Digi­ta­li­sie­rung wie am Schnür­chen

Die Digi­ta­li­sie­rung des Post­ein­gangs in der Kreis­ver­wal­tung kann zur Mam­mut­auf­ga­be wer­den: Wo täg­lich gro­ße Men­gen unter­schied­li­cher Doku­men­ten­ty­pen ein­ge­hen, ist eine schnel­le und zuver­läs­si­ge Scan-Lösung das A und O für einen rei­bungs­lo­sen Work­flow. In der Kreis­ver­wal­tung Dith­mar­schen ste­hen für die­sen Job Scan-Sta­tio­nen zur Ver­fü­gung. Im Ein­satz: Hard­ware von Canon, das Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem bele­ge­box und die smar­te Scan­lö­sung scan­ner­box.

Die Ein­gangs­post digi­ta­li­siert die Kreis­ver­wal­tung Dith­mar­schen bereits seit Lan­gem – aller­dings bis Früh­jahr 2023 mit einem in die Jah­re gekom­me­nen Sys­tem. Die Lösung war nicht nur feh­ler­an­fäl­lig, auch eine kom­ple­xe Nut­zer­ver­wal­tung und eine gerin­ge Feh­ler­to­le­ranz hiel­ten die Abläu­fe immer wie­der auf. Ein über Wochen dau­ern­der Aus­fall war schließ­lich der Anlass, die Lösung für die Doku­men­ten­di­gi­ta­li­sie­rung neu aus­zu­schrei­ben. Und die Ansprü­che waren hoch.

Täg­lich errei­chen die Kreis­ver­wal­tung Hun­der­te bis Tau­sen­de Doku­men­te in unter­schied­li­chen For­ma­ten und Papier­stär­ken – von ein­sei­ti­gen A4-Brie­fen über Anträ­ge mit hun­der­ten von Sei­ten, teils auf Recy­cling­pa­pier gedruckt, bis zu Kas­sen­bons und Kon­to­aus­zü­gen. Nach der Digi­ta­li­sie­rung gelan­gen sie an die ver­schie­de­nen Ver­wal­tungs­ein­hei­ten und schließ­lich ins Archiv.

Neue Scan-Lösung gesucht – und gefun­den

„Gefragt war eine leis­tungs­star­ke Hard­ware, die selbst gro­ße Doku­men­ten­men­gen rei­bungs­los ver­ar­bei­tet, sowie ein Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem (DMS), das eine zuver­läs­si­ge und ein­fa­che Ver­tei­lung gewähr­leis­tet“, berich­tet Todd Ros­seé, Digi­ta­li­sie­rung & IT bei der Kreis­ver­wal­tung Dith­mar­schen. Die Lösung muss­te zudem das erset­zen­de Scan­nen unter­stüt­zen, also ein rechts­si­che­res digi­ta­les Abbild der ein­ge­hen­den Doku­men­te erzeu­gen. Dar­über hin­aus leg­te die Kreis­ver­wal­tung Wert auf eine ein­fa­che und schnell aktua­li­sier­ba­re Nut­zer­ver­wal­tung. Fal­len Mit­ar­bei­ten­de aus, soll­ten sich Rech­te unkom­pli­ziert ver­ge­ben las­sen, um Ver­zö­ge­run­gen zu ver­mei­den.

Nach Sich­tung der Ange­bo­te kris­tal­li­sier­te sich ein Anbie­ter mit einer opti­ma­len Lösung her­aus: Die page one GmbH aus Nürn­berg ist lang­jäh­ri­ger Canon-Part­ner und bie­tet mit dem DMS bele­ge­box sowie der Scan-Soft­ware scan­ner­box ska­lier­ba­re Lösun­gen für die Doku­men­ten­di­gi­ta­li­sie­rung und ‑ver­wal­tung an.

„Vie­le Grün­de spra­chen für page one“, erläu­tert Ros­seé: „Das Unter­neh­men kennt sich mit Canon-Scan­nern bes­tens aus, weiß, an wel­chen Stell­schrau­ben zu dre­hen ist, um eine Lösung exakt an indi­vi­du­el­le Bedürf­nis­se anzu­pas­sen, und stell­te zudem Ent­wick­lungs­res­sour­cen bereit.“ Die Spe­zia­lis­ten von page one erar­bei­te­ten etwa eine spe­zi­el­le Schnitt­stel­le für die siche­re und rei­bungs­lo­se Ver­tei­lung der digi­ta­li­sier­ten Doku­men­te. „Der schnel­le Ser­vice auf kur­zen Wegen war ein wei­te­rer Grund, sich für page one und Canon-Hard­ware zu ent­schei­den“, ergänzt Ros­seé.

Page one emp­fahl zwei A3-Scan­ner-Model­le von Canon sowie die Erfas­sungs­soft­ware scan­ner­box. Für die Ver­tei­lung und Archi­vie­rung wur­de zudem das DMS bele­ge­box mit instal­liert. So über­neh­men heu­te ins­ge­samt drei Scan-Sys­te­me von Canon die Erfas­sung der Ein­gangs­post. Die A3-Model­le image­FOR­MU­LA DR-G2110 und image­FOR­MU­LA DR-G2090 sind jeweils mit der Scan­soft­ware und dem DMS an einem Ter­mi­nal ver­bun­den. Ein Orts­wech­sel vom Scan­ner zum Arbeits­platz – der in der Ver­gan­gen­heit Zeit kos­te­te und Auf­wand ver­ur­sach­te – ist nicht mehr not­wen­dig, die Mit­ar­bei­ten­den erle­di­gen die Erfas­sung voll­stän­dig an einem der Scan-Arbeits­plät­ze.

Ver­ar­bei­tung hoher Volu­mi­na

Die leis­tungs­star­ke Hard­ware ist für bis zu 100.000 Scans pro Tag kon­zi­piert (image­FOR­MU­LA DR-G2110) und bie­tet einen auto­ma­ti­schen Doku­men­ten­ein­zug für bis zu 500-Blatt. So sind drei Beschäf­tig­te in der Lage, täg­lich tau­sen­de von Sei­ten ein­zu­scan­nen. Die hohe Auf­lö­sung von bis zu 600 dpi erzeugt gesto­chen schar­fe Scans, die Hard­ware arbei­tet lei­se, flott und zuver­läs­sig: Das berich­ten die Mit­ar­bei­ten­den an den Ter­mi­nals. Bei­de Gerä­te erfül­len die Anfor­de­run­gen an das erset­zen­de Scan­nen nach der TR-RESISCAN-Richt­li­nie, unter ande­rem durch die hohe Auf­lö­sung und die Farb­tie­fe von 24 Bit.

Vor dem Roll­out erfolg­te ein Test­lauf mit einem Scan-Sys­tem – „und bereits der ver­lief weit­ge­hend rei­bungs­los“, berich­tet Alex­an­der Steiss, der gemein­sam mit Mat­thi­as Mey­er das DMS bele­ge­box ent­wi­ckel­te. Nur weni­ge Anpas­sun­gen waren erfor­der­lich. „Dazu zähl­te zum Bei­spiel, eine Auf­lö­sung zu wäh­len, die eine hohe Qua­li­tät lie­fert, der TR-RESISCAN-Richt­li­nie ent­spricht und zugleich einen schnel­len Work­flow sichert. Page one stand uns dabei mit Rat und Tat zur Sei­te“, erin­nert sich Ros­seé. Das galt eben­falls für Feh­ler bei der Duplex-Erken­nung, die beim Erfas­sen von Daten auf Recy­cling­pa­pier auf­tauch­ten. Eine Ein­stel­lungs­än­de­rung genüg­te. Seit­dem funk­tio­niert die Erken­nung bei allen Papier­ty­pen rei­bungs­los.

Rech­te­ver­ga­be leich­ter gemacht

Auch die Rech­te­ver­ga­be, bei dem nun aus­ran­gier­ten Sys­tem ein lang­wie­ri­ger Vor­gang, funk­tio­niert ruck­zuck: „Frü­her arbei­te­ten wir dafür mit Excel-Lis­ten, heu­te las­sen sich mit weni­gen Klicks Rech­te für die Daten­er­fas­sung ver­ge­ben“, berich­tet Ros­seé. „Das ver­bes­sert nicht zuletzt die Bear­bei­tungs­ge­schwin­dig­keit. Bei Aus­fäl­len kann das Kol­le­gi­um unkom­pli­ziert ein­sprin­gen, sodass es kei­ne Ver­zö­ge­run­gen in der Post­be­ar­bei­tung mehr gibt.“ Zudem redu­ziert die hohe Erken­nungs­ra­te die Not­wen­dig­keit von Nach­kon­trol­len deut­lich. Das spart Zeit, Res­sour­cen und erhöht die Anzahl bear­bei­te­ter Doku­men­te pro Tag.

Heu­te erfas­sen drei Per­so­nen die ein­ge­hen­den Doku­men­te über die Canon-Hard­ware sowie die scan­ner­box und ver­tei­len sie über die eigens erstell­te Schnitt­stel­le an die jeweils zustän­di­gen Stel­len. Die Daten flie­ßen in das DMS bele­ge­box, über das sich unter ande­rem der Weg der Doku­men­te trans­pa­rent nach­voll­zie­hen lässt. So ist jeder­zeit ersicht­lich, wo sich ein Beleg oder ein Antrag gera­de befin­det. Ein wei­te­rer gro­ßer Vor­teil der Lösung: Sie ist web­ba­siert, lässt sich also stand­ort­un­ab­hän­gig abru­fen, auch aus dem Home-Office.

Mehr­stu­fi­ge Sicher­heit

Für ein hohes Sicher­heits­le­vel sor­gen meh­re­re Maß­nah­men: Die erfass­ten Daten wer­den in Rechen­zen­tren in Deutsch­land ver­ar­bei­tet und gespei­chert. Zusätz­lich erfol­gen eine inter­ne Daten­si­che­rung sowie die phy­si­sche Absi­che­rung der Ser­ver. Die Daten blei­ben außer­dem nur 30 Tage in der bele­ge­box gespei­chert, bevor sie ins Archiv flie­ßen. So sind unbe­fug­te Zugrif­fe prak­tisch nicht mög­lich.

„Das gesam­te Pro­jekt lief wie am Schnür­chen“, fasst Steiss zusam­men. „Von der ers­ten Bera­tung bis zum Live­be­trieb ver­ging nur etwa ein hal­bes Jahr. Das ist ange­sichts des hohen Volu­mens, für das die Lösung ent­wi­ckelt wur­de, sehr wenig.“ Die Kreis­ver­wal­tung nutzt die Lösung mitt­ler­wei­le für wei­te­re Erfas­sun­gen. Was mit der Digi­ta­li­sie­rung der Ein­gangs­post begann, wird seit Anfang 2025 aus­ge­wei­tet: Die Scan-Sta­tio­nen erfas­sen nun auch Bestands­ak­ten.