E‑Rechnung wird Pflicht – mit ECM digi­ta­le Chan­cen ergrei­fen

All­mäh­lich läuft die Zeit von Rech­nun­gen auf Papier ab. Und auch sol­che im PDF-For­mat wer­den dem­nächst obso­let. Die Ablö­sung steht schon bereit, in Form der E‑Rechnung. So will es der Gesetz­ge­ber. Doch erst mit einer Enter­pri­se-Con­tent-Manage­ment-Lösung (ECM) wird der digi­ta­le Rech­nungs­ein­gang zum Game­ch­an­ger für den Work­flow im Unter­neh­men.

Bald ist es so weit. Ab 2025 tritt die Pflicht zur E‑Rechnung – kurz für elek­tro­ni­sche Rech­nung – in Kraft. Betrof­fen sind Unter­neh­men aller Grö­ßen und Bran­chen. Den Emp­fang ver­wei­gern dür­fen sie nicht.

Zwar dür­fen Rech­nungs­aus­stel­ler bis Ende 2026, für in den Jah­ren 2025 und 2026 aus­ge­führ­te inlän­di­sche B2B-Umsät­ze, wei­ter­hin Papier­rech­nun­gen ver­sen­den. Auch elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen, die nicht dem neu­en For­mat ent­spre­chen (zum Bei­spiel PDF-Datei­en), blei­ben in die­sem Zeit­raum zuläs­sig. Neu ist: Die E‑Rechnung erhält Vor­rang gegen­über der Papier­rech­nung, wes­halb alle Unter­neh­men ab dem 1. Janu­ar 2025 den Emp­fang, die Ver­ar­bei­tung und die revi­si­ons­si­che­re Archi­vie­rung der E‑Rechnung sicher­stel­len müs­sen.

Ver­sen­den der E‑Rechnung

Für das Ver­sen­den gibt es Über­gangs­re­ge­lun­gen bis Ende 2027: Sofern der Rech­nungs­aus­stel­ler einen Vor­jah­res­um­satz (2026) von maxi­mal 800.000 Euro erwirt­schaf­tet, dür­fen für im Jahr 2027 aus­ge­führ­te B2B-Umsät­ze wei­ter­hin Papier­rech­nun­gen über­mit­telt wer­den. Auch elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen, die nicht dem neu­en For­mat ent­spre­chen (bei­spiels­wei­se PDF-Datei­en), blei­ben in die­sem Zeit­raum zuläs­sig. Unter­neh­mer, deren Vor­jah­res­um­satz (2026) die Gren­ze von 800.000 EUR über­schrei­tet, haben zumin­dest noch die Mög­lich­keit, Rech­nun­gen aus­zu­stel­len, die mit­tels elek­tro­ni­schem Daten­aus­tausch (EDI-Ver­fah­ren) über­mit­telt wer­den. Dies gilt für Umsät­ze, die in den Jah­ren 2026 bzw. 2027 aus­ge­führt wur­den.

Ab 2028 sind die neu­en Anfor­de­run­gen an die E‑Rechnungen und ihre Über­mitt­lung dann zwin­gend von allen inlän­di­schen Unter­neh­men für Leis­tun­gen im Bereich der inlän­di­schen B2B-Umsät­ze ein­zu­hal­ten.

Für die­je­ni­gen Unter­neh­men, die mit öffent­li­chen Auf­trag­ge­bern arbei­ten, besteht bereits seit dem 27. Novem­ber 2020 die Pflicht zur E‑Rechnung, dort kommt die soge­nann­te XRech­nung zum Ein­satz. „Mit der XRech­nung haben die Behör­den einen neu­en Stan­dard für digi­ta­le Rech­nun­gen gesetzt“, erklärt Ste­fan Halup­ka, Busi­ness Unit Direc­tor ECM & ICT DACH bei TA Tri­umph-Adler.

Eine Rech­nung im PDF-For­mat ist kei­ne E‑Rechnung

Der­zeit gibt es in Deutsch­land zwei Stan­dards: die bereits erwähn­te XRech­nung, die im öffent­li­chen Auf­trags­we­sen bereits zum Ein­satz kommt, und das hybri­de ZUGFeRD-For­mat (Kom­bi­na­ti­on aus PDF-Doku­ment und XML-Datei). Eine per E‑Mail ver­sand­te Rech­nung im PDF-For­mat gilt ab 2025 nicht mehr als elek­tro­ni­sche Rech­nung. Der Grund: PDFs ent­spre­chen nicht der EU-Richt­li­nie 2014/55/EU zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung. Die­se ver­langt, dass die Wei­ter­ver­ar­bei­tung von digi­ta­len Doku­men­ten ohne manu­el­len oder tech­ni­schen Auf­wand erfolgt, was PDFs deut­lich über­for­dert. Bei der E‑Rechnung hin­ge­gen han­delt es sich um ein struk­tu­rier­tes Daten­for­mat, das sich auto­ma­tisch von Com­pu­ter­sys­te­men ver­ar­bei­ten lässt. Dies spart eine Men­ge manu­el­ler Arbeits­schrit­te.

Umstieg auf E‑Rechnung als Chan­ce: Effi­zi­en­te­re Work­flows mit ECM

„Die neue Rege­lung betrach­ten man­che als eine büro­kra­ti­sche Hür­de, doch sie stellt einen ech­ten Gewinn für Unter­neh­men dar“, meint Halup­ka. „Die Ein­füh­rung der Pflicht zur E‑Rechnung ist defi­ni­tiv ein Schritt in Rich­tung Digi­ta­li­sie­rung und Effi­zi­enz­stei­ge­rung.“ In der Tat bringt die E‑Rechnung vie­le Vor­tei­le mit sich. Neben Kos­ten­sen­kun­gen, schnel­le­ren Pro­zes­sen und Feh­ler­re­duk­ti­on sind Aspek­te wie Nach­hal­tig­keit, Trans­pa­renz und Nach­ver­folg­bar­keit sowie Rechts­si­cher­heit wei­te­re Vor­zü­ge (sie­he Info­kas­ten).

„Mit der rich­ti­gen Vor­be­rei­tung und der pas­sen­den Soft­ware lässt sich die Umstel­lung rei­bungs­los gestal­ten“, ist sich Halup­ka sicher. „Die Mög­lich­keit zum digi­ta­len Rech­nungs­ein­gang wird Pflicht zum 1. Janu­ar 2025, das digi­ta­le Rech­nungs­stel­len mit Über­gangs­fris­ten bald auch. Die­ser Anlass ist auch eine Chan­ce, um soft­ware­ge­stütz­te Work­flows im Unter­neh­men zu eta­blie­ren.“

Bei der Rech­nungs­ver­ar­bei­tung leis­ten ECM-Lösun­gen gute Diens­te. Sie über­neh­men das digi­ta­le Erfas­sen, Ver­wal­ten, Spei­chern, Bewah­ren und Bereit­stel­len von Doku­men­ten und lei­ten die­se auf indi­vi­du­ell fest­ge­leg­ten und hoch­gra­dig auto­ma­ti­sier­ten Work­flows durch das Unter­neh­men. 

„Rich­tig aus­spie­len kann der digi­ta­le Rech­nungs­ein­gang sei­ne Vor­tei­le immer erst in Ver­bin­dung mit einem ECM-Sys­tem, das den gesam­ten Work­flow steu­ert“, erör­tert Halup­ka. „Die ECM-Lösun­gen von TA Tri­umph-Adler unter­stüt­zen das For­mat XRech­nung voll­um­fäng­lich und lei­ten die digi­ta­len Rech­nun­gen direkt auf dem vor­ge­se­he­nen Work­flow wei­ter. Dabei macht die Soft­ware die maschi­nen­les­ba­ren Datei­en auch für Men­schen les­bar. ZUGFeRD-Rech­nun­gen wer­den eben­so pro­blem­los erkannt und auf den digi­ta­len Weg zum Bear­bei­ten und Frei­ge­ben gebracht.“ 

„Rich­tig aus­spie­len kann der digi­ta­le Rech­nungs­ein­gang sei­ne Vor­tei­le immer erst in Ver­bin­dung mit einem ECM-Sys­tem, das den gesam­ten Work­flow steu­ert“

Weil ECM-Sys­te­me modu­lar auf­ge­baut sind, sei es sinn­voll, das Doku­men­ten­ma­nage­ment, begin­nend mit einem Pilot­pro­jekt, schritt­wei­se zu digi­ta­li­sie­ren. „Für das Pilot­pro­jekt soll­te man den Bereich und den Pro­zess mit der größ­ten Wert­schöp­fung iden­ti­fi­zie­ren und damit anfan­gen“, emp­fiehlt Halup­ka. Auf­grund sei­ner zahl­rei­chen wie­der­keh­ren­den Abläu­fe und kla­ren Rah­men­be­din­gun­gen für das Hand­ling sei der Rech­nungs-Work­flow tat­säch­lich für vie­le Fir­men ein geeig­ne­ter Test­kan­di­dat, um den Umgang mit einem ECM-Sys­tem ken­nen­zu­ler­nen – bevor auch ande­re Abtei­lun­gen nach­zie­hen.

Fir­men haben dabei die Wahl, ob sie die ECM-Lösung ganz klas­sisch „On-Prem“ oder aus der Cloud zu nut­zen. TA Tri­umph-Adler ver­treibt bei­des. Mit dem ECM-Modul Rech­nungs­we­sen bie­tet TA Tri­umph-Adler eine On-Pre­mi­ses-Lösung an – das heißt, die Soft­ware wird auf der Hard­ware der Kun­den lokal betrie­ben. Der Vor­teil von On-Pre­mi­ses-ECM-Sys­te­men: Die digi­ta­len Work­flows sind hoch­gra­dig indi­vi­dua­li­sier­bar.

Bei einem Cloud-ECM, wie yuuvis RAD as a Ser­vice, ist der zusätz­li­che Vor­teil, dass sich der Kun­de nicht mehr um die IT-Infra­struk­tur des Sys­tems küm­mern muss. Der kom­plet­te Betrieb der Cloud-Lösung wird durch einen Dienst­leis­ter, wie TA Tri­umph-Adler, sicher­ge­stellt. So wird die haus­ei­ge­ne IT spür­bar ent­las­tet und muss kei­ne zeit­rau­ben­den War­tungs­auf­ga­ben durch­füh­ren. Die cloud­ba­sier­te Lösung von TA Tri­umph-Adler ver­fügt dar­über hin­aus über stan­dar­di­sier­te Work­flows spe­zi­ell für Rech­nungs­we­sen, Ver­trags­we­sen und Per­so­nal­we­sen, die sich eben­falls indi­vi­du­ell anpas­sen las­sen.

An der E‑Rechnung kommt dem­nächst kein Unter­neh­men vor­bei

Egal wel­che ECM-Lösung am Ende zum Ein­satz kommt: An digi­ta­li­sier­ten Rech­nungs­pro­zes­sen kommt zukünf­tig kein Unter­neh­men mehr vor­bei. ECM-Sys­te­me bie­ten Vor­tei­le über den Rech­nungs­pro­zess hin­aus und kön­nen eigen­stän­dig, aber auch beglei­tet von einem stra­te­gi­schen Part­ner, ein­ge­führt wer­den. Der Umstieg dar­auf bie­tet Fir­men somit die Chan­ce, ihre Work­flows ins­ge­samt effi­zi­en­ter auf­zu­stel­len. Im Rech­nungs­we­sen mit sei­nen zahl­rei­chen Fris­ten und Frei­ga­be­pro­zes­sen zeigt sich das beson­ders deut­lich: „Viel ‚Work‘ steht oft viel zu wenig ‚Flow‘ gegen­über“, fasst Halup­ka zusam­men. „Effi­zi­ent auf­ge­setzt wird der digi­ta­le Rech­nungs­ein­gang zum Game­ch­an­ger für das Work­flow-Manage­ment im Unter­neh­men.“

INFO

 Die Ein­füh­rung der Pflicht zur E‑Rechnung ist ein Schritt in Rich­tung Digi­ta­li­sie­rung und Effi­zi­enz­stei­ge­rung. Die Grün­de, war­um die Umstel­lung für Unter­neh­men sinn­voll ist, sind viel­fäl­tig:  

1. Kos­ten­sen­kung: Durch die Nut­zung von E‑Rechnungen kön­nen Unter­neh­men Kos­ten spa­ren. Papier, Dru­cker, Por­to und Lage­rung ent­fal­len. Der manu­el­le Auf­wand für das Erfas­sen und Bear­bei­ten von Rech­nun­gen wird mini­miert.  
2. Schnel­le­re Pro­zes­se: E‑Rechnungen ermög­li­chen eine schnel­le­re Rech­nungs­stel­lung und ‑ver­ar­bei­tung. Dies führt zu einer beschleu­nig­ten Zah­lungs­ab­wick­lung und ver­bes­sert somit die Liqui­di­tät von Unter­neh­men.  
3. Feh­ler­re­duk­ti­on: Auto­ma­ti­sier­te Pro­zes­se ver­rin­gern das Risi­ko mensch­li­cher Feh­ler. Dadurch wird die Feh­ler­quo­te bei der Rech­nungs­stel­lung und ‑bear­bei­tung redu­ziert, was zu einer höhe­ren Genau­ig­keit und Zuver­läs­sig­keit führt.  
4. Nach­hal­tig­keit: Die Umstel­lung auf E‑Rechnungen trägt zur Redu­zie­rung des Papier­ver­brauchs im Rah­men von Geschäfts­pro­zes­sen bei..  
5. Trans­pa­renz und Nach­ver­folg­bar­keit: E‑Rechnungen bie­ten eine bes­se­re Nach­ver­folg­bar­keit und Trans­pa­renz, da jedes Doku­ment digi­tal archi­viert und leicht zugäng­lich ist. 
6. Rechts­si­cher­heit: Die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung erfüllt die gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen und bie­tet höhe­re Sicher­heits­stan­dards.