Prozesse beschleunigen, alle Kosten im Blick behalten und die IT-Administration entlasten: Für das Landratsamt Bad Kissingen war das kein Ding der Unmöglichkeit. Im Gegenteil: Dank des richtigen Partners wurden hinsichtlich der Digitalisierung der Verwaltung alle Ziele erreicht.
Rund 100.000 Einwohnern stellt das Landratsamt Bad Kissingen als Verwaltung des gleichnamigen Landkreises im Norden des Regierungsbezirks Unterfranken ein umfassendes Spektrum an Dienstleistungen bereit. Diese stehen den BürgerInnen zunehmend digital zur Verfügung.
Ein wichtiges Anliegen des Landratsamts und seiner 400 Mitarbeitenden ist es, den BürgerInnen einen schnellen Service zu bieten, weshalb einem verlässlichen und effizienten Dokumentenmanagement eine zentrale Bedeutung zukommt. So wurde im Oktober 2022 beschlossen, die Druck- und Kopiersysteme zu erneuern und neue Softwarelösungen im Bereich Dokumentenmanagement zu implementieren. Es ging darum, die Prozesse zu beschleunigen, die Kosten im Blick zu behalten und die IT-Administration zu entlasten. Eine hohe Besucherfrequenz, entsprechend hohe Anforderungen an die Datensicherheit und der Austausch des Gerätefuhrparks im laufenden Betrieb stellten dabei die zu meisternden Herausforderungen dar.
Sorgfältig geprüft
Die im Rahmen einer Ausschreibung eingeholten Angebote prüfte Tobias Keßler, Sachgebietsleiter Hauptverwaltung und Beschaffung beim Landratsamt Bad Kissingen, sorgfältig. „Wir wussten, was wir wollten: Effizienz, Transparenz und guten Service“, schildert er. „Nun galt es nur noch, den richtigen Partner für unsere Ansprüche zu finden – das haben wir glücklicherweise geschafft“.
„Mit dem UTAX Vertriebspartner Meier Office & IT haben wir einen Partner an der Seite, der uns auf unserem Weg in die Digitalisierung begleitet.“
Tobias Keßler, Sachgebietsleiter Hauptverwaltung und Beschaffung beim Landratsamt Bad Kissingen
Foto: N. Bachmann
Digitalisierung der Verwaltung mit dem richtigen Partner
Die Entscheidung fiel auf das Angebot von Meier Office & IT aus Veitshöchheim. Der UTAX Vertriebspartner konnte mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis punkten und wurde im November 2022 zu einer Probestellung eingeladen. Er sollte bei einer Teststellung die Leistungsfähigkeit der Softwarelösung aQrate demonstrieren und von ihrer hohen Usability überzeugen. „Wir sind im Bereich der öffentlichen Verwaltung bereits ein erfahrener Partner“, erklärt Matthias Hofmann, Gebietsverkaufsleiter bei Meier Office & IT. „Gleichzeitig hat jedes Amt individuelle Bedürfnisse, für die wir gern eine genau passende Lösung finden – hierfür eignet sich aQrate von UTAX besonders gut.“
Die Teststellung war ein Erfolg. Noch im November beauftragte das Landratsamt Bad Kissingen Meier Office & IT mit der Ausstattung von 55 Druck- und Kopiersystemen (25 x 4008ci A3 color MFP und 30 x 357ci A4 color MFP) der Marke UTAX und der Implementierung der Softwarelösungen aQrate, ScannerVision und Fleet Manager. Rollout, Installation und Inbetriebnahme erfolgten im Februar 2023.
Kostentransparenz
„Der Rollout lief komplett reibungslos und es wurde in wenigen Stunden deutlich, dass die UTAX Drucksysteme und die Software-lösungen all das bieten, was wir brauchen: zum Beispiel Kostentransparenz und die Möglichkeit für das Rechnungswesen, die Nutzung der Systeme vollautomatisch über Kostenstellen abzurechnen. Auch die Erfüllung der Ansprüche der DSGVO, die den Einsatz von gemeinsam genutzten Scan- und Drucksystemen ohne Authentifizierung in der Praxis im Behördenumfeld unmöglich machen, ist sichergestellt“, berichtet Tobias Keßler. Gleichzeitig werde die IT- Administration durch die Automatisierung der Prozesse extrem entlastet. „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fühlten sich mit einer persönlichen Einweisung sofort gut abgeholt und konnten die neuen technischen Möglichkeiten gleich nutzen – das sorgte für eine hohe Akzeptanz für die neuen Systeme.“
Welche Bedeutung dieser Akzeptanz seitens der Anwender zukommt, betont Markus Müller, Vertriebsleiter UTAX Consulting & Solution Experts: „Eine hohe Usability und die Vermeidung von Mehrbelastung durch komplexe Bedienungsabläufe ist Voraussetzung dafür, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerne mit den neuen Systemen arbeiten.“
Dem Einsatz der UTAX Druck und Kopiersysteme im Zusammenspiel mit den Softwarelösungen aQrate, ScannerVision und Fleet Manager sind nun merkliche Effizienzgewinne zu verdanken. Erfolgte das Kostenmanagement bisher händisch, steht es dem Amt jetzt automatisiert zur Verfügung – dies ohne zusätzlichen Aufwand. Ferner finden weitere Prozessbeschleunigungen statt, etwa durch die automatisierte Benennung von Dokumenten, die intelligente Ablage in automatisiert generierten Ablagestrukturen sowie die Übergabe von Dokumenten in Fachverfahren oder ECM-Anwendungen.
Die hohe Anwenderfreundlichkeit hat reibungslose Abläufe im Geschäftsalltag zufolge, jeder User kann automatisiert lediglich auf die Funktionen zugreifen, die er für seine tägliche Arbeit braucht. „Power Usern“ hingegen stehen alle Funktionen uneingeschränkt weiter zur Verfügung. Aufgrund der Beschleunigung des User‑, des Scan‑, des Drucker- und des Treiber-Managements sowie des System-Rollouts durch Automatisierung ist die IT-Administration inzwischen in der Lage, sehr viel effizienter zu arbeiten.
Für erhöhte Transparenz sorgt die Print-Management-Software, die auf allen UTAX-MFPs und ‑Druckern im Landratsamt Bad Kissingen installiert ist. Sie liefert übersichtlich aufbereitete Daten für die verbrauchten Seitenanzahlen gleich pro Kostenstelle – mit mitarbeitervertretungskonformem Detailgrad. Diese Art des Reportings garantiert einen kontinuierlichen Überblick und vereinfacht die jährliche Auswertung. Die Zeitersparnis ist dabei erheblich. „Diese Transparenz ermöglicht es uns, Verbesserungspotenziale zu erkennen und umzusetzen“, erläutert Keßler. „Die konsequente Umsetzung des Authentifizierungsansatzes bringt durch weniger Fehldrucke Entlastungseffekte im Bereich Umweltschutz und Nachhaltigkeit mit sich. Das bedeutet: Wir vermeiden unnötige Drucke, benötigen weniger Energie, Papier und Toner und senken den CO2-Ausstoß sowie unsere Kosten.“
Und was ist mit Sicherheit?
Die Sicherheit der Dokumentenprozesse ist Sache von aQrate. Druckaufträge und die damit verbundenen Daten bleiben so lange verschlüsselt, bis der Nutzer sich am Ausgabesystem authentifiziert hat und den Druckvorgang auslöst. „Sicheres Drucken ist für uns als Behörde außerordentlich wichtig. Es gibt bei uns eine hohe Besucherfrequenz und teilweise stehen Multifunktionssysteme im Flur. Wir müssen sicherstellen, dass niemand sensible Daten sehen kann“, betont Tobias Keßler. Die Authentifizierung erfolgt über zwei Wege: durch eine geheime PIN oder per RFID-Chip im Transponder, der auch Zeiterfassung und Zutrittskontrolle steuert.
„Die Qualität ist kontinuierlich hoch – im Bereich Drucken und Software, beim Thema Sicherheit und im Service“, erklärt Tobias Keßler. Der Einsatz der UTAX Druck- und Kopiersysteme sorge für ein einheitliches Qualitätsbild. So ermöglicht beispielsweise im Bereich der Scanprozesse die nahtlos eingebettete Scan-Workflow-Lösung ScannerVision eine vollautomatisierte Optimierung der Dokumentengröße, standardisierte Qualität und Auflösung sowie die verbindliche Entfernung von Leerseiten. Die Software bietet alle Möglichkeiten, das Dokumentenmanagement auf den individuellen Bedarf hin anzupassen. Aber auch die Qualität der Hardware und der Ausdrucke werde durch automatisiertes, konsequentes Monitoring über das Meier Fleet Management gewährleistet: „Und wenn es doch einmal ein Problem gibt, ist der Service schnell und verlässlich zur Stelle“, sagt Keßler. „Außerdem werden wir nun automatisch mit Verbrauchsmaterialien versorgt. Der Toner wird für jedes System direkt just in time dorthin geliefert, wo er gebraucht wird.“
„Digitalisierung ist für uns als Behörde ein wichtiges Thema. Wir wollen unseren Bürgerinnen und Bürgern maximalen Service bieten und ihnen viele Dienstleistungen in elektronischer Form zur Verfügung stellen“, bringt es Tobias Keßler auf den Punkt. „Wir freuen uns sehr, dass wir mit dem UTAX Vertriebspartner Meier Office & IT einen Partner an unserer Seite haben, der uns auf unserem Weg in die Digitalisierung begleitet – und mit dessen Lösungen wir diesen Weg erfolgreich gestalten können.“
Meier Office & IT
Meier Office & IT steht seinen Kunden seit mehr als 20 Jahren in allen Belangen rund um die Themen Bürotechnik, Bürokommunikation sowie Präsentationstechnik und Konferenzräume zur Seite. Das Unternehmen setzt auf die kompetente Beratung durch seine Produktspezialisten sowie auf Systeme und Lösungen führender Hersteller.
Foto: Meier Office & IT
Beitragsbild: Landratsamt Bad Kissingen
