Digi­ta­le Doku­men­ten­ab­la­ge: So ein­fach gelingt sie mit der Cloud

Unter­neh­men erken­nen die Vor­zü­ge der Digi­ta­li­sie­rung immer mehr. Den­noch gibt es vie­ler­orts nach wie vor eine gro­ße Men­ge an papier­ba­sier­ten Doku­men­ten, die es heu­te eigent­lich nicht mehr bräuch­te. Hier kann die digi­ta­le Doku­men­ten­ab­la­ge aus der Cloud Abhil­fe schaf­fen. Sie zu eta­blie­ren, muss nicht kom­pli­ziert sein – bereits klei­ne­re Lösun­gen haben einen gro­ßen Effekt.

In vie­len Unter­neh­men herrscht immer noch Zet­tel­wirt­schaft. Ob in der Rech­nungs- oder Per­so­nal­ab­tei­lung, in der Pro­duk­ti­on oder in der Logis­tik, es gibt viel zu erle­di­gen und der Admi­nis­tra­ti­ons­auf­wand ist groß – zumal die Anfor­de­run­gen an Sicher­heit, Nach­hal­tig­keit und Com­pli­ance stets höher wer­den. Dort könn­te die digi­ta­le Doku­men­ten­ab­la­ge gute Diens­te leis­ten, doch oft wer­den die Doku­men­te wei­ter­hin in Papier­form ver­wal­tet.

Dies, obwohl sich Unter­neh­men der Poten­zia­le und der Not­wen­dig­keit der Digi­ta­li­sie­rung zuneh­mend bewusst sind, wie der Digi­tal Office Index 2024 her­aus­fand. Die Stu­die des Digi­tal­ver­ban­des Bit­kom e. V. zeigt, dass alle befrag­ten Unter­neh­men min­des­tens eine Digi­tal-Office-Lösung nut­zen. Der Digi­ta­li­sie­rung ste­hen dem­nach 96 Pro­zent offen gegen­über und 71 Pro­zent ver­fü­gen über eine Digi­tal­stra­te­gie.

Spe­zi­ell klei­ne und mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men kön­nen durch eine digi­ta­le Doku­men­ten­ab­la­ge pro­fi­tie­ren. Bei der Erfas­sung, Ver­ar­bei­tung und Archi­vie­rung von Doku­men­ten las­sen sich Arbeits­schrit­te, Zeit und Kos­ten spa­ren, die papier­ba­sier­te Pro­zes­se mit sich brin­gen. Auch neue Vor­ga­ben für Fir­men machen Fort­schrit­te bei der Digi­ta­li­sie­rung not­wen­dig – bei­spiels­wei­se die E‑Rech­nungs-Pflicht und die EU-wei­te NIS-2-Richt­li­nie.

Um die­se Her­aus­for­de­run­gen zu adres­sie­ren, hel­fen digi­ta­le Doku­men­ten­lö­sun­gen aus der Cloud. Mit Work­flows, kla­ren Ord­ner- und Doku­men­ten­struk­tu­ren, auto­ma­ti­schen Erin­ne­run­gen und effi­zi­en­ten Such­funk­tio­nen kann die digi­ta­le Doku­men­ten­ab­la­ge Fir­men schnell und sicher wei­ter­hel­fen.

„Mit benut­zer­de­fi­nier­ten Arbeits­ab­läu­fen, kla­ren Ord­ner- und Doku­men­ten­struk­tu­ren, auto­ma­ti­schen Erin­ne­run­gen sowie effi­zi­en­ten Such­funk­tio­nen hilft die digi­ta­le und cloud­ba­sier­te Doku­men­ten­ab­la­ge Unter­neh­men dabei, zeit­ge­mä­ße Work­flows zu eta­blie­ren.“

Flo­ri­an Ehlers, Mana­ger Solu­ti­on Mar­ke­ting bei TA Tri­umph-Adler

Dru­cken, Scan­nen, Faxen – mobil und cloud­ba­siert 

Zur Unter­stüt­zung einer effi­zi­en­ten Doku­men­ten­ab­la­ge stellt TA Tri­umph-Adler spe­zi­el­le Lösun­gen bereit, die mobi­le und cloud­ba­sier­te Pro­zes­se berück­sich­ti­gen. Mit dem TA Cloud Infor­ma­ti­on Mana­ger TACIM lan­den Doku­men­te dort, wo sie in der Cloud sein sol­len. Kei­ne Instal­la­ti­on, son­dern ledig­lich eine siche­re und schnel­le Anmel­dung im Web­brow­ser oder am MFP ist not­wen­dig. Die Ver­wal­tung von über­all ermög­licht ein Online-Dash­board, das gescann­te oder impor­tier­te Doku­men­te via Dash­board, mobi­le App und HyPAS-Anwen­dung am MFP ver­ar­bei­tet. Fer­ner las­sen sich mit TACIM Doku­men­ten­klas­sen defi­nie­ren, Doku­men­te orts- und gerä­te­un­ab­hän­gig erfas­sen sowie spei­chern und indi­vi­du­el­le Prüf- und Frei­ga­be-Work­flows erstel­len. 

Mit TACPS (TA Cloud Print and Scan) las­sen sich Doku­men­te netz­werk­un­ab­hän­gig von jedem ange­bun­de­nen MFP dru­cken, ver­schi­cken und in der Cloud spei­chern – ganz ein­fach am Desk­top-Arbeits­platz oder am MFP. Auch hier muss nichts instal­liert wer­den, ein­setz­bar ist TA Cloud Print and Scan von jetzt auf gleich. TA Tri­umph-Adler stellt als Pro­vi­der den Account zur Ver­fü­gung, Kun­den kön­nen sofort los­le­gen.

Die kos­ten­freie TA Mobi­le Print App ver­bin­det Smart­phones, Tablets und Lap­tops mit den Mul­ti­funk­ti­ons­sys­te­men (MFPs) des Dru­cker­netz­werks und erlaubt es, Datei­en von die­sen Mobil­ge­rä­ten zu dru­cken oder nach dem Scan­nen an E‑Mail-Post­fä­cher zu ver­schi­cken. Zudem inte­griert es TACPS für die mobi­le Nut­zung.

„Zur Unter­stüt­zung einer effi­zi­en­ten Doku­men­ten­ab­la­ge stellt TA Tri­umph-Adler Cloud-Lösun­gen bereit, die hybri­de Arbeits­wei­sen berück­sich­ti­gen.“

Alle die­se Cloud-Lösun­gen sind intui­tiv bedien­bar und kon­form mit den Vor­ga­ben der EU-weit gül­ti­gen Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung (DSGVO). Unter­neh­men pro­fi­tie­ren von viel­fäl­ti­gen Vor­tei­len der cloud­ba­sier­ten digi­ta­len Pro­zes­se: Sie kön­nen lau­fen­de Kos­ten redu­zie­ren, zeit­spa­ren­der arbei­ten, siche­re und effek­ti­ve Abläu­fe eta­blie­ren und die Zufrie­den­heit von Mit­ar­bei­ten­den stei­gern, indem sie moder­ne Arbeits­wei­sen mit zeit- und orts­un­ab­hän­gi­gen Work­flows för­dern.

Aus­führ­li­che Infor­ma­tio­nen zu dem The­ma fin­den Inter­es­sier­te unter Digi­ta­le Doku­men­ten­ab­la­ge – fle­xi­bel und sicher | Tri­umph-Adler.