Smarte Dateien ersetzen meterlange Aktenreihen: Bei S+D Metals gehört die Suche auf riesigen Archivflächen der Vergangenheit an. Stattdessen gehen digitale Prozesse Hand in Hand mit analogen Arbeitsabläufen. Das Herz der Lösung: Ein individuell entwickelter Workflow mit Hardware von Canon, dem DMS Therefore und der Scan-Lösung uniFLOW Online. Für die Entwicklung und Umsetzung des Projekts zeichnet der Canon-Partner KCI Group aus Hamburg verantwortlich.
S+D Metals zählt zu den führenden europäischen Lagerhaltern für Hochleistungswerkstoffe für verschiedene Branchen: Die Luft- und Raumfahrttechnik, der Medizinbereich, die Automobil- und Motorradindustrie sowie der Energiesektor beziehen Titan, Nickel- und Kobaltlegierungen sowie Sonderedelstähle aus dem Hause S+D Metals. Neben der Zentrale in Stelle bei Hamburg betreibt das Unternehmen eine Niederlassung in Düsseldorf sowie Vertriebsbüros in weiteren europäischen Ländern.
Digitale Effizienz statt Papierarchiv
Die internationale Struktur machte eine Digitalisierung der Dokumenten-Workflows unverzichtbar. Mitarbeitende aus verschiedenen Niederlassungen benötigen Zugriff auf dieselben Dokumente sowie standortübergreifende Informationen über Aufträge und Projekte. Lange ging man dafür den manuellen Weg, scannte Unterlagen ein und verschickte sie per E‑Mail an die zuständigen Personen.
Bisher bedeutete das: Dokumente wurden eingescannt und per E‑Mail verschickt, während die Originale in Archiven lagerten. „S+D Metals gibt es seit 1997“, erläutert Marketing Managerin Bahar Lülsdorf. „Dementsprechend große Mengen beanspruchten Lagerfläche.“ Angesichts einer Aufbewahrungspflicht von bis zu 30 Jahren in einer feuerfesten, dokumentensicheren Ablage wuchs der Platzbedarf stetig an – was das Archiv nicht gerade übersichtlicher machte. Thorsten Kühle, Auftragsabwicklung und Prozesssteuerung bei S+D Metals, erinnert sich: „Es erwies sich als herausfordernd, auf ältere Aufträge in kurzer Zeit zuzugreifen, etwa, um eine Rechnung nachzuliefern. Die manuelle Suche kostete viel Zeit und Aufwand – heute dauert sie nur noch Sekunden.“
Um diese Optimierung zu erreichen, schaltete sich die KCI Group ein: Der IT-Dienstleister und Canon-Goldpartner ist auf maßgeschneiderte Digitalisierungsprojekte spezialisiert, insbesondere in Branchen, in denen komplexe, individuelle Lösungen gefragt sind – so wie in der Fertigungsindustrie.
Beim Scan-Prozess zählen Details für einen reibungslosen, flotten Workflow; etwa ein schnelles Entklammern oder die eindeutige Markierung bereits digitalisierter Unterlagen.“
Frank Dembach, Information Management und Entwicklung bei KCI
Papierberge adé
Der Ist-Zustand, den Jan Braun, Vertrieb, sowie Frank Dembach, Information Management und Entwicklung bei der KCI Group, vorfanden: Eine 15 Meter lange Aktenordner-Wand, allein aus dem laufenden Geschäftsjahr. Rund 25.000 Dokumente aus verschiedenen Jahrgängen lagerten insgesamt im Archiv – und sie alle sollten digitalisiert werden.
„Der Flaschenhals ist nicht der Scanner“, betont Frank Dembach. „Hier bietet Canon eine Vielzahl an sehr schnellen Lösungen an, mit denen sich große Mengen ruckzuck digitalisieren lassen. Wichtig ist auch der Scan-Prozess, den Unternehmen im Vorfeld planen sollten. Hier zählen Details für einen reibungslosen, flotten Workflow – wie etwa ein schnelles Entklammern oder die eindeutige Markierung bereits digitalisierter Unterlagen.“
Die Digitalisierung der Bestandsakten war bei S+D Metals allerdings erst der Anfang, schließlich sollte auch in Zukunft der Platzbedarf für archivierte Papiere möglichst gering bleiben. Das Ziel: Ausgangsbelege sollten direkt digital im Archiv landen, ohne dass ein Ausdruck notwendig wird.
Bewährte Workflows auf dem Prüfstand
Was simpel klingt, ist das Ergebnis eines strukturierten, durchdachten Workflows, an dem sich Management und Mitarbeitende von S+D Metals gleichberechtigt beteiligten. Thorsten Kühle blickt zurück: „Es galt, bestehende Prozesse zu prüfen und zu vereinfachen: Welchen Weg nehmen die Dokumente im Haus, wo sind Kontrollen notwendig? Welche Prozesse lassen sich durch die Digitalisierung einsparen, um den Prozess für alle Beteiligten einfacher und schneller zu machen?“
So war das Projekt die Gelegenheit, die Aktualisierungsmöglichkeiten bei Auftragsänderungen grundlegend zu überarbeiten. Für das kleine, aber enorm wichtige Detail steht im Dokumentenmanagement-System Therefore eine Schnittstelle zur Verfügung, über die Dokumente aus der Warenwirtschaft automatisch in das DMS gelangen – stets mit dem aktuellen Aktenstand und in Echtzeit.
Digital und analog gehen Hand in Hand
Im Verlauf der Umstellung kristallisierte sich heraus, dass die Arbeitsabläufe im Hause S+D Metals eine vollständige Digitalisierung aller Dokumente nicht zuließen. Das betraf zum Beispiel die Übergabe von Unterlagen von der Verwaltung in den Lagerbereich, wo Schutzausrüstung das Bedienen von Computern praktisch unmöglich macht. Für manche Abläufe war der analoge Weg weiterhin nötig, ergänzt durch einen QR-Code-basierten Scan-Prozess. „Darüber lassen sich alle notwendigen Daten am Ende des Tages wieder dem Archiv zuführen“, erklärt Jan Braun.
Mitbestimmung: Gamechanger für gelungene Projekte
So ging es bei S+D Metals nicht um den Mythos papierloses Büro, sondern vielmehr um papierarmes Arbeiten: „Handschriftliche Notizen sind nach wie vor möglich. Sie werden eingescannt und in der digitalen Akte abgelegt. Andere Beschäftigte erzeugen direkt ein PDF und legen das ab. Jeder hat seinen Weg und wir haben alle Optionen der digitalen Speicherung offengehalten“, berichtet Kühle.
Ohne die Akzeptanz der Mitarbeiter gelingen solche Projekte nicht. Ein Schlüssel war es, klarzumachen, dass wir Arbeitserleichterungen statt Mehraufwand erreichen werden.“
Thorsten Kühle, Auftragsabwicklung und Prozesssteuerung bei S+D Metals
Eben diese Offenheit erwies sich als Gamechanger für das gesamte Projekt – dessen Gelingen nicht zuletzt von der Kooperation der Mitarbeitenden abhing. „Für uns war es wichtig, uns nach den Beschäftigten zu richten, sie nach ihrer Meinung zu fragen und keine Prozesse von oben aufzudrücken“, hebt Dembach hervor. Die Strategie wurde zum Teil der Erfolgsstory. In Kompetenzteams wirkten Mitarbeitende unterschiedlicher Altersklassen und IT-Wissensstände intensiv an der Umsetzung mit – was auch dazu führte, dass weniger Anpassungen nach dem Roll-out notwendig waren.
„Ohne die Akzeptanz der Mitarbeiter gelingen solche Projekte nicht“, betont Kühle. „Wir haben gemeinsam überlegt, wie sich Prozesse verbessern und vereinfachen lassen. Ein Schlüssel zum Gelingen war es, klarzumachen, dass wir Arbeitserleichterungen statt Mehraufwand erreichen werden.“
Die Lösung im Detail
Die Scan-Hard- und Software bildet bei S+D Metals heute eine smarte Einheit. Multifunktionssysteme und Scanner von Canon arbeiten mit dem Scan-Management-System uniFLOW Online für die Steuerung und Optimierung der Scanprozesse. Dahinter steht das Dokumentenmanagement-System Therefore, mit dem die Speicherung, Indexierung und Archivierung erfolgt.
Heute erfassen die Mitarbeitenden eingehende Papierdokumente innerhalb von Sekunden. Anschließend verarbeitet UniFlow Online die Daten weiter, erkennt Texte automatisch, trennt, falls notwendig, mehrseitige Dokumente und übergibt sie revisionssicher an Therefore. Auf die dort gespeicherten Informationen greifen alle berechtigten Mitarbeiter standortübergreifend zu. Das Anfertigen von Kopien oder das Eintauchen in archivierte Papierberge ist damit endgültig obsolet. Dank der Volltextsuche erscheinen benötigte Dokumente binnen Sekunden auf dem Bildschirm.
Individuelle Therefore-Lösung für die Einsatzplanung
Manchmal sind es kleine Dinge, die eine große Wirkung auf Abläufe und Kosten haben. Und so war es mit der Erfassung des Archivs und der Einführung des neuen Dokumenten-Workflows Sachen Digitalisierung und Optimierung nicht getan. Dank einer Funktion im Therefore-DMS optimierte S+D Metals auch die Einsatzplanung.
Über das Dashboard lassen sich der Auftragsstatus und die Auslastung der Mitarbeiter heute in Echtzeit beobachten, und zwar auch, wenn die dafür notwendigen Daten in Papierform vorliegen. Der Kern der Lösung: S+D Metals verkauft überwiegend nach Gewicht. Dafür befinden sich im Lager mehrere mit jeweils zwei Mitarbeitern besetzte Waagen. Aufträge aus Therefore lassen sich direkt an diese Teams zuweisen. Das Dashboard zeigt an, wo sich ein Auftrag gerade befindet und wer ihn bearbeitet. Die Transparenz sorgt für kurze Wege, Rückfragen lassen sich ohne Umwege an das zuständige Team richten. Die Effekte: Sowohl die Auslastung der Beschäftigten als auch der Maschinen ist sehr exakt planbar, Leerläufe und Auftragsspitzen sind passé. „Die gleichmäßige Auslastung steigert die Arbeitseffizienz und zugleich die Zufriedenheit der Mitarbeiter“, sagt Kühle.
Schlankere Prozesse, zufriedene Mitarbeitende
Heute prägen effiziente Workflows, kurze Entscheidungswege und eine transparente Kommunikation den Alltag bei S+D Metals. Auch die Zusammenarbeit mit KCI verlief reibungslos. „Ideen und Lösungen wurden von allen Seiten sehr schnell umgesetzt und, falls notwendig, angepasst“, betont Kühle. Das Leitmotto „keep it simple“ erwies sich als Erfolgsrezept: Aus einem komplexen Archivproblem entstand eine ganzheitliche Digitalisierungs-Lösung, die Effizienzsteigerung und Mitarbeiterzufriedenheit vereint.
