In der Post­stel­le star­tet die Digi­ta­li­sie­rung

Vor dem Hin­ter­grund zuneh­mend digi­ta­ler Pro­zes­se und neu­er Arbeits­wei­sen ist die tra­di­tio­nel­le Post­stel­le in Unter­neh­men und Orga­ni­sationen nicht mehr zeit­ge­mäß. Des­sen war sich das Kli­ni­kum Aschaf­fen­burg-Alzen­au bewusst und ent­schied sich für die Digi­ta­li­sie­rung sei­nes Post­ein­gangs. Dank der kom­pe­ten­ten Unter­stüt­zung von Pit­ney Bowes sowie des Ein­sat­zes des Scan­ners S3060f und der Erfas­sungs­lö­sung Cap­tu­re Pro von Kod­ak Ala­ris wur­de das Pro­jekt erfolg­reich umge­setzt.

Vie­le Unter­neh­men, Behör­den, aber auch Kli­ni­ken ste­hen vor der Her­aus­for­de­rung, ihren Post­ein­gang zu digi­ta­li­sie­ren. Wer kennt sie nicht, die typi­schen Post­stel­len mit Wand­fä­chern, in denen die Post ein­sor­tiert wird. Auf­grund von zuneh­mend digi­ta­len Pro­zes­sen und auch neu­en fle­xi­blen Arbeits­wei­sen mit Home­of­fice-Mög­lich­kei­ten ist das nicht mehr zeit­ge­mäß. Aus die­sen Grün­den nahm auch das Kli­ni­kum Aschaf­fen­burg-Alzen­au die Digi­ta­li­sie­rung sei­ner Post­stel­le in Angriff. Kom­pe­ten­te Unter­stüt­zung erhielt es dabei vom Anbie­ter von Ver­sand- und Post­be­ar­bei­tungs­lö­sun­gen Pit­ney Bowes, der mit Bera­tung, Pla­nung, Instal­la­ti­on und Kon­fi­gu­ra­ti­on der Pro­zes­se bis hin zur Ein­wei­sung dem Kli­ni­kum zur Sei­te stand.

Das Kli­ni­kum Aschaf­fen­burg-Alzen­au erhält täg­lich etwa 300 Brie­fe, die durch­schnitt­lich aus drei bis fünf Blatt bestehen. Frü­her wur­den die­se, sofern der Adres­sat ein­deu­tig erkenn­bar war, manu­ell in Sta­pel sor­tiert, die anschlie­ßend in die ent­spre­chen­den Fächer in der Post­ein­gangs­stel­le ver­teilt wur­den. Etwa 100 Sen­dun­gen pro Tag muss­ten hän­disch geöff­net wer­den, um sie einem Adres­sa­ten zuzu­ord­nen. Dort wur­den sie dann von Mit­ar­bei­ten­den abge­holt und in die jewei­li­gen Abtei­lun­gen gebracht. Die­ser Pro­zess ist sehr zeit­auf­wen­dig und auf­grund der man­geln­den Digi­ta­li­sie­rung der Ein­gangs­post war die­se nur vor Ort und nicht im Home­of­fice ver­füg­bar, was die Bear­bei­tungs­zeit ver­zö­ger­te. Zwar sind ver­ein­zel­te Doku­men­te bereits dezen­tral gescannt wor­den, ein über­ge­ord­ne­ter und auto­ma­ti­sier­ter Work­flow für die Wei­ter­ga­be an Fol­ge­sys­te­me fehl­te jedoch bis­her.

Digi­ta­li­sie­rung der Ein­gangs­post mit Pit­ney Bowes und Kod­ak Ala­ris

Um die Bear­bei­tungs­zeit sowie die Ver­füg­bar­keit der Daten zu ver­bes­sern, wur­de eine Lösung gesucht, mit der die Ein­gangs­post digi­ta­li­siert und anschlie­ßend über auto­ma­ti­sier­te Work­flows ver­teilt wer­den kann. Eine Grund­vor­aus­set­zung war zudem die Mög­lich­keit einer Schnitt­stel­le zum bestehen­den digi­ta­len Archiv­sys­tem Pegasos Nexus-Mara­bu. Pit­ney Bowes mit sei­ner lang­jäh­ri­gen Erfah­rung in der Digi­ta­li­sie­rung von Post­stel­len emp­fahl den Scan­ner S3060f und die Erfas­sungs­lö­sung Cap­tu­re Pro von Kod­ak Ala­ris für die­ses Pro­jekt.

KODAK S3060f über­zeugt auf gan­zer Linie

Mit der Kom­bi­na­ti­on aus KODAK S3060f und KODAK Cap­tu­re Pro kön­nen die Mit­ar­bei­ten­den des Kli­ni­kums Aschaf­fen­burg-Alzen­au nun auch von zu Hau­se aus auf ihre Post zugrei­fen und die­se noch am sel­ben Tag bear­bei­ten. Der Scan­ner über­zeugt durch sei­ne her­vor­ra­gen­de Sta­pel­ver­ar­bei­tung, unab­hän­gig von Papier­ge­wicht oder ‑for­mat, und zieht auch klei­ne Bele­ge oder Kar­ten pro­blem­los ein. Dank Ultra­schall­tech­no­lo­gie wer­den Fehl- oder Dop­pel­ein­zü­ge sofort erkannt und der Ein­zug gestoppt, bevor es zu Papier­staus oder beschä­dig­ten Bele­gen kommt.

Dar­über hin­aus sorgt die inte­grier­te Per­fect Page-Bild­ver­ar­bei­tungs­tech­no­lo­gie auch bei schwie­ri­gen Vor­la­gen stets für bes­te Bild­qua­li­tät. Selbst zer­knit­ter­te oder blas­se Ori­gi­na­le wer­den ein­wand­frei wie­der­ge­ge­ben. Ins­ge­samt 30 hoch­mo­der­ne auto­ma­ti­sier­te Funk­tio­nen sor­gen für per­fek­te und stets gera­de Bil­der, ohne dabei auf Geschwin­dig­keit zu ver­zich­ten. Die her­vor­ra­gen­de Bild­qua­li­tät gewähr­leis­tet eine hohe Genau­ig­keit bei der opti­schen Zei­chen­er­ken­nung (OCR), die für das Wie­der­auf­fin­den von Doku­men­ten immens wich­tig ist. Für opti­ma­len Daten­schutz wer­den die Bild­da­tei­en nur auf einem tem­po­rä­ren Spei­cher im Scan­ner abge­legt und spä­tes­tens beim Aus­schal­ten gelöscht.

Pro­zes­se zuver­läs­sig auto­ma­ti­siert

KODAK Cap­tu­re Pro ist eine hoch­ent­wi­ckel­te Erfas­sungs­lö­sung, die Pro­zes­se zuver­läs­sig auto­ma­ti­siert. Dazu las­sen sich Scan­jobs vor­de­fi­nie­ren, sodass sich wie­der­keh­ren­de Rou­ti­ne­auf­ga­ben, auch mit mehr­stu­fi­gen Anfor­de­run­gen wie Datei­for­mat, Auf­lö­sung und Ziel­ord­ner, ein­fach per Maus­klick erle­di­gen las­sen. Dar­über hin­aus bie­tet die Lösung die Mög­lich­keit, die digi­ta­li­sier­ten For­mu­la­re zu klas­si­fi­zie­ren, zu extra­hie­ren und zu vali­die­ren sowie wei­ter­zu­lei­ten und in nach­ge­la­ger­te Sys­te­me zu inte­grie­ren. Aus­schlag­ge­bend für die Ent­schei­dung waren zum einen die ver­füg­ba­ren Schnitt­stel­len der Scan­lö­sung, die eine ein­fa­che Anbin­dung an bestehen­de Sys­te­me, wie das digi­ta­le Archiv­sys­tem Pegasos Nexus-Mara­bu, und damit auto­ma­ti­sier­te Work­flows ermög­li­chen. Dar­über hin­aus war auch die Fähig­keit, Meta­da­ten aus­le­sen zu kön­nen, ent­schei­dend für die Wahl.

Vie­le Vor­tei­le durch die Digi­ta­li­sie­rung des Post­ein­gangs

Die Digi­ta­li­sie­rung des Post­ein­gangs bringt bedeu­ten­de Vor­tei­le mit sich, allen vor­an, dass zeit­kri­ti­sche Doku­men­te wie bei­spiels­wei­se Labor­be­rich­te sofort zur Ver­fü­gung ste­hen, bis hin zur Zeit­er­spar­nis für die Sach­bearbeitenden. Ein wei­te­rer Plus­punkt ist die schnel­le Auf­find­bar­keit von Datei­en. Dar­über hin­aus kön­nen die Mit­ar­bei­ten­den den Post­ein­gang nun auch im Home­of­fice tages­ak­tu­ell bear­bei­ten, da er jeder­zeit digi­tal ver­füg­bar ist.

„Wir sind sehr zufrie­den mit dem emp­foh­le­nen KODAK Scan­ner, da er nicht nur ein­fach zu bedie­nen ist, son­dern außer­or­dent­lich zuver­läs­sig im Papier­hand­ling und bes­te Bild­qua­li­tät lie­fert. Beson­ders im kauf­män­nisch-tech­ni­schen Bereich konn­ten wir deut­li­che Pro­duk­ti­vi­täts­stei­ge­rung mit der digi­ta­len Post­stel­le erzie­len.“

Micha­el Aul­bach, Lei­ter Pati­en­ten­ad­mi­nis­tra­ti­on im Kli­ni­kum Aschaf­fen­burg

Zukunfts­si­che­ren Lösung

Last, but not least bie­tet der KODAK S3060f eine Rei­he von Sicher­heits­funk­tio­nen. Unter ande­rem wer­den die gescann­ten Daten sicher mit SLS-Ver­schlüs­se­lung über­tra­gen und auf dem Gerät ledig­lich auf einem tem­po­rä­ren Spei­cher gesi­chert, der sich spä­tes­tens beim Aus­schal­ten des Scan­ners voll­stän­dig löscht. KODAK Cap­tu­re Pro ist fle­xi­bel ska­lier­bar und kann somit mit stei­gen­den Volu­mi­na wach­sen, was es zu einer zukunfts­si­che­ren Lösung macht.

„Pit­ney Bowes hat uns nicht nur bes­tens bera­ten, son­dern auch bei der Umset­zung die­ses Pro­jekts kom­pe­tent unter­stützt“, berich­tet Micha­el Aul­bach, Lei­ter Pati­en­ten­ad­mi­nis­tra­ti­on im Kli­ni­kum Aschaf­fen­burg. „Wir sind sehr zufrie­den mit dem emp­foh­le­nen KODAK Scan­ner, da er nicht nur ein­fach zu bedie­nen ist, son­dern außer­or­dent­lich zuver­läs­sig im Papier­hand­ling und bes­te Bild­qua­li­tät lie­fert. Beson­ders im kauf­män­nisch-tech­ni­schen Bereich konn­ten wir deut­li­che Pro­duk­ti­vi­täts­stei­ge­rung mit der digi­ta­len Post­stel­le erzie­len.“

INFO

Die Scan­ner der KODAK S3000 Serie

Die KODAK S3000 Serie umfasst fol­gen­de Model­le: KODAK S3060, KODAK S3060f, KODAK S3100, KODAK S3100f, KODAK S3120 Max und KODAK S3140 Max. Die A3-Scan­ner unter­schei­den sich durch die Scan­ge­schwin­dig­keit von 60 Blatt/Minute bis hin zu 140 Blatt/Minute sowie durch das täg­li­che Scan­vo­lu­men von 25.000 Blatt bis hin zu 70.000 Blatt. Die Model­le KODAK S3060f und KODAK S3100f besit­zen ein inte­grier­tes Flach­bett.