nicht abge­schlos­sen. In Zukunft soll eine The­r­e­fo­re-Schnitt­stel­le auch im Waren­ein­gang für kom­for­ta­ble Pro­zes­se sor­gen: Eine Erfas­sungs­lö­sung für Ver­la­de­schei­ne über QR-Codes kann den Pro­zess zu rund 95 Pro­zent digi­ta­li­sie­ren.