So brin­gen Sie ihre Work­flows auf Vor­der­mann

Unwirt­schaft­li­che Abläu­fe iden­ti­fi­zie­ren und durch schlan­ke, schnel­le und effi­zi­en­te Work­flows ablö­sen – dies, ohne dass Sicher­heit und Nach­hal­tig­keit auf der Stre­cke blei­ben: So meis­tern Unter­neh­men den digi­ta­len Wan­del.

Daten und Infor­ma­tio­nen gehö­ren zu den wich­tigs­ten Gütern eines Unter­neh­mens und bil­den eine wesent­li­che Grund­la­ge für aktu­el­le und künf­ti­ge Geschäfts­er­fol­ge. Feh­len sie dage­gen oder wer­den nur schlep­pend bereit­ge­stellt, kommt es zu gefähr­li­chen Leis­tungs­ein­bu­ßen.

Somit ist ein gut funk­tio­nie­ren­der Umgang mit betriebs­kri­ti­schem Wis­sen unab­ding­bar. Er stei­gert Arbeits­ef­fi­zi­enz und Qua­li­tät spür­bar und stellt einen rea­len Wett­be­werbs­vor­teil dar. „Es ist von zen­tra­ler Bedeu­tung, Infor­ma­ti­ons­pro­zes­se in Unter­neh­men nach­hal­tig, sicher und schnell zu gestal­ten. Damit das funk­tio­niert, bie­tet die Kyo­cera-Grup­pe alles aus einer Hand – also vom Post­ein­gang bis zum digi­ta­len Archiv“, schil­dert Diet­mar Nick, CEO von Kyo­cera Docu­ment Solu­ti­ons Deutsch­land. „Das ist die Quint­essenz unse­res Leis­tungs­ver­spre­chens ‚making infor­ma­ti­on fas­ter‘.“

In der Post­stel­le fängt alles an: Dort kom­men in der Regel Doku­men­te unter­schied­lichs­ter Art an. Die­se gilt es, manu­ell zu sor­tie­ren und ein­zel­nen Fach­ab­tei­lun­gen zuzu­ord­nen. Idea­ler­wei­se wird ana­lo­ge Ein­gangs­post über Cap­tu­re-Work­flows erfasst und mit E‑Mails zu einem zen­tra­len digi­ta­len Post­ein­gang ver­bun­den.

„Bei der auto­ma­ti­sier­ten Erfas­sung, Vali­die­rung und Ver­tei­lung von ein­ge­hen­der Geschäfts­kor­re­spon­denz leis­tet die von der Kyo­cera-Toch­ter ALOS eigen­ent­wi­ckel­te Scan­work­flow-Lösung ALOS Scan gute Diens­te“, sagt Nick. „Die Lösung wird kon­ti­nu­ier­lich wei­ter­ent­wi­ckelt. Dabei legen wir einen Schwer­punkt auf intui­ti­ve und moder­ne Benut­zer­füh­rung, wodurch das Digi­ta­li­sie­ren von Papier­do­ku­men­ten ver­ein­facht, ver­bes­sert und beschleu­nigt wird.“ Wei­te­re Vor­tei­le der Soft­ware sind der Ver­zicht auf Volu­men­be­gren­zung in der Beleg­men­ge sowie Scan­ner­klas­si­fi­zie­rung, was eine Anbin­dung nahe­zu aller Beleg-Scan­ner zulässt.

Effi­zi­en­te Work­flows ein­füh­ren

Unter­neh­men, die effi­zi­en­te Work­flows ein­füh­ren wol­len, kom­men nicht um die Imple­men­tie­rung eines digi­ta­len Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tems (DMS) her­um. „Sämt­li­che Doku­men­te, die ins Unter­neh­men kom­men, wer­den über digi­ta­le Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­te­me ver­wal­tet und die zuge­hö­ri­gen Pro­zes­se auto­ma­ti­siert ange­sto­ßen. Sol­che Lösun­gen soll­ten zu den Bedürf­nis­sen des Unter­neh­mens pas­sen und die Pro­zes­se nicht nur digi­tal abbil­den, son­dern auch zusam­men­füh­ren und opti­mie­ren sowie ein­fach imple­men­tier­bar sein“, beschreibt Nick. „Gera­de in mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men bie­ten sich stan­dar­di­sier­te Lösun­gen an, die fle­xi­bel ska­lier­bar sind und sich gut an die indi­vi­du­el­len Anfor­de­run­gen und Pro­zes­se anpas­sen las­sen. Im Bereich digi­ta­le DMS ste­hen für uns der Kyo­cera Work­flow Mana­ger als Vor-Ort-Instal­la­ti­on und der Kyo­cera Cloud Infor­ma­ti­on Mana­ger als cloud­ba­sier­te Lösung im Mit­tel­punkt.“

Modu­la­re Lösung

Der Kyo­cera Work­flow Mana­ger – eine DMS-Lösung, die spe­zi­ell auf den Mit­tel­stand aus­ge­rich­tet ist – setzt auf vor­kon­fi­gu­rier­te Modu­le, die sich an Ver­wal­tungs­ein­hei­ten und Geschäfts­pro­zes­se anleh­nen: Post­ein­gang, Lie­fe­ran­ten- und Kun­den­ma­nage­ment sowie die digi­ta­le Per­so­nal­ver­wal­tung sind die wich­tigs­ten. Hin­zu kom­men Vor­la­gen, Ver­trä­ge und ein Bereich für sons­ti­ge Doku­men­te. Die Funk­tio­na­li­tä­ten der Lösung las­sen sich indi­vi­du­ell zusam­men­stel­len. Kun­den kön­nen bei­spiels­wei­se nur das Modul Ver­trags­ma­nage­ment nut­zen, das Unter­neh­men dabei unter­stützt, Ver­trä­ge revi­si­ons­si­cher abzu­le­gen, sie schnell auf­zu­ru­fen und sich an Fris­ten erin­nern zu las­sen. Dank des modu­la­ren Auf­baus erfol­gen Ein­füh­rung und Migra­ti­on der Bestands­da­ten abtei­lungs­wei­se, wodurch sich das Tages­ge­schäft rei­bungs­los gestal­tet. Eine intui­ti­ve und ein­fa­che Nutz­bar­keit des Sys­tems stellt sicher, dass es sich auch in der Unter­neh­mens­pra­xis bewährt.

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Mehr Infor­ma­tio­nen

Inhalt ent­sper­ren Erfor­der­li­chen Ser­vice akzep­tie­ren und Inhal­te ent­sper­ren

Nach der Ver­ar­bei­tung der Infor­ma­tio­nen im DMS, müs­sen Doku­men­te so archi­viert wer­den, dass sie jeder­zeit schnell auf­find­bar und zugäng­lich sind. Die sofor­ti­ge Ver­füg­bar­keit des benö­tig­ten Wis­sens beschleu­nigt die Arbeits­pro­zes­se erheb­lich. Zum Bei­spiel ver­bes­sert sich die Qua­li­tät des Kun­den-Ser­vice, wenn auf Knopf­druck alle Kun­den­in­for­ma­tio­nen wie Auf­trä­ge, Rech­nun­gen oder Schrift­ver­kehr zur Ver­fü­gung ste­hen und sich somit alle Kun­den­fra­gen unab­hän­gig von Zeit und Ort zügig und aus­führ­lich beant­wor­ten las­sen. Auch las­sen sich Ent­schei­dun­gen schnel­ler tref­fen, wenn alle Infor­ma­tio­nen schnell zu Hand sind. Dadurch ergibt sich für Unter­neh­men ein kla­rer Wett­be­werbs­vor­teil.

Vor dem Hin­ter­grund hybri­der Arbeits­wei­sen, ist es von zuneh­men­der Wich­tig­keit, die­sen Zugriff auf benö­tig­te Infor­ma­tio­nen von über­all aus zu gewäh­ren. „Kyo­cera setzt einen Fokus auf Mobi­li­tät und ermög­licht mit dem Kyo­cera Cloud Infor­ma­ti­on Mana­ger (KCIM) den schnel­len und siche­ren Zugang zu Geschäfts­do­ku­men­ten über einen Web­brow­ser“, erör­tert Nick. „Die KCIM-Lösung spei­chert Doku­men­te auf einem ver­schlüs­sel­ten Ser­ver, auf den nur Benut­zer mit ihren Anmel­de­da­ten zugrei­fen kön­nen.“ Admi­nis­tra­to­ren erlaubt es KCIM, den Zugriff nach Doku­men­ten- oder Benut­zer­ka­te­go­rien zu ver­wal­ten.“

Scan-Work­flow-Exper­ten

Doch Digi­ta­li­sie­rung hin oder her, vie­le Unter­neh­men ver­fü­gen immer noch über klas­si­sche Papier­ar­chi­ve mit unzäh­li­gen Akten. Um die­se Hür­de zu neh­men, bie­tet Kyo­cera nun gemein­sam mit den Scan-Work­flow-Exper­ten der ALOS GmbH sowie loka­len Fach­han­dels­part­nern in ganz Deutsch­land Scan-Ser­vices für Unter­neh­men an. Akten­ord­ner mit Doku­men­ten bis zum A3-For­mat wer­den in einem zer­ti­fi­zier­ten Scan-Zen­trum kon­trol­liert, auf­be­rei­tet und digi­ta­li­siert bereit­ge­stellt – auf Wunsch auch direkt in der Cloud.

Dadurch kön­nen Betrie­be bei der Auf­be­wah­rung von Infor­ma­tio­nen deut­lich an Platz und Bud­get spa­ren – und an Fle­xi­bi­li­tät gewin­nen. „Mit die­sem Ser­vice bie­ten wir Unter­neh­men eine unkom­pli­zier­te und schnell umsetz­ba­re Mög­lich­keit für die qua­li­ta­tiv hoch­wer­ti­ge Digi­ta­li­sie­rung ihrer Papier­ar­chi­ve, die auf ver­trau­ens­vol­len Part­ner­schaf­ten auf­baut “, sagt Nick.

Durch die Bereit­stel­lung eines Trans­fer­ver­merks gemäß den Vor­ga­ben des Bun­des­amts für Sicher­heit in der Infor­ma­ti­ons­tech­nik (BSI) für die Tech­ni­sche Richt­li­nie BSI TR-03138 „Erset­zen­des Scan­nen (RESISCAN)“ stellt der Ser­vice von Kyo­cera zudem die Wei­chen für die rechts­si­che­re Digi­ta­li­sie­rung. Denn durch die so zer­ti­fi­zier­ten Scans ist eine red­un­dan­te Archi­vie­rung der ursprüng­li­chen Papier­ak­ten nicht mehr erfor­der­lich. Mit den im Trans­fer­ver­merk ent­hal­te­nen Infor­ma­tio­nen las­sen sich alle Schrit­te des Scan-Pro­zes­ses detail­liert nach­ver­fol­gen, wodurch ein Ersatz der Papier­ori­gi­na­le durch die gescann­ten elek­tro­ni­schen Kopien rechts­kon­form ist.

Digi­ta­le Work­flows stel­len nicht nur einen deut­li­chen Effi­zi­enz­ge­winn dar. Sie leis­ten zudem einen erheb­li­chen Bei­trag zur Nach­hal­tig­keit. So wird in Unter­neh­men heu­te immer weni­ger gedruckt. Doch wenn gedruckt wer­den muss, soll­te dies mög­lichst umwelt­freund­lich gesche­hen. Die bewähr­te ECO­SYS-Tech­no­lo­gie ermög­licht res­sour­cen­scho­nen­des Dru­cken und Kopie­ren. Inter­es­sant: Dabei wird nicht nur die Umwelt ent­las­tet, son­dern dank der gerin­gen Betriebs­kos­ten auch das Bud­get geschont. Bei ECO­SYS-Sys­te­men muss ledig­lich Toner als Ver­brauchs­ma­te­ri­al nach­ge­füllt wer­den. Die Foto­lei­ter­trom­mel ist in der Regel für die gesam­te Ein­satz­zeit des Dru­ckers aus­ge­legt. Daher ist, anders als bei her­kömm­li­chen Ver­fah­ren, kein kom­plet­ter Aus­tausch der Kar­tu­sche erfor­der­lich. Das Ergeb­nis sind nied­ri­ge Fol­ge­kos­ten.

Auf ECO­SYS-Tech­no­lo­gie basie­ren­de Sys­te­me redu­zie­ren im Ver­gleich zu kon­ven­tio­nel­len Druck­ver­fah­ren die ent­ste­hen­den Abfall­men­gen um bis zu 75 Pro­zent.

Über­haupt unter­stützt Kyo­cera Unter­neh­mens­kun­den bereits seit län­ge­rer Zeit dabei, Doku­men­ten­pro­zes­se nicht nur effek­ti­ver und siche­rer, son­dern auch nach­hal­ti­ger zu gestal­ten. „Bei Kyo­cera Docu­ment Solu­ti­ons gehen Öko­no­mie und Öko­lo­gie Hand in Hand“, betont Nick. „Bei­spiels­wei­se bie­ten wir unse­ren in Deutsch­land ver­trie­be­nen Toner seit mehr als zehn Jah­ren kli­ma­freund­lich an. Dazu inves­tie­ren wir in Höhe der Treib­haus­ga­se, die bei Roh­stoff­ge­ne­rie­rung, Pro­duk­ti­on, Trans­port und Ver­wer­tung ent­ste­hen, in zer­ti­fi­zier­te Kli­ma­schutz­pro­jek­te.“

Die über 30-jäh­ri­ge Part­ner­schaft mit der Deut­schen Umwelt­hil­fe (DUH) ist die längs­te Koope­ra­ti­on der DUH-Geschich­te mit einem Wirt­schafts­un­ter­neh­men und auch beim B.A.U.M. e. V. enga­giert man sich seit mehr als 20 Jah­ren. Die­ses inten­si­ve Umwelt­enga­ge­ment brach­te Kyo­cera zahl­rei­che Aus­zeich­nun­gen. Ein zen­tra­les Ele­ment unter Umwelt­aspek­ten ist außer­dem der Ver­zicht auf Sty­ro­por­schäu­me bei Ver­pa­ckun­gen. Und schließ­lich gehört zu der öko­lo­gi­schen Pro­dukt­ver­ant­wor­tung des Unter­neh­mens auch die Rück­nah­me von Ver­pa­ckungs- und Ver­brauchs­ma­te­ria­li­en. So stellt ein kos­ten­frei­es Ent­sor­gungs­sys­tem eine sach­ge­mä­ße Ent­sor­gung sicher.

Dru­cken unter SAP

All den­je­ni­gen, die mit SAP arbei­ten, leis­tet Kyo­cera auch Unter­stüt­zung. Denn das Dru­cken unter SAP bringt oft eini­ge Her­aus­for­de­run­gen mit sich. Setzt man dabei etwa aus­schließ­lich auf die Druck­funk­tio­na­li­tä­ten des Betriebs­sys­tems, schnellt die dafür in Anspruch genom­me­ne Rechen­zeit in die Höhe. Die CPU-Belas­tung steigt, die SAP-Per­for­mance sinkt. Beim Help­desk häu­fen sich die Anru­fe auf­grund feh­len­der Sta­tus­mel­dun­gen zu den Druck­auf­trä­gen. Ver­mehr­tes Dru­cken von Doku­men­ten lässt die Druck­kos­ten stei­gen und die Mit­ar­bei­ter­pro­duk­ti­vi­tät schwin­den.

Doch ein sol­ches Hor­ror­sze­na­rio muss erst gar nicht ent­ste­hen. „Ins­be­son­de­re in Unter­neh­men, in denen sich vie­le unter­schied­li­che Dru­cker an ver­schie­de­nen Stand­or­ten befin­den, emp­fiehlt es sich, für das Dru­cken unter SAP auf eine pro­fes­sio­nel­le Out­put­ma­nage­ment-Lösung zurück­zu­grei­fen“, erklärt Nick. „Nur so lässt sich die nöti­ge Trans­pa­renz über die Druck­pro­zes­se schaf­fen. Vor allem wird es dadurch mög­lich, Feh­ler zu iden­ti­fi­zie­ren oder gar zu ver­mei­den.

So erlaubt es Prin­Tau­rus for SAP der Kyo­cera-Toch­ter AKI, SAP-Druck­ser­ver effek­tiv zu ver­wal­ten und zu über­wa­chen. Vie­le manu­el­le Tätig­kei­ten wie etwa Dru­cker­war­te­schlan­gen­an­la­ge, Trei­ber­kon­fi­gu­ra­ti­on oder Ser­ver­ein­stel­lun­gen las­sen sich voll­stän­dig oder zum Teil auto­ma­ti­sie­ren. Im Fokus ste­hen eine ein­fa­che Bedien­bar­keit und die Über­sicht über die gesam­te Druck­in­fra­struk­tur. Die SAP-Basis-Admi­nis­tra­to­ren kön­nen druck­re­le­van­te Objek­te eben­falls über die gra­fi­sche Benut­zer­ober­flä­che in den SAP-Sys­te­men anle­gen und ver­wal­ten – ein direk­ter Zugriff auf das SAP-Sys­tem ist dazu nicht mehr not­wen­dig. Last, but not least: Durch die ver­schlüs­sel­te Über­tra­gung der Aus­ga­be­auf­trä­ge ist eine maxi­ma­le Sicher­heit gewähr­leis­tet.

„Es ist von zen­tra­ler Bedeu­tung, Infor­ma­ti­ons­pro­zes­se in Unter­neh­men nach­hal­tig, sicher und schnell zu gestal­ten. Damit das funk­tio­niert, bie­tet die Kyo­cera-Grup­pe alles aus einer Hand. Das ist die Quint­essenz unse­res Leis­tungs­ver­spre­chens ‚making infor­ma­ti­on fas­ter‘.“

Diet­mar Nick, CEO von Kyo­cera Docu­ment Solu­ti­ons Deutsch­land

Brei­tes Lösungs­port­fo­lio für opti­mier­te Work­flows

„Spricht man über Kyo­cera, den­ken die meis­ten ledig­lich an Dru­cker und Kopie­rer. Doch in den ver­gan­ge­nen 20 Jah­ren haben wir uns immens wei­ter­ent­wi­ckelt“, bringt es Nick auf den Punkt. „Wir bie­ten ein brei­tes Lösungs­port­fo­lio für den gesam­ten Lebens­zy­klus von Doku­men­ten – ange­fan­gen vom Post­ein­gang und vom Digi­ta­li­sie­ren von Infor­ma­tio­nen über das Doku­men­ten­ma­nage­ment bis hin zum Dru­cken oder Archi­vie­ren. Mit uns gestal­ten unse­re Kun­den ihre Infor­ma­ti­ons­pro­zes­se rund­um zukunfts­si­cher.“