Nadia Hamdan

Digi­ta­le Post: Und sofort geht’s ab

20. 07. 2023

Lesedauer: 6 Minuten

Das Ziel der NEW AG ist ehr­gei­zig: Der regio­na­le Ener­gie­ver­sor­ger hat sich vor­ge­nom­men, bis 2025 digi­ta­les Vor­zei­ge­un­ter­neh­men zu wer­den. Ein wesent­li­cher Mei­len­stein auf dem Weg zu die­sem Ziel ist die digi­ta­le Post. Für ihren digi­ta­len Post­ein­gang und Post­aus­gang setzt die NEW auf Hard- und Soft­ware von Canon. Das Ergeb­nis kann sich sehen las­sen: Die ver­blei­ben­den papier­ba­sier­ten Pro­zes­se wer­den heu­te zen­tral erle­digt, Doku­men­te anstatt manu­ell gesam­melt und trans­por­tiert, ein­fach digi­tal zuge­stellt.

Mit rund 2.200 Mit­ar­bei­ten­den an sie­ben Stand­or­ten im Rhein­land über­nimmt die NEW die Strom‑, Was­ser- und Gas-Ver­sor­gung in der Regi­on. Dazu kom­men Dienst­leis­tun­gen wie der öffent­li­che Nah­ver­kehr sowie der Betrieb von Hal­len- und Frei­bä­dern. In Mön­chen­glad­bach und Vier­sen betreibt die NEW außer­dem das rund 1.740 Kilo­me­ter lan­ge öffent­li­che Kanal­netz.

Die papier­lo­se Arbeits­welt wird zur Rea­li­tät: Smar­te Lösun­gen für digi­ta­le Unter­schrif­ten, digi­ta­le Zeit­wirt­schafts­pro­zes­se, ein zen­tra­li­sier­tes Post­ver­teil­sys­tem und die Mög­lich­keit, zen­tral zu dru­cken sind dafür wesent­li­che Vor­aus­set­zun­gen. Neben den Vor­tei­len der ört­li­chen und zeit­li­chen Fle­xi­bi­li­tät und der grö­ße­ren Effi­zi­enz in den Pro­zes­sen ist das papier­lo­se Arbei­ten auch nach­hal­tig: Es schont Res­sour­cen, die bei der Her­stel­lung von Papier ver­braucht wer­den und ver­mei­det CO2-Emis­sio­nen bei Druck- und Zustell­pro­zes­sen.

Schnitt­stel­le für die digi­ta­le Post

Das Pro­jekt „Digi­ta­le Post­stel­le“ stell­te die Ver­ant­wort­li­chen vor so man­che Her­aus­for­de­rung. Durch die weit ver­zweig­te Unter­neh­mens­struk­tur mit meh­re­ren Stand­or­ten, Geschäfts­be­rei­chen und Betrei­ber­ge­sell­schaf­ten ver­füg­ten die ein­zel­nen Spar­ten zuvor über zahl­rei­che indi­vi­du­el­le Lösun­gen und Schnitt­stel­len für die Ver­ar­bei­tung des Post­ein­gangs und ‑aus­gangs. Die digi­ta­le Post zu ver­ein­heit­li­chen gehör­te eben­so zur digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on wie die auto­ma­ti­sier­te Ver­ar­bei­tung unter­schied­li­cher For­ma­te. Ins­ge­samt gehen bei der NEW mehr als 60 ver­schie­de­ne Doku­men­ten­ty­pen ein, neben Stan­dards Post­kar­ten im DIN-A6- sowie Rech­nun­gen in DIN-A4-Grö­ße etwa auch Plä­ne in DIN-A0. Zudem ist es not­wen­dig, die Daten auf­grund der Anfor­de­run­gen des Bun­des­netz­be­trei­bers nach Geschäfts­be­rei­chen sowie Kos­ten­stel­len zu sor­tie­ren und zu ver­tei­len.

Nach Son­die­run­gen ver­schie­de­ner Lösun­gen und Anbie­ter erwies sich ein Kom­plett­pa­ket von Canon als Opti­mum – und das sichert heu­te einen nahe­zu voll­stän­di­gen Auto­ma­ti­sie­rungs­grad. In der Fol­ge pro­fi­tie­ren die Mit­ar­bei­ter von einer enor­men Zeit­er­spar­nis sowie einer sehr gerin­gen Feh­ler­quo­te. Im Fokus ste­hen dabei die Scan-Lösun­gen IRIS­Po­wer­scan, IRISX­tra­ct sowie die Soft­ware uni­F­LOW sys­HUB als Daten­dreh­schei­be.

Trai­nier­ba­res Kom­plett­pa­ket dank künst­li­cher Intel­li­genz

IRIS­Po­wer­scan ist eine leis­tungs­star­ke Kom­plett­lö­sung für die Doku­men­ten­er­fas­sung aus dem Hau­se Canon. Das Funk­ti­ons­pa­ket besteht unter ande­rem aus einer auto­ma­ti­sier­ten Tex­terken­nung inklu­si­ve Inde­xie­rung. Für die Klas­si­fi­zie­rung der ein­ge­hen­den Post nutzt die NEW die Lösung IRISX­tra­ct. Die Platt­form basiert auf künst­li­cher Intel­li­genz, defi­niert unter ande­rem Fel­der und fil­tert Daten her­aus. Ein Clou der Lösung: Sie ist trai­nier­bar, das Pro­gramm für die digi­ta­le Post erkennt folg­lich, was mit den ein­zel­nen Doku­men­ten­ty­pen und ‑inhal­ten zu tun ist und „lernt“ ste­tig dazu.

Der drit­te Part der digi­ta­li­sier­ten Post­stel­le liegt in der Hand von uni­F­LOW sys­HUB, eben­falls eine Ent­wick­lung von Canon. Die Cli­ent-Ser­ver-Anwen­dung passt opti­mal zu den Anfor­de­run­gen der NEW-Post­stel­le: So ver­fügt sie über einen fle­xi­blen Work­flow-Desi­gner und lässt sich mühe­los in unter­schied­li­che Sys­te­me ein­bin­den. Das Pro­gramm lei­tet die von IRIS­Po­wer­scan digi­ta­li­sier­ten sowie von IRISX­tra­ct defi­nier­ten Daten auto­ma­ti­siert in ver­schie­de­ne ange­knüpf­te Sys­te­me wei­ter.

Die Grafik zeigt das Outputmanagement mit dem uniFLOW sysHUB als Datendrehscheibe.
Die Cli­ent-Ser­ver-Anwen­dung uni­F­LOW sys­HUB lässt sich mit zahl­rei­chen Cli­ents ver­knüp­fen und lei­tet digi­ta­li­sier­te Doku­men­te auto­ma­tisch an die ent­spre­chen­den Sys­te­me wei­ter.

Enor­me Zeit­er­spar­nis durch Auto­ma­ti­sie­rung

Neue Hard­ware war für das Digi­ta­li­sie­rungs­pro­jekt nicht not­wen­dig. Eini­ge Neu­an­schaf­fun­gen waren tur­nus­mä­ßig ohne­hin vor­ge­se­hen, ande­re Gerä­te nut­zen die Mit­ar­bei­ter mit den neu­en Lösun­gen ein­fach wei­ter.
„Was wir heu­te hier haben, ist eine Sta­te-of-the-Art-Lösung, die abso­lu­te Erleich­te­rung bedeu­tet“, fasst Denis Schloot, IT-Input- & Out­put­ma­nage­ment bei der NEW, zusam­men. „Vie­le Pro­zes­se erle­digt IRIS völ­lig selbst­stän­dig, etwa die Ver­schlag­wor­tung von Inhal­ten. Ein Mit­ar­bei­ter scannt sta­pel­wei­se Doku­men­te und wid­met sich anschlie­ßend ande­ren Auf­ga­ben. IRIS extra­hiert die Daten, über­prüft sie auf Plau­si­bi­li­tät und gibt sie unter ande­ren an ver­schie­de­ne SAP-und Sales­force-Cli­ents wei­ter, dar­un­ter für die Netz­be­trei­ber­spar­te und die Ver­triebs­ab­tei­lung. Von dort aus gelan­gen sie etwa zur Rech­nungs­stel­lung, zu E‑Mail-Cli­ents oder in das Archiv.“

Denis Schloot, IT-Input- & Outputmanagement bei der NEW AG

„Wir nut­zen heu­te eine Sta­te-of-the-Art-Lösung, die abso­lu­te Erleich­te­rung bedeutet.Viele Pro­zes­se lau­fen auto­ma­tisch ab, zum Bei­spiel die Ver­schlag­wor­tung von Doku­men­ten.“

Denis Schloot, IT-Input- & Out­put­ma­nage­ment bei der NEW AG

Manu­el­ler Auf­wand für die Ver­ar­bei­tung ana­lo­ger Daten ist heu­te weit­ge­hend obso­let. Zum Bei­spiel lässt sich beim Ein­gang von Zäh­ler­stand­post­kar­ten der über­wie­gen­de Teil von den Tools IRIS­Po­wer­scan und IRISX­tra­ct selbst­stän­dig ver­ar­bei­ten und wei­ter­lei­ten. Ein­zig bei feh­ler­haft aus­ge­füll­ten Kar­ten sind Mit­ar­bei­ter per­sön­lich gefragt. „Der Auf­wand für die manu­el­le Ein­ga­be war vor der digi­ta­li­sier­ten Post­stel­le enorm und nahm vie­le Stun­den in Anspruch“, erin­nert sich Schloot. „Heu­te pfle­gen wir die Daten inner­halb von Minu­ten nach.“

Wäh­rend Post­kar­ten, Rech­nun­gen, Brie­fe und Mah­nun­gen, wenn über­haupt, nur mini­ma­le manu­el­le Nach­be­ar­bei­tung erfor­dern, sieht es bei ver­sie­gel­ten Urkun­den oder Plä­nen (noch) anders aus. So gibt es auch nach der Instal­la­ti­on und dem Roll­out wei­ter­hin Luft nach oben, beschreibt Mark Scheer, Grup­pen­lei­ter IT-Input- & Out­put­ma­nage­ment bei der NEW. „Wir befin­den uns noch am Anfang eines kom­ple­xen Pro­zes­ses, bei dem es immer wie­der neue Situa­tio­nen zu meis­tern gibt. Dabei gerie­ten die Lösun­gen und die Leis­tun­gen von Canon bis jetzt aller­dings nicht an ihre Gren­zen. Alle neu auf­tre­ten­den Anfor­de­run­gen lie­ßen sich lösen.“

Mark Scheer, Gruppenleiter IT-Input- & Outputmanagement bei der NEW AG

„Das Digi­ta­li­sie­rungs­pro­jekt wird kon­ti­nu­ier­lich ver­bes­sert und die Soft­ware an neue Anfor­de­run­gen ange­passt. Dafür haben wir einen star­ken Part­ner an unse­rer Sei­te.“

Mark Scheer, Grup­pen­lei­ter IT-Input- & Out­put­ma­nage­ment bei der NEW AG

Als Bei­spiel nennt Scheer den Ein­gang der Zäh­ler­stand-Post­kar­ten am Jah­res­en­de mit Stich­tag 31. Dezem­ber. Erfass­te IRIS­Po­wer­scan sie vor­her, waren Fehl­rech­nun­gen mög­lich. Sie erst am 31.12. zu ver­ar­bei­ten, bedeu­tet jedoch einen hohen Auf­wand. „Die Canon-Lösung für die digi­ta­le Post hält die früh­zei­tig ein­ge­gan­ge­nen Kar­ten zurück und über­gibt sie am 31.12. auto­ma­tisch dem Sys­tem. Das mini­miert Feh­ler und bedeu­tet eine immense Erleich­te­rung für die Mit­ar­bei­ter“, fasst Scheer zusam­men und fügt hin­zu: „An Lösun­gen wie die­sen sehen wir, dass das Ende der Fah­nen­stan­ge noch nicht erreicht ist; das Pro­jekt läuft kon­ti­nu­ier­lich wei­ter, wird suk­zes­si­ve ver­bes­sert und die Soft­ware an sich neu her­aus­stel­len­de Anfor­de­run­gen ange­passt. Dafür haben wir mit Canon einen star­ken Part­ner im Hin­ter­grund, mit des­sen Lösun­gen das opti­mal gelingt.“

Maxi­ma­le Effi­zi­enz – Ent­las­tung für die Mit­ar­bei­ter

Ins­ge­samt bedeu­tet die Digi­ta­li­sie­rung der NEW-Post­stel­le für die Mit­ar­bei­ter eine deut­li­che Ent­las­tung – und das wirkt sich nicht zuletzt auf die unter­neh­mens­wei­te Arbeits­ef­fi­zi­enz vor dem Hin­ter­grund des demo­gra­fi­schen Wan­dels aus. „Heu­te wird klar, dass das Digi­ta­li­sie­rungs­pro­jekt auch eine Vor­be­rei­tung auf Fluk­tua­ti­on und Abgän­ge etwa durch Ren­ten­be­ginn war“, erläu­tert Scheer: „Andern­falls wür­den wir spä­tes­tens jetzt eine Über­las­tung der Mit­ar­bei­ter fürch­ten. Die digi­ta­len Sys­te­me füh­ren dage­gen zu einer deut­li­chen Ent­las­tung.“

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