Unwirtschaftliche Abläufe identifizieren und durch schlanke, schnelle und effiziente Workflows ablösen – dies, ohne dass Sicherheit und Nachhaltigkeit auf der Strecke bleiben: So meistern Unternehmen den digitalen Wandel.
Daten und Informationen gehören zu den wichtigsten Gütern eines Unternehmens und bilden eine wesentliche Grundlage für aktuelle und künftige Geschäftserfolge. Fehlen sie dagegen oder werden nur schleppend bereitgestellt, kommt es zu gefährlichen Leistungseinbußen.
Somit ist ein gut funktionierender Umgang mit betriebskritischem Wissen unabdingbar. Er steigert Arbeitseffizienz und Qualität spürbar und stellt einen realen Wettbewerbsvorteil dar. „Es ist von zentraler Bedeutung, Informationsprozesse in Unternehmen nachhaltig, sicher und schnell zu gestalten. Damit das funktioniert, bietet die Kyocera-Gruppe alles aus einer Hand – also vom Posteingang bis zum digitalen Archiv“, schildert Dietmar Nick, CEO von Kyocera Document Solutions Deutschland. „Das ist die Quintessenz unseres Leistungsversprechens ‚making information faster‘.“
„Wir verfügen über ein breites Lösungsportfolio rund um den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten – angefangen vom Posteingang und vom Digitalisieren von Informationen über das Dokumentenmanagement bis hin zum Drucken oder Archivieren.“
Dietmar Nick, CEO von Kyocera Document Solutions Deutschland
In der Poststelle fängt alles an: Dort kommen in der Regel Dokumente unterschiedlichster Art an. Diese gilt es, manuell zu sortieren und einzelnen Fachabteilungen zuzuordnen. Idealerweise wird analoge Eingangspost über Capture-Workflows erfasst und mit E‑Mails zu einem zentralen digitalen Posteingang verbunden.
„Bei der automatisierten Erfassung, Validierung und Verteilung von eingehender Geschäftskorrespondenz leistet die von der Kyocera-Tochter ALOS eigenentwickelte Scanworkflow-Lösung ALOS Scan gute Dienste“, sagt Nick. „Die Lösung wird kontinuierlich weiterentwickelt. Dabei legen wir einen Schwerpunkt auf intuitive und moderne Benutzerführung, wodurch das Digitalisieren von Papierdokumenten vereinfacht, verbessert und beschleunigt wird.“ Weitere Vorteile der Software sind der Verzicht auf Volumenbegrenzung in der Belegmenge sowie Scannerklassifizierung, was eine Anbindung nahezu aller Beleg-Scanner zulässt.
Effiziente Workflows einführen
Unternehmen, die effiziente Workflows einführen wollen, kommen nicht um die Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) herum. „Sämtliche Dokumente, die ins Unternehmen kommen, werden über digitale Dokumentenmanagementsysteme verwaltet und die zugehörigen Prozesse automatisiert angestoßen. Solche Lösungen sollten zu den Bedürfnissen des Unternehmens passen und die Prozesse nicht nur digital abbilden, sondern auch zusammenführen und optimieren sowie einfach implementierbar sein“, beschreibt Nick. „Gerade in mittelständischen Unternehmen bieten sich standardisierte Lösungen an, die flexibel skalierbar sind und sich gut an die individuellen Anforderungen und Prozesse anpassen lassen. Im Bereich digitale DMS stehen für uns der Kyocera Workflow Manager als Vor-Ort-Installation und der Kyocera Cloud Information Manager als cloudbasierte Lösung im Mittelpunkt.“
Modulare Lösung
Der Kyocera Workflow Manager – eine DMS-Lösung, die speziell auf den Mittelstand ausgerichtet ist – setzt auf vorkonfigurierte Module, die sich an Verwaltungseinheiten und Geschäftsprozesse anlehnen: Posteingang, Lieferanten- und Kundenmanagement sowie die digitale Personalverwaltung sind die wichtigsten. Hinzu kommen Vorlagen, Verträge und ein Bereich für sonstige Dokumente. Die Funktionalitäten der Lösung lassen sich individuell zusammenstellen. Kunden können beispielsweise nur das Modul Vertragsmanagement nutzen, das Unternehmen dabei unterstützt, Verträge revisionssicher abzulegen, sie schnell aufzurufen und sich an Fristen erinnern zu lassen. Dank des modularen Aufbaus erfolgen Einführung und Migration der Bestandsdaten abteilungsweise, wodurch sich das Tagesgeschäft reibungslos gestaltet. Eine intuitive und einfache Nutzbarkeit des Systems stellt sicher, dass es sich auch in der Unternehmenspraxis bewährt.
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Nach der Verarbeitung der Informationen im DMS, müssen Dokumente so archiviert werden, dass sie jederzeit schnell auffindbar und zugänglich sind. Die sofortige Verfügbarkeit des benötigten Wissens beschleunigt die Arbeitsprozesse erheblich. Zum Beispiel verbessert sich die Qualität des Kunden-Service, wenn auf Knopfdruck alle Kundeninformationen wie Aufträge, Rechnungen oder Schriftverkehr zur Verfügung stehen und sich somit alle Kundenfragen unabhängig von Zeit und Ort zügig und ausführlich beantworten lassen. Auch lassen sich Entscheidungen schneller treffen, wenn alle Informationen schnell zu Hand sind. Dadurch ergibt sich für Unternehmen ein klarer Wettbewerbsvorteil.
Vor dem Hintergrund hybrider Arbeitsweisen, ist es von zunehmender Wichtigkeit, diesen Zugriff auf benötigte Informationen von überall aus zu gewähren. „Kyocera setzt einen Fokus auf Mobilität und ermöglicht mit dem Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) den schnellen und sicheren Zugang zu Geschäftsdokumenten über einen Webbrowser“, erörtert Nick. „Die KCIM-Lösung speichert Dokumente auf einem verschlüsselten Server, auf den nur Benutzer mit ihren Anmeldedaten zugreifen können.“ Administratoren erlaubt es KCIM, den Zugriff nach Dokumenten- oder Benutzerkategorien zu verwalten.“
Scan-Workflow-Experten
Doch Digitalisierung hin oder her, viele Unternehmen verfügen immer noch über klassische Papierarchive mit unzähligen Akten. Um diese Hürde zu nehmen, bietet Kyocera nun gemeinsam mit den Scan-Workflow-Experten der ALOS GmbH sowie lokalen Fachhandelspartnern in ganz Deutschland Scan-Services für Unternehmen an. Aktenordner mit Dokumenten bis zum A3-Format werden in einem zertifizierten Scan-Zentrum kontrolliert, aufbereitet und digitalisiert bereitgestellt – auf Wunsch auch direkt in der Cloud.
Dadurch können Betriebe bei der Aufbewahrung von Informationen deutlich an Platz und Budget sparen – und an Flexibilität gewinnen. „Mit diesem Service bieten wir Unternehmen eine unkomplizierte und schnell umsetzbare Möglichkeit für die qualitativ hochwertige Digitalisierung ihrer Papierarchive, die auf vertrauensvollen Partnerschaften aufbaut “, sagt Nick.
Durch die Bereitstellung eines Transfervermerks gemäß den Vorgaben des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) für die Technische Richtlinie BSI TR-03138 „Ersetzendes Scannen (RESISCAN)“ stellt der Service von Kyocera zudem die Weichen für die rechtssichere Digitalisierung. Denn durch die so zertifizierten Scans ist eine redundante Archivierung der ursprünglichen Papierakten nicht mehr erforderlich. Mit den im Transfervermerk enthaltenen Informationen lassen sich alle Schritte des Scan-Prozesses detailliert nachverfolgen, wodurch ein Ersatz der Papieroriginale durch die gescannten elektronischen Kopien rechtskonform ist.
Digitale Workflows stellen nicht nur einen deutlichen Effizienzgewinn dar. Sie leisten zudem einen erheblichen Beitrag zur Nachhaltigkeit. So wird in Unternehmen heute immer weniger gedruckt. Doch wenn gedruckt werden muss, sollte dies möglichst umweltfreundlich geschehen. Die bewährte ECOSYS-Technologie ermöglicht ressourcenschonendes Drucken und Kopieren. Interessant: Dabei wird nicht nur die Umwelt entlastet, sondern dank der geringen Betriebskosten auch das Budget geschont. Bei ECOSYS-Systemen muss lediglich Toner als Verbrauchsmaterial nachgefüllt werden. Die Fotoleitertrommel ist in der Regel für die gesamte Einsatzzeit des Druckers ausgelegt. Daher ist, anders als bei herkömmlichen Verfahren, kein kompletter Austausch der Kartusche erforderlich. Das Ergebnis sind niedrige Folgekosten.
Auf ECOSYS-Technologie basierende Systeme reduzieren im Vergleich zu konventionellen Druckverfahren die entstehenden Abfallmengen um bis zu 75 Prozent.
Überhaupt unterstützt Kyocera Unternehmenskunden bereits seit längerer Zeit dabei, Dokumentenprozesse nicht nur effektiver und sicherer, sondern auch nachhaltiger zu gestalten. „Bei Kyocera Document Solutions gehen Ökonomie und Ökologie Hand in Hand“, betont Nick. „Beispielsweise bieten wir unseren in Deutschland vertriebenen Toner seit mehr als zehn Jahren klimafreundlich an. Dazu investieren wir in Höhe der Treibhausgase, die bei Rohstoffgenerierung, Produktion, Transport und Verwertung entstehen, in zertifizierte Klimaschutzprojekte.“
Die über 30-jährige Partnerschaft mit der Deutschen Umwelthilfe (DUH) ist die längste Kooperation der DUH-Geschichte mit einem Wirtschaftsunternehmen und auch beim B.A.U.M. e. V. engagiert man sich seit mehr als 20 Jahren. Dieses intensive Umweltengagement brachte Kyocera zahlreiche Auszeichnungen. Ein zentrales Element unter Umweltaspekten ist außerdem der Verzicht auf Styroporschäume bei Verpackungen. Und schließlich gehört zu der ökologischen Produktverantwortung des Unternehmens auch die Rücknahme von Verpackungs- und Verbrauchsmaterialien. So stellt ein kostenfreies Entsorgungssystem eine sachgemäße Entsorgung sicher.
Drucken unter SAP
All denjenigen, die mit SAP arbeiten, leistet Kyocera auch Unterstützung. Denn das Drucken unter SAP bringt oft einige Herausforderungen mit sich. Setzt man dabei etwa ausschließlich auf die Druckfunktionalitäten des Betriebssystems, schnellt die dafür in Anspruch genommene Rechenzeit in die Höhe. Die CPU-Belastung steigt, die SAP-Performance sinkt. Beim Helpdesk häufen sich die Anrufe aufgrund fehlender Statusmeldungen zu den Druckaufträgen. Vermehrtes Drucken von Dokumenten lässt die Druckkosten steigen und die Mitarbeiterproduktivität schwinden.
Doch ein solches Horrorszenario muss erst gar nicht entstehen. „Insbesondere in Unternehmen, in denen sich viele unterschiedliche Drucker an verschiedenen Standorten befinden, empfiehlt es sich, für das Drucken unter SAP auf eine professionelle Outputmanagement-Lösung zurückzugreifen“, erklärt Nick. „Nur so lässt sich die nötige Transparenz über die Druckprozesse schaffen. Vor allem wird es dadurch möglich, Fehler zu identifizieren oder gar zu vermeiden.
So erlaubt es PrinTaurus for SAP der Kyocera-Tochter AKI, SAP-Druckserver effektiv zu verwalten und zu überwachen. Viele manuelle Tätigkeiten wie etwa Druckerwarteschlangenanlage, Treiberkonfiguration oder Servereinstellungen lassen sich vollständig oder zum Teil automatisieren. Im Fokus stehen eine einfache Bedienbarkeit und die Übersicht über die gesamte Druckinfrastruktur. Die SAP-Basis-Administratoren können druckrelevante Objekte ebenfalls über die grafische Benutzeroberfläche in den SAP-Systemen anlegen und verwalten – ein direkter Zugriff auf das SAP-System ist dazu nicht mehr notwendig. Last, but not least: Durch die verschlüsselte Übertragung der Ausgabeaufträge ist eine maximale Sicherheit gewährleistet.
„Es ist von zentraler Bedeutung, Informationsprozesse in Unternehmen nachhaltig, sicher und schnell zu gestalten. Damit das funktioniert, bietet die Kyocera-Gruppe alles aus einer Hand. Das ist die Quintessenz unseres Leistungsversprechens ‚making information faster‘.“
Dietmar Nick, CEO von Kyocera Document Solutions Deutschland
Breites Lösungsportfolio für optimierte Workflows
„Spricht man über Kyocera, denken die meisten lediglich an Drucker und Kopierer. Doch in den vergangenen 20 Jahren haben wir uns immens weiterentwickelt“, bringt es Nick auf den Punkt. „Wir bieten ein breites Lösungsportfolio für den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten – angefangen vom Posteingang und vom Digitalisieren von Informationen über das Dokumentenmanagement bis hin zum Drucken oder Archivieren. Mit uns gestalten unsere Kunden ihre Informationsprozesse rundum zukunftssicher.“
