Spielt das Büro noch eine Rol­le?

Spielt das Büro in Zukunft noch eine Rol­le? Wir spra­chen dazu mit Sabri­na Schaal vom Bera­tungs­un­ter­neh­men Drees & Som­mer, die als Pro­jekt­lei­te­rin Unter­neh­men bei der Ein­füh­rung von New-Work-Kon­zep­ten unter­stützt.

Coro­na hat gezeigt: Büro­ar­beit funk­tio­niert auch ohne das Büro. So schät­zen Arbeit­neh­me­rin­nen die grö­ße­re Fle­xi­bi­li­tät, dass sie Fahrt­zeit spa­ren und mit­un­ter sogar pro­duk­ti­ver arbei­ten kön­nen.

Gleich­zei­tig lei­det der Team­zu­sam­men­halt sowie die Iden­ti­fi­ka­ti­on mit dem Unter­neh­men sowie der inof­fi­zi­el­le Aus­tausch in der Kaf­fee­kü­che auch über Abtei­lungs­gren­zen hin­weg.

Wel­che Rol­le spielt das Büro noch?

Wel­che Rol­le spielt daher das Büro heu­te und in Zukunft? Hat das Office aus­ge­dient oder muss es nur anders gedacht wer­den? Wir spra­chen mit Sabri­na Schaal von Drees & Som­mer. Als Seni­or Con­sul­tant berät und beglei­tet sie Unter­neh­men bei der Umset­zung von New-Work- und Chan­ge-Manage­ment-Pro­jek­ten.

FACTS: Frau Schaal, laut einer aktu­el­len Stu­die liegt die Aus­las­tung deut­scher Büros im lau­fen­den Jahr bei nur 41 Pro­zent. Mobi­le Working ist heu­te nicht mehr Nice-to-have, son­dern Stan­dard. Hat das Büro damit aus­ge­dient?

Sabri­na Schaal: Aus mei­ner Per­spek­ti­ve hat das Büro defi­ni­tiv sei­ne Vor­zü­ge. Es bie­tet eine struk­tu­rier­te Arbeits­um­ge­bung, in der Kol­le­gen direkt mit­ein­an­der kom­mu­ni­zie­ren kön­nen. Gleich­zei­tig haben wir durch Coro­na die Vor­zü­ge von fle­xi­blen Arbeits­wei­sen zu schät­zen gelernt. Das wird sicher auch nicht mehr weg­ge­hen. Wir selbst stel­len fest, dass die Flä­chen­aus­las­tung aktu­ell nur bei 30 bis 40 Pro­zent liegt – das deckt sich also mit den Zah­len der zitier­ten Stu­die. Hier ist natür­lich reich­lich Luft nach oben.

FACTS: Dass Arbeit­neh­mer lie­ber von zuhau­se aus arbei­ten ist ja nach­voll­zieh­bar. Schließ­lich bie­tet Remo­te-Working zahl­rei­che Vor­tei­le. Gleich­zei­tig sind die Arbeit­ge­ber zu ver­ste­hen, die sagen: Nur Home­of­fice ist schäd­lich für die Kul­tur. Wie kriegt man bei­des über­ein­an­der?

Schaal: Es muss dar­um gehen, das Bes­te aus bei­den Wel­ten zu kom­bi­nie­ren. Das Büro als Arbeits­ort hat daher wei­ter­hin eine Berech­ti­gung. Aller­dings ver­än­dert sich die Rol­le des Offices: Wenn ich kon­zen­triert am Schreib­tisch sit­ze, um Tex­te zu schrei­ben, Prä­sen­ta­tio­nen oder Kon­zep­te zu erstel­len – dann kann ich das genau­so gut oder viel­leicht sogar bes­ser von zuhau­se aus tun. Das Büro wird daher immer mehr zum Teaman­ker. Sprich der Ort für Kol­la­bo­ra­ti­on, Aus­tausch, Zusam­men­kom­men. Wir spre­chen in die­sem Zusam­men­hang vom „emo­tio­na­len Lager­feu­er“. Das Ziel von New Work ist es daher, die­se bei­den Wel­ten zusam­men­zu­brin­gen.

FACTS: Wie gelingt das in der Pra­xis?

Schaal: Gene­rell muss erst mal ein Bewusst­sein im Unter­neh­men vor­han­den sein. Hier ist eini­ges in Bewe­gung gekom­men – nicht zuletzt durch Coro­na und den här­te­ren Kampf um Fach­kräf­te. So haben sich die Erwar­tun­gen der Arbeit­neh­mer mas­siv ver­än­dert. Vie­le Unter­neh­men neh­men sich daher die­sem The­ma an und sind auch bereit, in eine ent­spre­chen­de Office-Gestal­tung zu inves­tie­ren. Das umfasst nicht nur ent­spre­chen­de Flä­chen­kon­zep­te, son­dern auch Tech­no­lo­gie. Und letzt­end­lich muss die­ser Wan­del auch beglei­tet wer­den.

FACTS: Wie schaf­fe ich es denn, dass mei­ne Mit­ar­bei­ter ger­ne ins Büro kom­men und das nicht als Zwang ver­ste­hen?

Schaal: Für mich ist dies das Zusam­men­spiel von zwei Fak­to­ren. Das ist zunächst ein­mal der Raum: Hier kann ich mit unter­schied­li­chen Modu­len das akti­vi­tä­ten­ba­sier­te Arbei­ten för­dern. Das bedeu­tet, ich kann mir für mei­ne jewei­li­ge Tätig­keit den idea­len Raum suchen. Sei es ein Ein­zel­bü­ro mit Schreib­tisch für kon­zen­trier­tes Arbei­ten, ein Mee­ting-Raum mit ver­schie­de­nen Mög­lich­kei­ten, Kon­fe­ren­zen abzu­hal­ten, oder auch die Cafe­te­ria mit Ter­ras­se, wo ich mich unge­zwun­gen aus­tau­schen kann. Wich­tig ist, dass der Raum mich nicht bei mei­ner Tätig­keit stö­ren darf – viel­mehr muss er die­se unter­stüt­zen.

Das zwei­te The­ma ist natür­lich natür­lich die Kul­tur – also das Mit­ein­an­der. Die­ses lässt sich durch klei­ne aber fes­te Events stär­ken. Wir star­ten etwa jeden Mon­tag mit einem Weekly, in dem wir uns for­mell und infor­mell Aus­tausch. Wenn bei­des zusam­men­kommt, kann das Büro eine magne­ti­sche Wir­kung ent­fal­ten. 

FACTS: Es ist also nicht nur der schön ein­ge­rich­te­te Raum, son­dern der Kol­le­gen­zu­sam­men­halt?

Schaal: Abso­lut. Auf die Fra­ge, was die Men­schen am meis­ten an Ihrer Arbeit mögen ist die häu­figs­te Ant­wort: Die Kol­le­gen! Daher ist es wich­tig, die­sen Kon­takt zu för­dern. Wenn ich zum Bei­spiel über die Team-App sehe, mor­gen ist die Lieb­lings­kol­le­gin im Büro, buche ich mir viel­leicht auch einen Platz. Wenn ich allein im Büro bin, dann habe ich mit­un­ter die schöns­te und moderns­te Flä­che  zur Ver­fü­gung, bin aber trotz­dem ent­täuscht, dass ich kei­ne Kol­le­gen getrof­fen habe.

FACTS: Beim The­ma New Work hat man Bil­der von hel­len, loung­i­gen und sehr moder­nen Büro­räu­me im Kopf. Als klei­nes oder mit­tel­stän­di­sches Unter­neh­men habe ich aber mit­un­ter gar nicht die Mög­lich­kei­ten, sol­che ein­la­den­den New-Work-Arbeits­platz zu schaf­fen?

Schaal: Hier ist es wich­tig erst ein­mal fest­zu­stel­len: New Work ist nicht nur Schwarz oder Weiß. Sprich: Ent­we­der bie­te ich eine High-Level-Lösung an oder gar nichts! Gera­de der Mit­tel­stand hat hier vie­le Mög­lich­kei­ten. Wich­tig ist es, sich als Orga­ni­sa­ti­on dar­über bewusst zu wer­den. In unse­ren Work­shops fra­gen wir daher immer: Was ist die DNA eures Unter­neh­mens? Was zeich­net eure Kul­tur aus? Was ist euer Ziel von New Work. Die­se Fra­gen bil­den den Grund­stein, um dann ein indi­vi­du­el­les Office-Kon­zept zu ent­wi­ckeln. Dann kön­nen auch klei­ne Maß­nah­men gro­ßes bewir­ken.