Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse wird von den meisten Unternehmen als wesentlicher Effizienztreiber gesehen. Doch wie können Unternehmen die Digitalisierung von Papier-Dokumenten vorantreiben? Laut Hans Winter von CANON Deutschland ist ein Dokumentenscanner die beste Lösung.
Die Digitalisierung der Büroarbeit ist im vollen Gange – das sogenannte Digital Office auf dem Vormarsch. Laut Bitkom hat die Coronapandemie diesen Prozess noch einmal deutlich beschleunigt: Der plötzliche Umstieg auf mobiles Arbeiten und der Homeoffice-Trend sorgen dafür, dass die Geschäftsprozesse flexibler und mobiler, das heißt in der Regel papierlos, gestaltet werden müssen.
Die Entwicklungen sind in unserem Alltag zu sehen: Ob öffentliche Verwaltung, bei der die Steuerunterlagen nur noch elektronisch übermittelt werden, bis zu Versicherungen oder Arztpraxen, in denen Anfang des Jahres das E‑Rezept Einzug hielt: Geschäftsprozesse der Zukunft sind nicht mehr nur analog!
„Dokumentenscanner sind für Unternehmen jeder Größe geeignet, die ihre Geschäftsprozesse optimieren und ihre Effizienz steigern möchten. Insbesondere diejenigen, die mit einer großen Anzahl von Papierdokumenten arbeiten, können von einem Dokumentenscanner profitieren.“
Sales Manager Document Scanners & Wide Format bei CANON Deutschland
Aus diesem Grund suchen immer mehr Unternehmen nach Lösungen, Geschäftsunterlagen zu digitalisieren und Papierdokumente wie Belege oder Korrespondenzen in digitale CRM- oder Dokumentenmanagementsysteme zu überführen.
Ein Weg, um dies schnell und effizient zu tun, sind Dokumentenscanner. Im Gegensatz zu Multifunktionssystemen oder auch Flachbrettscannern lassen sich mit diesen Systemen unterschiedliche Formate schnell und in guter Qualität scannen.
Doch lohnt sich die Anschaffung eines Dokumentenscanners für Unternehmen? Hans Winter, Sales Manager Document Scanners & Wide Format bei CANON Deutschland, ist davon überzeugt, dass Dokumentenscanner eine wichtige Rolle im Digital Office spielen können: „Dokumentenscanner sind für Unternehmen jeder Größe geeignet, die ihre Geschäftsprozesse optimieren und ihre Effizienz steigern möchten. Insbesondere diejenigen, die mit einer großen Anzahl von Papierdokumenten arbeiten, können von einem Dokumentenscanner profitieren.“
Winter sieht vor allem den Faktor Zeit als wesentlichen Vorteil von Dokumentenscannern an. Durch die Einbindung entsprechender Scanner in den Arbeitsalltag ließen sich vor allem Dokumente unterschiedlichen Formats schnell erfassen.
„Rechnungen, Tankquittungen, Angebote, Verträge: Im Büroalltag gibt es nach wie vor zahlreiche Dokumente, die nur in Papierform und in unterschiedlichsten Formaten vorliegen. Das macht das Scannen mit herkömmlichen Multifunktionssystemen kompliziert“, erklärt der Experte.
Ein Dokumentenscanner sei dabei dank der kompakten Größe ideal für Homeoffices, Empfangsbereiche oder auch Büros, in denen jeden Tag unterschiedliche Dokumente gescannt werden, um diese in weiterführenden ERP-Systemen weiterzubearbeiten – sei es SAP oder in einer Software zur Rechnungsfreigabe.
Daher sieht Winter einen Dokumentenscanner als Teil der Prozesskette: Dokumentenscanner kämen nicht nur mit unterschiedlichen Vorlagenformaten zurecht, sondern bieten im Zusammenspiel mit der richtigen Software weitere Vorteile.
„Auch zerknitterte oder schwer lesbare Quittungen, können durch Dokumentenscanner in hoher Qualität gescannt werden. “, sagt Winter.
Beim Kauf sollte darauf geachtet werden, dass der Scanner beidseitig scannt – also über einen Duplex-Dokumenteneinzug verfügt und die Scangeschwindigkeit entsprechend hoch ist. So stellt man sicher, dass die Belege schnell und in guter Qualität vorliegen und sich direkt digital weiterverarbeiten lassen.
