Ab 2025 ist die elektronische, maschinenlesbare Rechnung für zahlreiche Unternehmen Pflicht. Ganz neu ist das nicht. Seit 2020 sind Verwaltungen und Behörden zur Nutzung digitaler Rechnungen verpflichtet, allerdings verlief die Umsetzung schleppend. Nun kommen B2B-Unternehmen hinzu – und auch die profitieren von zahlreichen Vorteilen. Die Umstellung auf die E‑Rechnung lässt sich mit passenden Tools in der Regel einfach umsetzen, reduziert den Aufwand und erhöht die Sicherheit beim Rechnungsversand.
Am 1. Januar 2025 geht es los: Unternehmen sind für B2B-Transaktionen verpflichtet, E‑Rechnungen zu empfangen und verarbeiten. Dabei handelt es sich jedoch nicht einfach um digital versendete Rechnungen im PDF-Format. Vielmehr sind E‑Rechnungen maschinenlesbar und lassen sich somit vollständig automatisiert verarbeiten. Dabei kommen vor allem zwei Formate zum Einsatz: Die X‑Rechnung besteht aus einer reinen XML-Datei, die ausschließlich der maschinellen Auslesung dient. Das Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) hingegen kombiniert eine XML- mit einer von Menschen lesbaren PDF-Datei.
Zwei Formate für den automatisierten Rechnungsworkflow
Vorteile bieten beide Formate: ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich für eine einfache Kommunikation zwischen Geschäftspartnern wie eine reguläre PDF-Datei anschauen. Zugleich ermöglicht der dahinterstehende XML-Code die automatisierte Rechnungsverarbeitung und Archivierung. Das Format ist verbreitet, wird von zahlreichen Unternehmen akzeptiert sowie von vielen ERP- und Buchhaltungsprogrammen unterstützt.
Das X‑Rechnungsformat ist hingegen vor allem bei Behörden und Verwaltungen verbreitet. Die rein maschinenlesbare Datei erlaubt eine automatische, strukturierte Weiterverarbeitung der Daten. Ein sichtbares Dokument gibt es in dieser Variante nicht. Hierfür bietet Canon diverse Lösungen.
Welche Informationen eine E‑Rechnung enthalten muss, regelt die Norm EN 16931. Sie stellt außerdem sicher, dass sich E‑Rechnungen EU-weit von verschiedenen Systemen erstellen sowie auslesen lassen.
E‑Rechnungen nutzen: so geht’s
Was ändert sich künftig für Unternehmen? Die Umstellung kann einfach sein: Einige ERP-Systeme ermöglichen noch nicht den automatisierten Empfang und Verarbeitung von E‑Rechnungen. Die Experten von Canon Information Management Solutions können hier professionell unterstützen: Canon bietet Tools für E‑Rechnungen an, die sich sowohl für die Anforderungen von Handwerkern, kleinen und mittelständischen als auch von Großunternehmen skalieren lassen. Die Out-of-the-box-Lösung ist bereits vorkonfiguriert und kann darüber hinaus bis hin zum Freigabeprozess an individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Von der Installation bis zur Verarbeitung der ersten E‑Rechnung vergehen so nur wenige Minuten.
In großen Betrieben ist eine ERP-Software Usus, die auch Rechnungsinformationen umfasst. Die große Canon X‑Rechnungs-Lösung erlaubt die Anbindung an das ERP-System und die automatisierte Erstellung von X‑Rechnungen. Die Rechnungsinformationen werden aus dem ERP-System gezogen und durch fehlende Daten ergänzt, um die E‑Rechnungen automatisch zu versenden.
Prozesse straffen und Rechtssicherheit erhöhen
Ob kleine oder große Betriebe: Wer B2B-Geschäfte macht, muss ab 1. Januar 2025 E‑Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren. Der Aufwand für die Implementierung einer Lösung ist überschaubar, die Vorteile liegen auf der Hand:
Der Arbeitsalltag wird durch die E‑Rechnung erheblich erleichtert und spart dazu Ressourcen. Der Papierverbrauch sinkt, denn sowohl der Ausdruck als auch die analoge Archivierung entfällt vollständig. Die Archivierung erfolgt im E‑Rechnungsformat und ist damit auch rechtssicher. Und: Es wird nicht mehr möglich sein, E‑Rechnungen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren. Sie müssen zwingend in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Das macht Papierberge obsolet und spart somit auch wertvolle Fläche ein. Bonus: Der CO₂-Fußabdruck verkleinert sich.
Mit Einführung der E‑Rechnung gehört die manuelle Rechnungsbearbeitung der Vergangenheit an. Das entlastet die Mitarbeiter, spart Zeit, minimiert Fehler und reduziert rechtliche Risiken. So lassen sich Prozesse verschlanken und Zahlungen schneller abwickeln, was nicht zuletzt die Liquidität sichern kann. Mit dem Thema beschäftigen müssen sich alle Unternehmen: Bis 2028 müssen alle Unternehmen E‑Rechnungen erstellen, empfangen und verarbeiten können.
Sie haben noch keine passende Lösung? Canon bietet mehr Informationen über E‑Rechnungs-Lösungen und wie Sie den Rechnungsworkflow optimieren.
