Moder­ne Arbeits­zeit­er­fas­sung mit UTAX

Um die gesetz­li­che Pflicht zur Arbeits­zeit­er­fas­sung effi­zi­en­ter zu gestal­ten, nutz­te die IHK Bil­dungs­zen­trum Hal­le-Des­sau GmbH einen standort­über­grei­fen­den Roll­out von neu­en UTAX Mul­ti­funk­ti­ons­sys­te­men (MFP). Was vor­her papier­ba­siert und zeit­auf­wen­dig ablief, erfolgt nun ein­fach, sicher und digi­tal. Mit­ar­bei­ten­de mel­den sich mit­tels Trans­pon­der direkt am MFP an und ab. Grund­la­ge dafür ist UTAX Zeit­blick, eine cloud­ba­sier­te Soft­ware für die Arbeits­zeit­er­fas­sung. Ange­sto­ßen und umge­setzt wur­de das Pro­jekt Anfang 2025 durch den Fach­händ­ler KCT Sys­tem­haus GmbH aus Leip­zig. 

Der Beschluss des Bun­des­ar­beits­ge­richts (BAG) von 2022 ver­pflich­tet Arbeit­ge­ber in Deutsch­land, die Arbeits­zei­ten ihrer Beschäf­tig­ten sys­te­ma­tisch zu erfas­sen. Um die­ser Vor­ga­be effi­zi­ent und res­sour­cen­scho­nend nach­zu­kom­men, such­te das IHK Bil­dungs­zen­trum Hal­le-Des­sau (IHK BIZ) nach einer digi­ta­len Lösung. Im Gespräch mit sei­nem Büro­tech­nik- und IT-Dienst­leis­ter plan­te es zunächst ledig­lich die Anschaf­fung neu­er Mul­ti­funk­ti­ons­sys­te­me für Druck‑, Kopi­er- und Sca­n­auf­ga­ben an den drei Stand­or­ten.

Inte­grier­te Lösung vom UTAX Fach­händ­lerdirekt

„Bei der Suche nach einer moder­nen Arbeits­zeit­er­fas­sung galt für uns: Bes­ten­falls nut­zen wir vor­han­de­ne Res­sour­cen, um neue Auf­ga­ben zu lösen“, erin­nert sich Micha­el Schrod­ke, Geschäfts­füh­rer des IHK BIZ. „Die KCT Sys­tem­haus GmbH hat unse­ren Bedarf direkt erkannt und uns auf­ge­zeigt, dass sich die moder­nen Gerä­te von UTAX auch als Zeit­er­fas­sungs­ter­mi­nals nut­zen las­sen. Wir waren von der Idee einer inte­grier­ten Lösung sofort begeis­tert.“ Die Test­stel­lung der neu­en DIN-A3-Farb-MFP im Dezem­ber 2024 ver­lief erfolg­reich, sodass der Roll­out bereits im Janu­ar 2025 star­ten konn­te.

Mehr Effi­zi­enz an drei Stand­or­ten

Im Zuge des Pro­jekts wur­den an drei Stand­or­ten des IHK BIZ – in Des­sau-Roß­lau, Hal­le (Saa­le) und Wei­ßen­fels – ins­ge­samt fünf bestehen­de Mul­ti­funk­ti­ons­sys­te­me durch die moder­nen DIN-A3-Farb-Mul­ti­funk­ti­ons­sys­te­me 2508ci der Fach­han­dels­mar­ke UTAX ersetzt. Da auf allen Gerä­ten UTAX Zeit­blick instal­liert ist, kön­nen die rund 40 Mit­ar­bei­ten­den mit den Sys­te­men künf­tig nicht nur dru­cken, kopie­ren und scan­nen, son­dern auch ihre Arbeits­zeit sicher und digi­tal erfas­sen. 

Kos­ten­ef­fi­zi­ent und anwen­der­freund­lich

Beim Bil­dungs­dienst­leis­ter erfolgt die Zeit­er­fas­sung nun direkt am MFP. Die Mit­ar­bei­ten­den mel­den sich prak­tisch im Vor­bei­ge­hen per Trans­pon­der am Sys­tem an und ab. Die erfass­ten Daten wer­den sicher über die Cloud ver­ar­bei­tet und sind für Nut­zer jeder­zeit am Gerät oder per Brow­ser ein­seh­bar. Zwei Aspek­te sorg­ten für schnel­le Akzep­tanz und zügi­ge Umstel­lung: Zum einen lässt sich die Lösung kos­ten­ef­fi­zi­ent umset­zen – ohne zusätz­li­che Hard­ware­inves­ti­tio­nen oder auf­wen­di­ge bau­li­che Maß­nah­men. Zum ande­ren kann das Per­so­nal den neu­en Pro­zess mit ver­trau­ten Gerä­ten im Geschäfts­all­tag erle­di­gen.

„Das Stem­peln am MFP ist ele­gant, effi­zi­ent und vor allem ver­traut. Unse­re Mit­ar­bei­ter nut­zen die Mul­ti­funk­ti­ons­sys­te­me täg­lich“, berich­tet Schrod­ke. „Dass die Gerä­te nun auch für die Arbeits­zeit­er­fas­sung die­nen, macht es allen leicht, die neue Metho­de in den Arbeits­all­tag zu inte­grie­ren. Kei­ne zusätz­li­che Tech­nik, kei­ne neue Kar­te, kei­ne Ein­wei­sung – alles funk­tio­niert mit dem bekann­ten Trans­pon­der, der bei uns ohne­hin schon im Ein­satz war.“  

„Ein gro­ßer Schritt Rich­tung Digi­ta­li­sie­rung“

Dar­über hin­aus konn­te das IHK BIZ mit dem UTAX Part­ner zusätz­li­che Arbeits­pro­zes­se im Rah­men der Lösung indi­vi­dua­li­sie­ren. Auf Wunsch wur­den etwa Urlaubs­an­trä­ge als durch­such­ba­re PDF-Doku­men­te inte­griert. Somit las­sen sich die Anträ­ge künf­tig über UTAX Zeit­blick direkt in das eige­ne Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem hoch­la­den und durch­such­bar able­gen – nur ein Bei­spiel für die neu­en Ver­wal­tungs­pro­zes­se, die vor­her papier­ba­siert und zeit­in­ten­siv waren und nun digi­tal ablau­fen.

„Heu­te haben wir alle rele­van­ten Daten im Dash­board der Lösung jeder­zeit im Blick. Unse­re Mit­ar­bei­ter wis­sen sofort, wie vie­le Stun­den sie gear­bei­tet haben oder wie viel Urlaub noch offen ist. Das schafft Trans­pa­renz“, schil­dert der Geschäfts­füh­rer des IHK BIZ. „Ver­wal­tungs­pro­zes­se zu die­sen The­men für 40 Mit­ar­bei­ter aus den letz­ten Jah­ren fül­len bei uns Rega­le. Das fällt jetzt kom­plett weg. Mit der neu­en Zeit­er­fas­sung haben wir einen gro­ßen Schritt in Rich­tung Digi­ta­li­sie­rung gemacht.“

Moder­nes Zeit­ma­nage­ment mit UTAX Zeit­blick

Wie bei der IHK BIZ kann die Zeit­er­fas­sung mit­tels UTAX Zeit­blick direkt am MFP erfol­gen. Vor­aus­set­zung hier­für ist, dass die Lösung auf einem HyPAS-fähi­gen (Hybrid Plat­form for Advan­ced Solu­ti­ons) MFP instal­liert ist. Als cloud­ba­sier­te Lösung lässt sich UTAX Zeit­blick aber auch via Brow­ser im Home­of­fice oder unter­wegs am Smart­phone nut­zen, um hybri­de Arbeits­wei­sen zu unter­stüt­zen. Unab­hän­gig davon, auf wel­chem Weg die geset­zes­kon­for­me Arbeits­zeit­do­ku­men­ta­ti­on genutzt wird, sie erfolgt stets bei höchs­ter Sicher­heit: Alle Daten wer­den in Deutsch­land gehos­tet und ver­schlüs­selt über­tra­gen. Auch Updates wer­den auto­ma­tisch auf­ge­spielt, sodass die Lösung stets auf dem neu­es­ten Stand bleibt. 

Siche­re Doku­men­ten­pro­zes­se mit aQra­te

Neben der neu­en Zeit­er­fas­sung hat das IHK Bil­dungs­zen­trum auch aQra­te von UTAX im Ein­satz. Mit der Soft­ware­lö­sung von UTAX las­sen sich Scan‑, Kopi­er- und Druck­pro­zes­se im gesam­ten Unter­neh­men effi­zi­en­ter über­wa­chen und steu­ern. Über die Fol­low-Me-Print-Funk­ti­on stellt aQra­te sicher, dass ver­trau­li­che Doku­men­te nicht in fal­sche Hän­de gera­ten. „Der Aus­druck erfolgt erst, nach­dem sich die User per Trans­pon­der am MFP authen­ti­fi­ziert haben“, erläu­tert Stef­fen Klemm, Ver­triebs­mit­ar­bei­ter bei der KCT Sys­tem­haus GmbH. „So wird sicher­ge­stellt, dass nur berech­tig­te Per­so­nen die Doku­men­te ent­neh­men und Aus­dru­cke nicht unge­schützt im Aus­ga­be­fach lie­gen.“ Gera­de an Orten mit hohem Publi­kums­ver­kehr, wie dem IHK BIZ, ist das für den Schutz von Doku­men­ten mit sen­si­blen Infor­ma­tio­nen, wie etwa Bil­dungs­gut­schei­ne, beson­ders wich­tig. Fer­ner nutzt die IHK BIZ die aQra­te-Funk­ti­on „Scan-to-me“: Hier­bei wer­den ana­lo­ge Doku­men­te direkt nach dem Scan­vor­gang am MFP an das per­sön­li­che Post­fach des jewei­li­gen Nut­zers gesen­det.

Dar­über hin­aus ver­fügt aQra­te über ein inte­grier­tes Con­trol­ling, das in umfang­rei­chen Reports eine Über­sicht über die Druck­kos­ten lie­fert, wodurch sich Ein­spar­po­ten­zia­le iden­ti­fi­zie­ren und Res­sour­cen bes­ser aus­las­ten las­sen. „Moder­ne Mul­ti­funk­ti­ons­sys­te­me in Kom­bi­na­ti­on mit Lösun­gen wie aQra­te und UTAX Zeit­blick sind heu­te weit mehr als nur Dru­cker“, erklärt Klemm. „Sie sind als Hub für digi­ta­le Pro­zes­se zu einem ele­men­ta­ren Teil einer ganz­heit­li­chen IT-Infra­struk­tur gewor­den. Als lang­jäh­ri­ger UTAX Fach­han­dels­part­ner beglei­ten wir die­sen digi­ta­len Wan­del aktiv mit.“

„Blau­pau­se für erfolg­rei­ches Fach­han­dels­pro­jekt“

Das IHK Bil­dungs­zen­trum Hal­le-Des­sau zeigt sich abso­lut zufrie­den: „Die Eta­blie­rung der neu­en Zeit­er­fas­sungs- und Doku­men­ten­pro­zes­se durch den Roll­out der neu­en MFP mit UTAX Zeit­blick hat ein­wand­frei geklappt“, fasst Schrod­ke zusam­men. „Qua­li­tät bedeu­tet für mich, wenn mei­ne Erwar­tun­gen erfüllt wer­den. Das war bei die­sem Pro­jekt abso­lut der Fall. Ich wüss­te nicht, wie man es bes­ser machen könn­te.“

Auch die Fach­han­dels­mar­ke UTAX zieht ein posi­ti­ves Fazit: „Für uns ist das Bei­spiel des IHK BIZ ein Blue­print für ein erfolg­rei­ches Fach­han­dels­pro­jekt“, sagt Mar­kus Mül­ler, Ver­triebs­lei­ter UTAX Con­sul­ting & Solu­ti­on Experts. „Unser Part­ner KCT hat das Bedürf­nis sei­nes Bestands­kun­den im engen Dia­log erkannt und eine pas­sen­de Lösung aus unse­rem Port­fo­lio ver­mit­telt. UTAX Zeit­blick ist genau für sol­che Sze­na­ri­en gedacht. Eine kos­ten­ef­fi­zi­en­te und siche­re Lösung für klei­ne wie mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men, die ein ech­tes Bedürf­nis im Markt adres­siert, unkom­pli­ziert imple­men­tier­bar ist und sich je nach Bedarf indi­vi­dua­li­sie­ren lässt. So eta­bliert man effek­ti­ve IT-Pro­zes­se im Mit­tel­stand.“

Mehr Details und ein Daten­blatt zu UTAX Zeit­blick gibt es hier.